Czy pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty odbywanych podróży służbowych?

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Dodano:
Pytanie:  Pytanie dotyczy uchwały Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (sygn. akt II PZP 11/08), w wyniku której koszty delegacji pracowników, którzy wykonywali stosunek pracy poza siedzibą firmy w sposób ciągły lub których miejsce świadczenia stosunku pracy jest określone jako np. cały kraj lub Europa, nie stanowi delegacji, a więc nie ma podstaw do wypłaty kosztów delegacji. Jak należy rozliczyć koszty delegacji, gdy pracownik okaże się fakturą za nocleg w hotelu oraz obiad w restauracji, przy założeniu, że firma wyraża zgodę na ich pokrycie, gdyż zobowiązała się do tego w umowie o pracę. Czy należałoby zaliczyć wypłacone kwoty do przychodów pracownika i je opodatkować? Czy wówczas firma może zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodu?
Odpowiedź: 

Firma musi zwrócić pracownikowi koszty odbywanych podróży służbowych, tym bardziej że zobowiązała się do tego w umowie o pracę. W opinii organów podatkowych o tym, czy diety i inne należności za czas podróży służbowej będą zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, decyduje to, czy pracownik odbywa taką podróż poza miejscem wykonywania pracy. Jeśli nie (np. w umowie o pracę miejsce pracy określono jako teren całej Europy), wówczas zwolnienie nie znajdzie tu zastosowania. Przytoczona w pytaniu uchwała Sądu Najwyższego nie wywołuje braku możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków należności związanych z podróżami realizowanymi przez pracowników. Pracodawcy nadal więc mogą pomniejszać przychody uzyskiwane z prowadzonej działalności o wspomniane wydatki.

Sąd Najwyższy (zwany dalej: SN) w uchwale z 19 listopada 2008 r. (sygn. akt II PZP 11/08) stwierdził, że kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na obszarze określonym w umowie jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy, dalej: kp. Sąd Najwyższy orzekł, że podróż służbowa związana jest z incydentalnym, krótkotrwałym, wykonywanym co pewien czas sprawowaniem funkcji poza firmą (rodzaj pracy nie może polegać na odbywaniu stałych podróży), a pracownik wykonujący uzgodnioną między stronami pracę, która polega na stałym przemieszczaniu się na określonym obszarze, nie jest w podróży służbowej.

Taki wyrok jest szczególnie istotny dla pracodawców zatrudniających pracowników odbywających częste podróże w celach służbowych, np. kierowców czy przedstawicieli handlowych, ponieważ może on oznaczać, że diety i zwrot kosztów poniesionych w związku z podróżą pracownika, w której to nie wykonuje on zadania służbowego, lecz swoją zwykłą pracę ustaloną w umowie o pracę, nie będą podlegać zwolnieniu z podatku i składek ZUS. W opinii urzędów skarbowych o tym, czy diety i inne należności za czas podróży służbowej będą zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, decyduje to, czy pracownik odbywa taką podróż poza miejscem wykonywania pracy.

W myśl podjętej uchwały nie powinny mieć miejsca sytuacje, w których kierowcy zarabiają minimalną pensję, a z tytułu kosztów podróży służbowych otrzymują kilkakrotnie więcej. Jak podkreślił SN, nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma wobec np. zatrudnionych kierowców żadnych zobowiązań typu zwrot kosztów odbywanych podróży (np. za nocleg, za przejazdy, posiłki). Wobec braku przepisów ogólnie obowiązujących pracodawcy powinni ustalić warunki zwrotu kosztów podróży kierowców w przepisach płacowych – regulaminach wynagradzania, układach zbiorowych czy w umowie o pracę. Trzeba tu pamiętać, że pracodawca powinien tak ustalić wynagrodzenia pracownika, aby uwzględniało ono specyfikę pracy (np. zwiększone koszty wyżywienia, noclegów czy innych kosztów wykonywania pracy określonego rodzaju).

Z uwagi na powyższe pracodawcy powinni dokonać analizy umów o pracę zawartych z pracownikami często wysyłanymi w podróż służbową w zakresie dotyczącym miejsca pracy oraz zastanowić się nad zmianą dotychczasowej praktyki rozliczania takiej podróży.

Zaznaczmy w tym miejscu, że uchwała z 19 listopada 2008 r. pozostaje bez wpływu na możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków w postaci diet i innych należności związanych z podróżami realizowanym przez pracowników. W przepisach podatkowych ustawodawca nie wprowadził ograniczeń w zakresie wliczania do kosztów działalności diet i należności za wyjazdy służbowe pracowników. Wymagane jest tu jednak bezwzględne spełnienie podstawowego warunku, jakim jest wykazanie, że odbyta przez pracownika podróż związana jest z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą oraz że została odbyta w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Tekst opublikowany: 

14 maja 2009 r.

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Mariusz Pigulski - specjalista z dziedziny kadrowo-płacowej, posiadający ponad 10-letnie doświadczenie. Absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim. Autor licznych opracowań i publikacji z zakresu kadr, rozliczania: wynagrodzeń, składek ZUS oraz podatku.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel