Określenie miejsca wykonywania pracy w umowach a wypłata diet

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Dodano: 2 maja 2011
Pytanie:  Nasz spółka wykonuje usługi budowlane i ma siedzibę w Krakowie, a prace wykonywane są na terenie Polski, np Katowice. W umowie o pracę jest zapis: „Miejscem świadczenia pracy jest Kraków, a w razie potrzeby każde inne miejsce w kraju, jeżeli tego wymagać będzie prowadzenie spółki”. Spółka pracownikowi pracującemu w Katowicach zwraca koszty używania samochodu prywatnego do celów służbowych liczone ilością przejechanych kilometrów i stawką za 1 km dla danego pojazdu. Pracownik, który w ten sposób otrzymuje zwrot kosztów, prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu (do Katowic dojeżdża codziennie). Spółka wypłaca również innym pracownikom ryczałty za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych (wysokość ryczałtu uzależniona jest od limitu kilometrów przysługujących dla danej miejscowości). Jak powinna być rozpisana książka jazd, żeby można było zaliczyć zwrot kosztów pracownikom do kosztów uzyskania przychodu spółki? Czy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, jeżeli w książce jazd będzie rozpisana trasa z miejsca zamieszkania do miejsca pracy w Katowicach? Czy zwrot kosztów liczonych na podstawie przejechanych kilometrów należy doliczyć do podstawy opodatkowania pracownika i podstawy obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne? Czy pracownikowi wykonującemu pracę w Katowicach należy wystawić delegację służbową i liczyć diety delegacyjne? Czy ryczałty należy doliczyć do podstawy opodatkowania pracownika i podstawy obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne? 
Odpowiedź: 

W moim przekonaniu określenie miejsca wykonywania pracy w umowach Państwa pracowników jest nieprecyzyjne i zbyt ogólne. W tym konkretnym przypadku uznałbym, iż za wyjazdy służbowe do Katowic pracownikom przysługują diety i inne należności z tytułu delegacji. Jeśli pracownik wykorzystuje własny samochód dla potrzeb wykonywania zadań służbowych, wówczas pracodawca powinien z podwładnym zawrzeć odrębną umowę, na mocy której będzie wypłacał zatrudnionemu pieniężny ryczałt bądź tzw. kilometrówkę ustalaną na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, która w opisanej sytuacji powinna uwzględniać także dojazdy z miejscowości zamieszkania do celu wyjazdu służbowego czyli Katowic. Oba wymienione świadczenia co do zasady:

  • stanowią przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu niezależnie od wysokości, w jakiej są wypłacane,
  • zwolnione są z oskładkowania, o ile zostaną przyznane i obliczone na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
1. Ryczałt i kilometrówka

Na co dzień nierzadko mamy do czynienia z sytuacjami, kiedy samochód będący własnością pracownika jest używany do celów służbowych, na podstawie umowy cywilnoprawnej (tzw. umowa o używanie pojazdu do celów służbowych). Na mocy takiej umowy następuje zwrot zatrudnionej osobie kosztów używania własnego pojazdu przy wykonywaniu swych służbowych obowiązków.

Taka umowa powinna zawierać:

  • datę jej zawarcia,
  • wskazanie stron, czyli określenie pracodawcy i pracownika,
  • ustalenie przedmiotu umowy,
  • wskazanie pojazdu, który będzie używany do celów służbowych,
  • określenie warunków używania pojazdu i przyjętego sposobu rozliczenia,
  • wskazanie okresu obowiązywania umowy,
  • podpisy stron.

Zwrot wspomnianych kosztów może następować w dwojaki sposób:

1) w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub

2) na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (w oparciu o tzw. kilometrówkę).

Dodajmy, iż nie ma przepisów, które nakazywałyby, aby pracownik był właścicielem pojazdu, który jest wykorzystywany na potrzeby zakładu pracy. Zatrudniony może zatem korzystać do celów służbowych zarówno z samochodu, będącego jego własnością, jak i z auta należącego np. do znajomego.

Miesięczny ryczałt obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Maksymalne limity kilometrów w jazdach lokalnych określają przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (zwanego dalej rozporządzeniem Ministra Infrastruktury). I tak, w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, limit kilometrów wynosi:

  • 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Natomiast stawka za 1 km przebiegu nie powinna przekraczać dla samochodu osobowego:

  • pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  • pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Biorąc powyższe pod uwagę, miesięczne kwoty omawianego ryczałtu pieniężnego kształtują się następująco:

Limit kilometrów

Kwota ryczałtu pieniężnego

pojemność silnika do 900 cm3

pojemność silnika powyżej 900 cm3

300 km

156,42 zł

250,74 zł

500 km

260,70 zł

417,90 zł

700 km

364,98 zł

585,06 zł

Warunkiem wypłacenia pracownikowi w danym miesiącu omawianego ryczałtu i zaliczenia go do podatkowych kosztów uzyskania przychodu jest złożenie przez niego pisemnego oświadczenia, które powinno:
  • zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),
  • określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności,
  • określać ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Pamiętajmy, że ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Przy czym słusznym wydaje się założenie, że obniżenie ryczałtu ma zastosowanie wyłącznie do dni roboczych pracownika. W sytuacji kiedy dany dzień nie jest dla pracownika dniem pracy wynikającym z przyjętego u pracodawcy rozkładu czasu pracy, wówczas ryczałtu za ten dzień nie powinniśmy obniżać. Niezasadne byłoby wszakże pomniejszanie wartości omawianego ryczałtu o nieobecność pracownika w pracy w dniu, który i tak jest dla niego zgodnie z harmonogramem czasu pracy dniem wolnym od pracy.

