Kalkulator odpisu na ZFŚS

W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się wszystkich pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy. Wyłącza się osoby, których z przedsiębiorstwem łączy stosunek pozapracowniczy (umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie, umowy o dzieło). Nie znaczy to jednak, że takie osoby nie mogą potem korzystać z pomocy socjalnej na podstawie regulaminu ZFŚS. Nie ma to jednak nic wspólnego z naliczaniem odpisów na ZFŚS.  

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Otrzymaną sumę dzieli się zawsze przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy.

Ani w przepisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ani wykonawczych do niej nie ma objaśnienia, jak ustalać przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. W związku z tym stosujemy tu trzy metody statystyczne. Każdy pracodawca może więc wybrać odpowiednią do stopnia zmienności w zatrudnieniu w zakładzie pracy. Te metody to:

• uproszczona – polega na podzieleniu sumy pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2. Ma zastosowanie w zakładach pracy, które utrzymują stabilny stan zatrudnienia,
• średniej chronologicznej - przeciętny stan zatrudnienia w danym miesiącu oblicza się, sumując połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca ze stanem zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie dzieląc wynik przez 2. Metoda używana w firmach o niewielkich ruchach kadrowych,
• średniej arytmetycznej - polega na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie podzieleniu tak uzyskanej sumy przez liczbę dni w miesiącu. Odpowiednia dla firm, w których często dochodzi do zmian w składzie personelu.

Po wybraniu odpowiedniej metody i obliczeniu średniej liczby zatrudnionych w każdym z miesięcy, należy je wszystkie zsumować, a następnie wynik podzielić przez 12. Następnym krokiem jest wyliczenie kwoty odpisu na dany rok.

Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu, jeśli wynagrodzenie to było wyższe w tym okresie. Dla każdego pracującego w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych odpis jest jednak wyższy i wynosi 50% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Na pracowników młodocianych również dokonuje się odpisów, ale według stawek procentowych odpowiednich do roku nauki.

Wynoszą one:

• 5% przeciętnego wynagrodzenia – w pierwszym roku nauki
• 6% przeciętnego wynagrodzenia - w drugim roku nauki
• 7% przeciętnego wynagrodzenia – w trzecim roku nauki.

Ponadto wysokość odpisu podstawowego może zwiększona o:

• 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności,
• 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na każdego emeryta i rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną.
• 7,5% przeciętnego wynagrodzenia, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Podstawowe stawki odpisu na ZFŚS w 2026 roku 

Podstawą do naliczania corocznych odpisów na ZFŚS jest kwota wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (pomniejszonego o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe) w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego – to, które stanowiło kwotę wyższą. Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w obwieszczeniu z 19 lutego 2026 r. ogłosił, że wskazane wynagrodzenie w 2025 r. wyniosło 7.770,04 zł, a w drugim półroczu 2025 r. – 7.848,60 zł. Tym samym podstawę do wyliczenia odpisu podstawowego na jednego pracownika w 2026 roku stanowi kwota wyższa, tj. 7.848,60 zł.

Tabela odpisów i zwiększeń na 2026 rok

Aby wyliczyć średnią liczbę etatów dla potrzeb odpisu na ZFŚS, należy uzupełnić pierwszą część kalkulatora, wpisując w nim liczby wszystkich osób zatrudnionych w poszczególnych wymiarach etatów w każdym miesiącu - od stycznia do grudnia. Chodzi już o liczby uśrednione, wedle odpowiedniej metody statystycznej. Jeśli firma przewiduje, że w całym roku liczba etatów będzie stała, można wypełnić tylko styczeń i kliknąć opcję „wypełnij” na podstawie pierwszego m-ca". Kalkulator poda średnią roczną sumę etatów. Jeśli pracodawca nie zatrudnia młodocianych i nie dokonuje zwiększeń, kalkulator od razu wyliczy wysokość rocznego odpisu podstawowego. 

Zakład, który ma pod opieką socjalną byłych pracowników – emerytów, a także rencistów i dokonuje na nich zwiększenia, wpisuje do kalkulatora liczbę takich osób. Kalkulator odpisu na ZFŚS wyliczy kwotę zwiększenia.

Odpisy na ZFŚS - co może grozić pracodawcy za nieprzestrzeganie terminów (31 maja i 30 września)

Odpisy i zwiększenia, o których mowa ustawie o ZFŚS, obciążają koszty działalności pracodawcy. Ich faktyczna wpłata na rachunek funduszu powoduje, że stają się one dla pracodawcy kosztami uzyskania przychodów.