Tylko teraz możesz BEZPŁATNIE przetestować PortalFK.pl przez 24h! GWARANTUJEMY:
W moim przekonaniu określenie miejsca wykonywania pracy w umowach Państwa pracowników jest nieprecyzyjne i zbyt ogólne. W tym konkretnym przypadku uznałbym, iż za wyjazdy służbowe do Katowic pracownikom przysługują diety i inne należności z tytułu delegacji. Jeśli pracownik wykorzystuje własny samochód dla potrzeb wykonywania zadań służbowych, wówczas pracodawca powinien z podwładnym zawrzeć odrębną umowę, na mocy której będzie wypłacał zatrudnionemu pieniężny ryczałt bądź tzw. kilometrówkę ustalaną na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, która w opisanej sytuacji powinna uwzględniać także dojazdy z miejscowości zamieszkania do celu wyjazdu służbowego czyli Katowic. Oba wymienione świadczenia co do zasady:
Na co dzień nierzadko mamy do czynienia z sytuacjami, kiedy samochód będący własnością pracownika jest używany do celów służbowych, na podstawie umowy cywilnoprawnej (tzw. umowa o używanie pojazdu do celów służbowych). Na mocy takiej umowy następuje zwrot zatrudnionej osobie kosztów używania własnego pojazdu przy wykonywaniu swych służbowych obowiązków.
Taka umowa powinna zawierać:
Zwrot wspomnianych kosztów może następować w dwojaki sposób:
1) w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub
2) na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (w oparciu o tzw. kilometrówkę).
Dodajmy, iż nie ma przepisów, które nakazywałyby, aby pracownik był właścicielem pojazdu, który jest wykorzystywany na potrzeby zakładu pracy. Zatrudniony może zatem korzystać do celów służbowych zarówno z samochodu, będącego jego własnością, jak i z auta należącego np. do znajomego.
Miesięczny ryczałt obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Maksymalne limity kilometrów w jazdach lokalnych określają przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (zwanego dalej rozporządzeniem Ministra Infrastruktury). I tak, w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, limit kilometrów wynosi:
Natomiast stawka za 1 km przebiegu nie powinna przekraczać dla samochodu osobowego:
Biorąc powyższe pod uwagę, miesięczne kwoty omawianego ryczałtu pieniężnego kształtują się następująco:
Limit kilometrów |
Kwota ryczałtu pieniężnego |
|
pojemność silnika do 900 cm3 |
pojemność silnika powyżej 900 cm3 |
|
300 km |
156,42 zł |
250,74 zł |
500 km |
260,70 zł |
417,90 zł |
700 km |
364,98 zł |
585,06 zł |
Pamiętajmy, że ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Przy czym słusznym wydaje się założenie, że obniżenie ryczałtu ma zastosowanie wyłącznie do dni roboczych pracownika. W sytuacji kiedy dany dzień nie jest dla pracownika dniem pracy wynikającym z przyjętego u pracodawcy rozkładu czasu pracy, wówczas ryczałtu za ten dzień nie powinniśmy obniżać. Niezasadne byłoby wszakże pomniejszanie wartości omawianego ryczałtu o nieobecność pracownika w pracy w dniu, który i tak jest dla niego zgodnie z harmonogramem czasu pracy dniem wolnym od pracy.
Jeżeli zwrot kosztów, o których mowa wyżej, następuje w formie stałego miesięcznego ryczałtu, nie ma obowiązku dokumentowania przebiegu pojazdu w ewidencji przebiegu pojazdu.
Pracodawca może również rozliczać wydatki korzystania z prywatnego auta do celów służbowych na podstawie tzw. kilometrówki, czyli faktycznego przebiegu pojazdu, stwierdzonego w ewidencji przebiegu pojazdu.
Wymieniona ewidencja powinna zawierać:
Zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych w oparciu o tzw. kilometrówkę następuje w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu samochodu pracownika w celach służbowych oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonej w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury.
W myśl art. 775 Kodeksu pracy, dalej: kp podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.
Jak wynika z powyższego, aby ustalić czy dany pracownik jest w delegacji czy też nie, trzeba odnieść się do zapisu w umowie o pracę precyzującego miejsca wykonywania pracy. Podkreślmy tu, iż w myśl wyroku Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r. (sygn. akt I PR 19/85), pod pojęciem miejsca wykonywania pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić pełnienie świadczenia pracy. W orzeczeniu tym skonstatowano, że miejsce pracy pracownika nie musi pokrywać się z siedzibą pracodawcy, bowiem nie są to tożsame pojęcia.
Pracodawcy jako miejsce pracy mogą wskazać np.: dane województwo, miasto, jeden lub nawet kilka powiatów itp. Wymienienie pewnego obszaru geograficznego jako miejsca pracy bywa bardzo przydatne, gdyż zwalnia niekiedy pracodawcę chociażby z obowiązku ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z delegacjami. Główny Inspektor Pracy (GIP) 2 lutego 2009 r. w piśmie nr GPP-417-4560-10/09/PE/RP zajął stanowisko, w myśl którego przedstawiciel handlowy znajduje się w podróży służbowej dopiero w momencie przekroczenia granicy obszaru (np. województwa) wpisanego w umowie o pracę jako miejsce pracy.
O podróży służbowej oraz o przysługujących z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie, w ramach świadczonej pracy, wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania. Jeżeli pracownicy udają się do ustalonego miejsca wykonywania pracy, to nie odbywają podróży służbowej. Potwierdza to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 24 listopada 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 1780/98).
Warto tu podkreślić, że Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36) wyjaśnił, iż: „miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.” W uzasadnieniu do ww. wyroku możemy przeczytać, że nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach, których wyboru i terminu pobytu dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy.
W umowie o pracę nie powinno się dokonywać zapisów, że miejsce wykonywania pracy jest ruchome albo, że jest nim cały kraj (np. Polska). Takie postanowienie będzie zbyt ogólne i tym samym naruszałoby art. 29 § 1 pkt 2 kp. Takie stanowisko zajął GIP w piśmie z 29 maja 2007 r. (GNP-152/302-4560-247/07/PE) stwierdzając, że miejsce pracy powinno być konkretne i nie może zostać określone zbyt ogólnikowo.
10 kwietnia 2011 r.
Tylko teraz możesz BEZPŁATNIE przetestować PortalFK.pl przez 24h! GWARANTUJEMY:
Jeśli masz jakiekolwiek pytania skorzystaj z indywidualnej porady grona naszych wybitnych Ekspertów.
@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.