Po jakim kursie wycenić rachunki zapłacone kartą kredytową przez pracownika w delegacji?

Pytanie: Pracownicy wyjeżdżają w delegacje zagraniczne z gotówką w walucie obcej pobraną na ten cel. Po powrocie rozliczają się z niej rachunkami. Czasami zdarza się, że przedstawiają rachunki w walucie obcej opłacone firmową kartą kredytową (obciążenie w równowartości w PLN jest na rachunku bankowym firmy) bądź swoją własną gotówką. Po jakim kursie wyceniać te rachunki zapłacone kartą kredytową bądź własną gotówką ? – pyta księgowa z Koszalina.


Odpowiedź: Jeżeli pracownik otrzymał zaliczkę w walucie obcej na poczet wydatków czekających go w zagraniczenj podróży służbowej, to po powrocie powinna rozliczyć go Pani z tej zaliczki i ewentualnie dopłacić mu różnicę lub oczekiwać zwrotu, jeśli zaliczka była za niska. Najprościej byłoby rozliczyć delegację według kursu danej waluty z dnia, w którym pracownik pobrał zaliczkę.


Rozliczenie kosztów podróży służbowej (w tym pobranej zaliczki) powinno nastąpić w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Rozliczenia należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej bądź w walucie polskiej. Rozliczenie można sporządzić na poleceniu wyjazdu służbowego albo na dowodzie wewnętrznym, zatytułowanym „rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej”.


Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju nie określają kwestii dotyczących stosowania kursów walut.


Problem ten nie jest więc rozwiązany przez przepisy tego rozporządzenia. Dlatego stosuje się, z pewnym uproszczeniem, zasady ogólne określone w przepisach podatkowych czy też ustawy o rachunkowości.

Jeżeli zaliczkę wypłaciła Pani w walucie obcej, to rozliczenie poniesionych kosztów może nastąpić według:

- kursu waluty z dnia pobrania zaliczki,

- średniego kursu NBP dla danej waluty na dzień rozliczenia delegacji,

- średniego kursu NBP dla danej waluty na dzień wystawienia poszczególnych rachunków.

Jednak częściej przyjmuje się ten pierwszy wariant, czyli rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej następuje według kursu, po którym wyceniono wypłaconą zaliczkę. Jest to najprostszy sposób, bo nie trzeba przeliczać każdego wydatku osobno.


Autor: Iza Nowacka, księgowa w biurze podatkowym, specjalista ds. kadrowo-płacowych


Odpowiedź udzielona: 8 listopada 2006 r.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

wiper-pixel