Brak UPD unieważnia doręczenie decyzji podatkowej – wyrok WSA

Spółka wniosła do WSA w Olsztynie skargę na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Olsztynie, stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji wójta gminy z 7 sierpnia 2024 r. w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości za 2019 r. w kwocie 3.513.446 zł.

Z akt sprawy wynikało, że decyzja wymiarowa zostało doręczone spółce drogą elektroniczną 7 sierpnia 2024 r. (urzędowe poświadczenie przedłożenia). W piśmie z 22 sierpnia 2024 r. pełnomocnik spółki zawarł odwołanie od powyższej decyzji, w którym podał, że decyzja wymiarowa została doręczona spółce 8 sierpnia 2024 r. SKO stwierdziło, że w tej sprawie odwołanie mogło być wniesione najpóźniej 21 sierpnia 2024 r., a zostało nadane 22 sierpnia 2024 r., czyli po terminie.

Spółka zarzuciła błąd w stwierdzeniu, że odwołanie od decyzji wymiarowej zostało wniesione z uchybieniem terminu. Jej zdaniem – z korespondencji prowadzonej na platformie ePUAP wynikało, że organ I instancji nadał tę decyzję w sposób, który nie wymagał od spółki potwierdzenia jej odbioru poprzez złożenie podpisu kwalifikowanego albo podpisu zaufanego; tym samym nie zostało wygenerowane urzędowe poświadczenie doręczenia ("UPD") i brak jest dokumentu potwierdzającego, że decyzja została skutecznie doręczona oraz wprowadzona do obrotu prawnego; zdaniem skarżącej w tej sprawie Kolegium powinno stwierdzić, że odwołanie jest przedwczesne, bowiem termin do jego złożenia, liczony od urzędowo potwierdzonego doręczenia, nie zaczął biec.

Kolejny zarzucony błąd miał polegać na przyjęciu, że data wprowadzenia decyzji do systemu ePUAP, wynikająca z UPP (7 sierpnia 2024 r.) stanowi datę jej odebrania, co w konsekwencji doprowadziło SKO do wadliwego ustalenia stanu faktycznego i uznania, że decyzja wymiarowa została spółce doręczona, podczas gdy dokument ten jedynie potwierdza wprowadzenie dokumentu do systemu ePUAP, a nie jego odbiór przez adresata i nie może stanowić dowodu potwierdzającego wejście decyzji do obrotu prawnego.

W ocenie spółki - decyzji wymiarowej nie sposób uznać za doręczoną 7 sierpnia 2024 r., tj. z chwilą wygenerowania UPP, który to dokument potwierdza jedynie wprowadzenie decyzji do systemu teleinformatycznego ePUAP. Faktycznie spółka pobrała decyzję i zapoznała się z nią dopiero 8 sierpnia 2024 r., co wynika z rejestru zdarzeń platformy ePUAP; jeżeli przyjąć, że za moment doręczenia dokumentu należy uznać chwilę, w której strona postępowania realnie otrzymała i poznała treść rozstrzygnięcia sprawy podatkowej, to bieg terminu na złożenie odwołania zaczął bieg od 8 sierpnia 2024 r., a samo odwołanie zostało wniesione w terminie ustawowym.

WSA w Olsztynie przypomniał, że kwestią kluczową dla oceny, czy doszło do uchybienia terminu do wniesienia odwołania od decyzji podatkowej jest ustalenie daty, w której została doręczona decyzja organu I instancji. Skutki prawne może wywołać tylko pismo doręczone zgodnie z przepisami, zaś działania organu naruszające przepisy dotyczące doręczeń skutków takich wywołać nie mogą.

Z przepisów wynika, że korespondencja doręczana przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego - jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili odebrania korespondencji.

Przy czym przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu.

Sąd wskazał, że wybór drogi elektronicznej doręczania pism przesądza o sposobie potwierdzenia doręczenia, tj. wymaga wygenerowania z systemu informatycznego dowodu otrzymania korespondencji, jakim jest UPD. Jeżeli nadawca nie zadbał o właściwy sposób wyboru trybu doręczenia, tj. wybrał tryb przedłożenia zamiast trybu doręczenia, to pozbawił się wygenerowanego automatycznie UPD.

Jest to zaś sytuacja podobna do wysłania pisma poprzez operatora pocztowego w formie papierowej "zwykłym" listem zamiast nadania go przesyłką poleconą, co skutkuje brakiem dowodu doręczenia, a także brakiem możliwości udokumentowania zarówno faktu doręczenia, jak i daty tego zdarzenia.

Tymczasem to UPD jest niepodważalnym urzędowym poświadczeniem odbioru, stanowiącym jedyny dowód doręczenia pisma adresatowi, gwarantujący mu realną możliwość zapoznania się z treścią pisma.

W efekcie, zdaniem WSA, organ I instancji (wójt gminy) podjął się doręczenia decyzji drogą elektroniczną, lecz w aktach sprawy nie ma dowodu doręczenia decyzji adekwatnego do przyjętego sposobu doręczenia. Takim dowodem byłoby urzędowe poświadczenie doręczenia (UPD) wygenerowane z systemu informatycznego, nie jest nim zaś urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP), na które wskazuje Kolegium w zaskarżonym postanowieniu. Rozpoznając sprawę ponownie, SKO ma ustalić, czy i kiedy doręczona została decyzja organu I instancji.

Wyrok WSA w Olsztynie z 29 stycznia 2025 r. (sygn. akt I SA/Ol 468/24) jednoznacznie potwierdza, że skuteczne doręczenie decyzji podatkowej drogą elektroniczną, wymaga wygenerowania urzędowego poświadczenia doręczenia (UPD). Samo przedłożenie dokumentu w systemie ePUAP (UPP), nie stanowi dowodu prawidłowego doręczenia. Orzeczenie to ma istotne znaczenie dla praktyki organów gminnych, które powinny zweryfikować procedury doręczania decyzji w kontekście aktualnych regulacji prawnych.