Dlaczego warto sporządzić protokoły weryfikacyjne

Termin i częstotliwość inwentaryzacji na dzień bilansowy uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych (określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości) rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Oznacza to, że w przypadku aktywów inwentaryzację drogą potwierdzenia salda i spisu z natury należy zakończyć do 15. dnia następnego roku. Nie ma natomiast ten przepis odniesienia do weryfikacji aktywów oraz do inwentaryzacji pasywów, co oznacza, że ich stan powinien być ustalony na 31 grudnia.

Regionalne izby obrachunkowe wskazują, że weryfikacja powinna nastąpić w dniu bilansowym, co w praktyce jednak prowadzi do ustalenia niepełnych stanów – faktury są wystawnie i spływają w nowym roku.

Najbezpieczniej sporządzić protokoły weryfikacyjne – wstępne 31 grudnia, a potem drugi raz - po spłynięciu wszystkich dokumentów, np. z końcem stycznia. Oczywiście weryfikując stany, jakie odzwierciedlają obraz na 31 grudnia. Taki komplet dokumentów będzie odzwierciedlał terminowość prac i kompletność ustalonych stanów. Do raz sporządzonego protokołu nie dopisujemy dokumentów. Możemy sporządzić drugi z pomniejsza datą, jako uzupełnienie.