Konta stosowane przez jednostkę muszą mieć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości

Regionalna Izba Obrachunkowa we Wrocławiu przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej jednej z dolnośląskich gmin. Nieprawidłowości wystąpiły m.in. w zakresie księgowości, co wynikało przede wszystkim z nieprzestrzegania lub niezaktualizowania obowiązujących w jednostce zasad (polityki) rachunkowości.

I tak np. w przyjętym zakładowym planie kont nie ujęto funkcjonujących w urzędzie kont: 093 „Środki trwałe obce”, 202 „Rozrachunki z odbiorcami”, 291 „Należności warunkowe – depozyty”, 293 „Należności warunkowe - dec.wyc.d.”, 410 „Inne świadczenia finansowane z budżetu”, 411 „Pozostałe obciążenia” i 900 „Konto techniczne”. RIO przypomniała, że plan kont powinien uwzględniać wszystkie konta używane przez jednostkę.

Ponadto w kontrolowanej jednostce zaległości i nadpłaty w podatkach i opłatach lokalnych ujmowano na kontach 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” (wg klasyfikacji budżetowej) w okresach kwartalnych. Tymczasem należało rozliczać je na dzień kończący miesiąc. To bowiem miesiąc jest okresem sprawozdawczym wg rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości.

Skutkowało to z kolei niezgodnością kont analitycznych z kontami szczegółowymi w ewidencji podatkowej i tym samym naruszało przepisy rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z nimi sumy obrotów na bilansowych lub pozabilansowych kontach szczegółowych prowadzonych do odpowiedniego konta analitycznego powinny być zgodne z obrotami na koncie analitycznym, do którego są prowadzone.

Ponadto na syntetycznym koncie 221 nie prowadzono ewidencji przypisów i odpisów należności wynikających z wydanych decyzji zezwalających na sprzedaż napojów alkoholowych. Nie prowadzono także ewidencji szczegółowej do konta 221 według przedsiębiorców dokonujących opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w roku objętym zezwoleniem.

W ramach inwentaryzacji przeprowadzanej raz w ciągu 4 lat sieci kanalizacyjne, wodociągowe i linie energetyczne zostały zinwentaryzowane metodą spisu z natury. Tymczasem należało je zweryfikować drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Mimo wystąpienia zaległości podatkowych za dzierżawę nieruchomości gruntowych stanowiących własność gminy nie naliczano i nie ewidencjonowano pod datą ostatniego dnia kwartału odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Tym samym wartość tych odsetek nie była wykazywana w sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych. Rozporządzenie w sprawie zasad rachunkowości wskazuje natomiast, że odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.