Pytanie: W spółce pracownicy korzystają z samochodów służbowych do celów prywatnych. Pracownicy są obciążani ryczałtem według pojemności silnika samochodu tj. 250 zł lub 400 zł. Pracownicy mają z firmą podpisane umowy o odpowiedzialności za powierzone mienie (tj. samochód), w której opisane są warunki eksploatacji samochodu. W regulaminie, który obowiązuje w spółce korzystania z samochodów służbowych dla celów prywatnych spółka określiła jednoznacznie, że do celów prywatnych należy dokonywać zakupu paliwa na własny koszt. Czy w ten sposób spółka obroni się przed urzędem skarbowym, w kwestii tankowania paliwa do celów prywatnych?

Odpowiedź:

Moim zdaniem, pracownicy na koniec każdego miesiąca powinni składać oświadczenie, w którym zadeklarują jaką ilość kilometrów przejechali dla celów prywatnych oraz paragony/faktury potwierdzające nabycie paliwa.

Jeżeli średnie zużycie paliwa samochodu oraz ilość zakupionego paliwa będzie odpowiadała wykazanej przez pracownika w oświadczeniu ilości przejechanych kilometrów to uważam, że taki system będzie uprawdopodabniał, że koszty poniesione przez spółkę będą związane z używaniem samochodów dla celów służbowych.

Oczywiście taki system będzie w dalszym ciągu opierał się o oświadczeniu pracowników. Dlatego trudno przewidzieć w jaki sposób zachowa się urząd skarbowy przy ewentualnej kontroli.