Czy pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty odbywanych podróży służbowych?

Taki wyrok jest szczególnie istotny dla pracodawców zatrudniających pracowników odbywających częste podróże w celach służbowych, np. kierowców czy przedstawicieli handlowych, ponieważ może on oznaczać, że diety i zwrot kosztów poniesionych w związku z podróżą pracownika, w której to nie wykonuje on zadania służbowego, lecz swoją zwykłą pracę ustaloną w umowie o pracę, nie będą podlegać zwolnieniu z podatku i składek ZUS. W opinii urzędów skarbowych o tym, czy diety i inne należności za czas podróży służbowej będą zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, decyduje to, czy pracownik odbywa taką podróż poza miejscem wykonywania pracy.

W myśl podjętej uchwały nie powinny mieć miejsca sytuacje, w których kierowcy zarabiają minimalną pensję, a z tytułu kosztów podróży służbowych otrzymują kilkakrotnie więcej. Jak podkreślił SN, nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma wobec np. zatrudnionych kierowców żadnych zobowiązań typu zwrot kosztów odbywanych podróży (np. za nocleg, za przejazdy, posiłki). Wobec braku przepisów ogólnie obowiązujących pracodawcy powinni ustalić warunki zwrotu kosztów podróży kierowców w przepisach płacowych – regulaminach wynagradzania, układach zbiorowych czy w umowie o pracę. Trzeba tu pamiętać, że pracodawca powinien tak ustalić wynagrodzenia pracownika, aby uwzględniało ono specyfikę pracy (np. zwiększone koszty wyżywienia, noclegów czy innych kosztów wykonywania pracy określonego rodzaju).

Z uwagi na powyższe pracodawcy powinni dokonać analizy umów o pracę zawartych z pracownikami często wysyłanymi w podróż służbową w zakresie dotyczącym miejsca pracy oraz zastanowić się nad zmianą dotychczasowej praktyki rozliczania takiej podróży.

Zaznaczmy w tym miejscu, że uchwała z 19 listopada 2008 r. pozostaje bez wpływu na możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków w postaci diet i innych należności związanych z podróżami realizowanym przez pracowników. W przepisach podatkowych ustawodawca nie wprowadził ograniczeń w zakresie wliczania do kosztów działalności diet i należności za wyjazdy służbowe pracowników. Wymagane jest tu jednak bezwzględne spełnienie podstawowego warunku, jakim jest wykazanie, że odbyta przez pracownika podróż związana jest z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą oraz że została odbyta w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.