O jakich obowiązkach z ustawy AML musi pamiętać biuro rachunkowe?

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów został opublikowany komunikat nr 114 Generalnego Inspektora Informacji Finansowej  (GIIF). Jego adresatami są instytucje obowiązane, wskazane w art. 2 ust. 1 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML).

Chodzi tutaj w szczególności o:

• doradców podatkowych,
• biegłych rewidentów,
• podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego.

Instytucje obowiązane mają określone obowiązki na podstawie ustawy AML.  Należą do nich m.in.:

• wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za wykonanie obowiązków ustawowych,
• identyfikacja i ocena ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, odnoszącego się do ich działalności,
• stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego (takich jak np. identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości, identyfikacja beneficjenta rzeczywistego, ocena stosunków gospodarczych oraz ewentualnie uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru, bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta – w tym badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych),
• weryfikacja danych zawartych w  Centralnym Rejestrze  Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR),
• obowiązek ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty są osobami zajmującymi eksponowane stanowisko polityczne (tzw. PEP – z ang. politically exposed person),
• szkolenia pracowników pod kątem obowiązków związanych z AML,
• wprowadzenie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• przekazywanie GIIF informacji o przyjętej wpłacie lub dokonanej wypłacie środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15.000 euro, a także o wykonanym transferze środków pieniężnych powyżej tego limitu,
• rozpoznawanie i zgłaszanie transakcji podejrzanych do GIIF,
• stosowanie szczególnych środków  ograniczających i sankcji międzynarodowych (względem osób i podmiotów znajdujących się na listach ogłaszanych przez GIIF),
• dokumentowanie działań w zakresie AML.

W instytucji obowiązanej powinny funkcjonować procesy analizy i przechowywania każdej otrzymanej informacji o kliencie, uzyskanej w ramach aktualizacji oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu (w tym informacji od klienta). Informacje te są uzyskiwane zarówno przy nawiązywaniu relacji, jak i w toku ich utrzymywania. Zarazem GIIF podkreślił, że nie należy się w tym zakresie opierać wyłącznie na informacjach uzyskiwanych od klienta. Instytucja obowiązana (np. biuro rachunkowe) powinna gromadzić informacje także z innych źródeł, w tym ogólnodostępnych oraz otrzymanych np. od organów ścigania lub GIIF.

Według GIIF, informacje z innych źródeł powinny służyć także do weryfikowania informacji otrzymywanych od klienta. Instytucja obowiązana, świadcząc usługi w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ujmuje w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym wydarzenia i operacje ekonomiczne, zgodnie ze stanem faktycznym funkcjonowania gospodarczego podmiotu.

Czy biuro rachunkowe musi mieć procedurę AML?

Tak. Jednym z obowiązków instytucji obowiązanej jest wprowadzenie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Czy biuro rachunkowe musi szkolić pracowników z AML?

Tak. Wśród obowiązków wskazano szkolenia pracowników pod kątem obowiązków związanych z AML.

Czy biuro rachunkowe musi weryfikować dane w CRBR?

Tak. Do obowiązków instytucji obowiązanej należy weryfikacja danych zawartych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.

Jak długo przechowywać dokumenty AML?

Dokumenty uzyskane w związku ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego trzeba przechowywać co najmniej 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej.

• Do instytucjiobowiązanych (w rozumieniu ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) należą m.in. biura rachunkowe, doradcy podatkowi i biegli rewidenci.
• Na podmiotach tych ciążą liczne obowiązki dotyczące AML (z ang. Anti-Money Laundering). Są nimi np. identyfikacja i ocena ryzyka w tym zakresie, szkolenia pracowników, wdrożenie wewnętrznych procedur pod kątem AML, informowanie GIIF o transferach pieniężnych powyżej 15.000 euro, rozpoznawanie i zgłaszanie temu organowi podejrzanych transakcji itp.