Błędy w obsłudze rachunkowej prowadzonej przez centra usług wspólnych

Białostocka RIO przeprowadziła problemową kontrolę gospodarki finansowej jednego z biur obsługi szkół samorządowych. Obsługiwało ono, oprócz ksiąg szkół i przedszkoli, także księgi ośrodka kultury fizycznej i ośrodka przedsiębiorczości.

Z ustaleń kontroli wynikało m.in., że określone przepisy wewnętrzne dotyczące prowadzenia rachunkowości we wszystkich obsługiwanych jednostkach są jednakowe i zawierają analogiczne postanowienia. W konsekwencji, w polityce rachunkowości placówek nieposiadających wydzielonych rachunków dochodów i wydatków nimi finansowanych przewidziano np. funkcjonowanie konta 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” oraz korespondującego z nim konta 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” (od 2018 roku powinno to być konto 870 „Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy”). Tymczasem konta te nie mają w takich jednostkach zastosowania lub nie mogą go mieć w żadnej sytuacji w świetle obowiązujących przepisów (co dotyczy jednostek niebędących szkołami lub przedszkolami).

Zakładowe plany kont przewidywały również konto 014 „Zbiory biblioteczne” niemające zastosowania w księgach przedszkoli, ośrodka kultury fizycznej i ośrodka przedsiębiorczości. Formalnie dla wszystkich obsługiwanych jednostek obwiązywały też jednakowe zasady prowadzenia ewidencji materiałów (artykułów żywnościowych), mimo iż nie mogły mieć w części z nich praktycznego zastosowania.

Kontrola wykazała ponadto brak wskazania w polityce rachunkowości kont: 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”, 139 „Inne rachunki bankowe”, 751 „Koszty finansowe”, 761 „Pozostałe koszty operacyjne”. Spośród wymienionych kont 761 i 810 były stosowane w praktyce, przy czym konto 761 funkcjonowało pod niewłaściwą nazwą „Pokrycie amortyzacji”. Należy wskazać, że konto 139 jest niezbędne przy posiadaniu przez jednostkę rachunku służącego przechowywaniu środków depozytowych, zaś konto 810 przy ponoszeniu wydatków majątkowych. Nie przewidziano także konta pozabilansowego 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”, które powinno być prowadzone w celu ewidencji wyłączeń wzajemnych rozliczeń.

W wykazach kont pozabilansowych istniały ponadto te, które nie są przewidziane w przepisach, a ich prowadzenie nie ma uzasadnienia, w tym 900 „Pozabilansowe konto techniczne” i 997 „Wydatki strukturalne” (żadne z wymienionych kont w praktyce nie wykazywało obrotów).

Dodatkowo, w treści zakładowych planów kont bezpodstawnie zawarto postanowienia o zaniechaniu prowadzenia ewidencji szczegółowej do kont: 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, 800 „Fundusz jednostki” i 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Tymczasem ewidencja szczegółowa do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów środków trwałych w budowie według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych. Ewidencja analityczna do konta 800 powinna natomiast zapewnić możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki, zaś do konta 851 pozwolić m.in. na wyodrębnienie stanu, zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń.

Przedstawione uchybienia dotyczące ewidencji operacji na poszczególnych kontach podlegają analogicznej ocenie na podstawie przepisów obowiązującego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r.

Badając poprawność pobierania i rozliczania wpłat za żywienie w jednej z obsługiwanych szkół, kontrola wykazała, że intendent prowadził pozabilansową ewidencję korzystających z posiłków w stołówce szkolnej. Nie stwierdzono natomiast żadnych danych ewidencyjnych dotyczących terminowości wpłat za posiłki, zaległości, nadpłat oraz dokonywanych odpisów. Konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w ewidencji szkoły zarówno za miesiące kończące kwartały, jak i na dzień 31 grudnia nie wykazywało salda, gdyż przyjęta praktyka polegała na dokonywaniu przypisu opłat za żywienie dopiero w momencie odprowadzenia przez intendenta zebranych środków na rachunek bankowy. W konsekwencji uniemożliwiało to uwzględnianie ewentualnych należności i nadpłat w sprawozdawczości.

Należy wskazać, iż zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości zapisy dokonane w księgach powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty, zaś według art. 6 ust. 1 w księgach danego roku należy ująć wszystkie przychody dotyczące danego roku niezależnie od terminu płatności. Zwrócenia uwagi wymaga także, że dane o nadpłatach, a także zaległościach na koniec roku budżetowego mają znaczenie dla prognozy dochodów przyjmowanej w budżecie na kolejny rok, zatem powinny być uwidoczniane w ewidencji i sprawozdawczości.

W zakresie sprawozdań budżetowych kontrola ujawniła, że kwoty odsetek dopisanych 31 grudnia przez bank do rachunków bankowych, mimo poprawnego ujęcia jej zapisami Wn 130-1 „Rachunek bieżący jednostki” – Ma 750 „Przychody finansowe”, nie wykazano w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27S w kol. 7 „Dochody wykonane”, lecz błędnie ujęto je w kol. 9 „Należności pozostałe do zapłaty ogółem”. Odsetki odprowadzono na rachunek budżetu gminy z początkiem nowego roku.

Ponadto przy ustalaniu kwoty podlegającej prezentacji w wierszu N3. „gotówka i depozyty” w jednostkowych sprawozdaniach Rb-N według stanu na roku, uwzględniono wszystkie środki pozostające na rachunkach bieżących, projektów i wydzielonych rachunkach dochodów oświatowych, mimo iż część z nich podlegała zwrotowi do budżetu gminy (np. dochody z tytułu odsetek bankowych i najmu). Tymczasem - zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia ministra finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych w pozycji „gotówka i depozyty” - uwzględnia się sumę stanu środków na rachunkach bankowych, skorygowaną m.in. o środki otrzymane od innej jednostki lub na rzecz innej jednostki, które będzie zobowiązana zwrócić w wyniku rozliczenia w następnym kwartale, z uwzględnieniem okresu przejściowego. Takie środki wykazuje jednostka, której zostały zwrócone w kwartale następnego roku budżetowego i zaliczone przez nią do środków poprzedniego okresu sprawozdawczego, czyli IV kwartału.