RIO o najczęstszych błędach w stosowaniu dokumentacji księgowej

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła kontrolę gospodarki finansowej w jednej z podległych szkół podstawowych. Kontrola wykazała, że jednostka miała poważny problem z poprawnym stosowaniem dokumentacji księgowej.

Po pierwsze, w szkole bezzasadnie sporządzano dokument PK, jako dowód księgowy służący księgowaniu faktur. Naruszono tym art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej: zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Faktura stanowi dowód zewnętrzny obcy i jest podstawą do ujęcia w księgach operacji gospodarczych, które dokumentuje. Natomiast dokument PK jest dowodem wewnętrznym służącym do ujmowania w księgach operacji zachodzących wewnątrz jednostki.

W konsekwencji bezzasadnego księgowania operacji wynikających z faktur na podstawie dokumentów PK (sporządzanych z datą wpływu tych faktur do jednostki), zapisy księgowe zamiast faktycznej daty dokonania operacji gospodarczej (wynikającej z faktury) wskazywały datę wpływu faktury do jednostki (będącą jednocześnie datą sporządzenia dokumentu PK traktowanego jako podstawa zapisu).

Wiele do życzenia pozostawiała także stosowana w jednostce numeracja dowodów księgowych w zbiorze. Nie pozwalała ona na jednoznaczne powiązanie ich z zapisami w ewidencji księgowej. Tymczasem sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Dokumenty księgowe w segregatorach (np. faktury) oznaczone były kolejnymi numerami w porządku chronologicznym, podczas gdy w ewidencji księgowej operacje gospodarcze nimi udokumentowane księgowano pod pozycją nadaną dokumentowi PK, służącemu zadekretowaniu podpiętych pod niego faktur.

Polecenia przelewu i dowody wpłaty podpięte pod wyciąg bankowy nie były oznaczone numerem wyciągu i pozycją operacji z wyciągu, lecz kolejnymi numerami odpowiadającymi ich uporządkowaniu w segregatorze.

Sporządzane w jednostce dokumenty PK nie zawierały także numeru identyfikacyjnego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, oraz wbrew postanowieniom wewnętrznej instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli oraz archiwizowania dowodów księgowych. Zgodnie z nim, każdy dowód księgowy powinna charakteryzować systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego).

 Szkoła miała też problem z rzetelnym prowadzeniem gospodarki kasowej. W jednostce sporządzano są trzy raporty kasowe dotyczące:

• działalności podstawowej,
• wpłat za żywienie,
• Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Każdy z nich posiadał odrębną numerację w skali roku, bez wskazania tytułu bądź też skrótu (symbolu), który służyłby ich identyfikacji. Instrukcja kasowa nie regulowała tego zagadnienia. Zaobserwowana praktyka powoduje, że numery raportów powtarzają się i dopiero po analizie treści zamieszczonych w nich operacji można wywnioskować, dla jakiego rodzaju środków dany raport został sporządzony.

Ponadto, raporty kasowe dotyczące wpłat za żywienie sporządzano z naruszeniem zasady bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych wyrażonej w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Wpłaty za obiady ujmowano raportem fiskalnym na koniec miesiąca, co zostało dopuszczone instrukcją kasową.

W instrukcji kasowej wskazano, że wpłaty za obiady za dany miesiąc kasjer odprowadza do banku nie później niż ostatniego dnia miesiąca, podczas gdy z obowiązujących zasad korzystania ze stołówki szkolnej wynika, że odpłatność za obiady pobierana jest do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc bieżący. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu szkoła wskazała, że zapis taki został umieszczony w instrukcji na wypadek ewentualnych wpłat za obiady po terminie określonym zasadami korzystania ze stołówki. Mając na uwadze wskazany termin pobierania opłat, ich miesięczną wysokość (na poziomie 3.500 – 4.000 zł) oraz fakt braku przewidzianego instrukcją zabezpieczenia pomieszczenia kasy, stworzenie możliwości przechowywania w kasie większości zebranych kwot od 20. do ostatniego dnia miesiąca– zdaniem RIO – nie znajduje uzasadnienia.

Badaniu poddano także dokumentację księgową odnoszącą się do gospodarki magazynowej (magazyn żywności). Ustalono, że wbrew postanowieniom instrukcji gospodarki magazynowej w jednostce nie sporządzano dokumentów Mp – Magazyn przyjmie, stanowiących dowód przyjęcia do magazynu materiałów od dostawcy zewnętrznego, na które faktura była wystawiana w późniejszym czasie. Podstawę do ujęcia przychodu materiałów na kartach kontowych stanowiły jedynie faktury zakupu. Kontrola wykazała przypadki, w których przychód materiałów ujmowany był na kartach kontowych pod datą otrzymania faktury, mimo iż w rzeczywistości przyjęcie materiałów na stan występowało wcześniej. Praktyka ta skutkowała powstawaniem na kartach kontowych niezgodnego z rzeczywistością, ujemnego stanu zapasów materiałów w przypadku faktycznego wydania ich z magazynu przed otrzymaniem faktury, na podstawie której ewidencjonowano później przychód.