Jeżeli zwrot kosztów, o których mowa wyżej, następuje w formie stałego miesięcznego ryczałtu, nie ma obowiązku dokumentowania przebiegu pojazdu w ewidencji przebiegu pojazdu.

Co istotne, żaden przepis nie nakazuje zmniejszenia wysokości miesięcznego ryczałtu pracownikom w związku z wykonywaniem przez nich pracy na część etatu. Zatem osoba zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu pracy może otrzymać ryczałt w maksymalnej wysokości określonej w przytoczonym powyżej rozporządzeniu.

Pracodawca może również rozliczać wydatki korzystania z prywatnego auta do celów służbowych na podstawie tzw. kilometrówki, czyli faktycznego przebiegu pojazdu, stwierdzonego w ewidencji przebiegu pojazdu.

Wymieniona ewidencja powinna zawierać:

  • dane pracownika używającego dany pojazd (wraz z adresem zamieszkania),
  • numer rejestracyjny auta i pojemność silnika,
  • numerację wpisów zawierających informacje odnośnie wykonanych jazd w danym okresie,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd - dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za jeden kilometr przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby pokonanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
  • podpisy stron.

Zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych w oparciu o tzw. kilometrówkę następuje w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu samochodu pracownika w celach służbowych oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonej w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Dla celów podatkowych zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów prywatnych dla celów służbowych (zarówno w formie ryczałtu, jak i na podstawie kilometrówki), stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Podatku nie nalicza się tylko wtedy, gdy obowiązek ponoszenia takich kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (o ile do rozliczeń zostaną zastosowane limity i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury). Kilometrówka oraz ryczałt pieniężny za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS (pod warunkiem stosowania limitów przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury).
2. Podróż służbowa

W myśl art. 775 Kodeksu pracy, dalej: kp podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Jak wynika z powyższego, aby ustalić czy dany pracownik jest w delegacji czy też nie, trzeba odnieść się do zapisu w umowie o pracę precyzującego miejsca wykonywania pracy. Podkreślmy tu, iż w myśl wyroku Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r. (sygn. akt I PR 19/85), pod pojęciem miejsca wykonywania pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić pełnienie świadczenia pracy. W orzeczeniu tym skonstatowano, że miejsce pracy pracownika nie musi pokrywać się z siedzibą pracodawcy, bowiem nie są to tożsame pojęcia.

Pracodawcy jako miejsce pracy mogą wskazać np.: dane województwo, miasto, jeden lub nawet kilka powiatów itp. Wymienienie pewnego obszaru geograficznego jako miejsca pracy bywa bardzo przydatne, gdyż zwalnia niekiedy pracodawcę chociażby z obowiązku ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z delegacjami. Główny Inspektor Pracy (GIP) 2 lutego 2009 r. w piśmie nr GPP-417-4560-10/09/PE/RP zajął stanowisko, w myśl którego przedstawiciel handlowy znajduje się w podróży służbowej dopiero w momencie przekroczenia granicy obszaru (np. województwa) wpisanego w umowie o pracę jako miejsce pracy.

O podróży służbowej oraz o przysługujących z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie, w ramach świadczonej pracy, wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania. Jeżeli pracownicy udają się do ustalonego miejsca wykonywania pracy, to nie odbywają podróży służbowej. Potwierdza to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 24 listopada 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 1780/98).

Warto tu podkreślić, że Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36) wyjaśnił, iż: „miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.” W uzasadnieniu do ww. wyroku możemy przeczytać, że nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach, których wyboru i terminu pobytu dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy.

W umowie o pracę nie powinno się dokonywać zapisów, że miejsce wykonywania pracy jest ruchome albo, że jest nim cały kraj (np. Polska). Takie postanowienie będzie zbyt ogólne i tym samym naruszałoby art. 29 § 1 pkt 2 kp. Takie stanowisko zajął GIP w piśmie z 29 maja 2007 r. (GNP-152/302-4560-247/07/PE) stwierdzając, że miejsce pracy powinno być konkretne i nie może zostać określone zbyt ogólnikowo.

Podstawa prawna: 

- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.),
- art. 21 ust. 1 pkt 13 i pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 9 i pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Tekst opublikowany: 

10 kwietnia 2011 r.

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Mariusz Pigulski - specjalista z dziedziny kadrowo-płacowej, posiadający ponad 10-letnie doświadczenie. Absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim. Autor licznych opracowań i publikacji z zakresu kadr, rozliczania: wynagrodzeń, składek ZUS oraz podatku.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel