O czym trzeba pamiętać przy stosowaniu kosztów autorskich u pracowników

Pracownikom, co do zasady, przysługuje odliczenie pełnej miesięcznej kwotowej normy kosztów uzyskania przychodów (niezależnie od wymiaru czasu pracy) określonej w art. 22 ust. 2 ustawy o PIT.

Jednak jeżeli:

1) praca wykonywana przez pracownika, jest przedmiotem prawa autorskiego, a więc jest "utworem" w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych,

2) pracownik jest twórcą w rozumieniu tej ustawy i uzyskiwanie przychodu przez pracownika wynika z korzystania przez twórcę z tychże praw lub rozporządzania tymi prawami,

3) umowa o pracę przewiduje zróżnicowanie wynagrodzenia należnego pracownikowi na część związaną z korzystaniem z praw autorskich i część związaną z wykonywaniem typowych obowiązków pracowniczych oraz pracodawca prowadzi stosowną dokumentację w tym zakresie, np. prowadzi szczegółową ewidencję

do przychodu ze stosunku pracy mogą być zastosowane podwyższone koszty uzyskania przychodu, określone w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT.

Na podstawie tego przepisu, z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami, koszty uzyskania wynoszą 50% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Przeczytaj także: Aby zastosować 50% koszty uzyskania przychodu w umowie musi być zapis o przeniesieniu praw autorskich

Załóżmy, że firma zatrudnia programistów na umowę o pracę, którzy piszą różne programy na potrzeby firmy. Pracodawca przy zmianie umowy o pracę i odpowiednim umotywowaniu chciałby zastosować częściowe wynagrodzenie z 50 % kosztami uzyskania. Zastawia się jednak, czy takie rozwiązanie jest możliwe. O komentarz poprosiliśmy eksperta.

KOMENTARZ EKSPERTA: Izabela Nowacka, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

W opisanej sytuacji u pracowników mogą być stosowane tzw. koszty autorskie, po spełnieniu określonych warunków.

Ustalenia, czy określony przychód został osiągnięty z tytułu praw autorskich lub pokrewnych oraz czy podatnik jest twórcą, należy dokonać w świetle przepisów ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. Nr 90 poz. 631 ze zm.).

O utworach będących programami komputerowymi stanowi rozdział 7 tej ustawy.

W konsekwencji, zastosowanie kosztów uzyskania przychodów w wysokości 50% będzie możliwe wówczas, gdy:

• dana osoba uzyska przychód za wykonanie czynności będącej przedmiotem prawa autorskiego lub pokrewnego oraz
• twórca dokona rozporządzenia prawami autorskimi do swojego utworu, czyli gdy przejdą one na zamawiającego dzieło (zleceniodawcę) lub gdy udzieli licencji na korzystanie z nich.

Kwestie prawne związane z powstaniem i nabyciem prawa autorskiego do utworów pracowniczych reguluje art. 12 ustawy o prawie autorskim. Zgodnie z nim, jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron.

Przychody z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich lub artystów wykonawców z praw pokrewnych albo rozporządzania tymi prawami, występują wówczas, gdy spełnione są dwie przesłanki:

1) wystąpił przedmiot praw majątkowych (autorskich) w postaci utworu

2) osiągnięty przychód jest bezpośrednio związany z korzystaniem z określonych praw autorskich lub pokrewnych albo rozporządzaniem nimi, a ponadto stanowi skutek takiego korzystania lub rozporządzenia w postaci odpowiedniego wynagrodzenia autorskiego lub wykonawczego.

W razie wykonywania na podstawie jednej umowy o pracę czynności zarówno chronionych prawem autorskim jak i niebędących przedmiotem prawa autorskiego, pozbawionych cech twórczych, z umowy tej (lub innego stosownego dokumentu) powinno wynikać, jaka część wynagrodzenia obejmuje wynagrodzenie z tytułu korzystania z prawa autorskiego, a jaka część dotyczy czynności pozostałych. Tylko takie rozróżnienie, jak również dokumentowanie prac – "utworów" oraz wypłaconych wynagrodzeń z tego tytułu daje podstawę do zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując, z treści umowy o pracę (lub innego dokumentu) powinno wynikać, że obowiązki ze stosunku pracy obejmują także działalność twórczą, a wyodrębniona część wynagrodzenia stanowi honorarium za przeniesienie praw autorskich do utworu.

Koszty uzyskania przychodu w wysokości 50% nie będą mogły być bowiem stosowane w odniesieniu do wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi np. za okres urlopu, zwolnienia lekarskiego, odbywanego szkolenia lub innego okresu, w którym pracownik nie wykonuje pracy o charakterze twórczym.

Powyższe zasady wynikają z wielu interpretacji podatkowych w tym np. interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 21 marca 2016 r. (IBPB-2-2/4511-56/16/HS).

Warto jeszcze podkreślić, że są organy podatkowe, które uważają, że sama rejestracja czasu pracy w rozbiciu na poszczególne zadania, która jest tylko czynnością techniczną, nie daje podstaw do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, gdyż czas poświęcony na wykonanie zadania nie jest odpowiednikiem udziału w prawie autorskim do utworu i na jego podstawie nie można określić wysokości wynagrodzenia należnego pracownikowi za korzystanie przez pracodawcę z praw autorskich. Bez znaczenia jest fakt, iż pracodawca jest w stanie na podstawie czasu pracy wyliczyć przychód przypadający na zadania twórcze, w sytuacji gdy wynagrodzenie ze stosunku pracy zostało określone w stałej kwocie brutto w zapisach umowy o pracę (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 7 kwietnia 2016 r., ITPB4/4511-30/16/MK).