Nie trzeba biura rachunkowego – wystarczy bank

ING Księgowość, to tak naprawdę dwie różniące się zakresem usługi, powiązane funkcjonalnie (zintegrowane) z rachunkiem bankowym kierowane do różnych grup klientów.

Pierwsza to „Księgowość pełna”, dedykowana spółkom kapitałowym i osobowym oraz grupom kapitałowym - prowadzącym księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości.

Druga (zupełnie darmowa) usługa, to „Księgowość uproszczona” adresowana do osób prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą w oparciu o księgowość uproszczoną (np. księga przychodów i rozchodów).

Ta usługa opiera się przede wszystkim o ING KsięgowośćOnLine, czyli zintegrowany z firmowym kontem bankowym kompletny system narzędzi elektronicznych (modułów, aplikacji etc.) do prowadzenie ksiąg rachunkowych (czyli tzw. pełnej księgowości) on-line. W tym zakresie ING KsięgowośćOnLine oferuje w szczególności:

- Faktury online – czyli moduł do wystawiania faktur sprzedażowych, który nie wymaga instalowania na komputerze. A przy pomocy aplikacji ING Księgowość Mobile na smartfony i tablety, można przesłać zdjęcie faktury lub innego dokumentu księgowego bezpośrednio do systemu ING KsięgowośćOnLine

- Kalendarz płatności – czyli lista płatności utworzona na bazie danych z faktur lub innych dokumentów. W bardzo prosty sposób pozycję na tej liście można przetworzyć na polecenie przelewu. Istnieje też opcja ustawienia automatycznych przypomnień o płatnościach.

- Raporty i zestawienia finansowe – istnieje możliwość wygenerowania raportów zarządczych w dowolnym momencie lub otrzymywania ich cyklicznie na maila. Bilans i rachunek wyników są dostępne bezpłatnie co miesiąc.

- Raporty kasowe – jest to moduł do generowania raportów kasowych dostępny jest online, a dokumenty są automatycznie przekazywane do biura.

- Obsługę kadr i płac – czyli elektroniczną bazę danych o pracownikach, umowach, wynagrodzeniach i czasie pracy wraz ze skanami oryginałów. W szczególności chodzi o listy pracowników, umowy oraz aneksy, dokumentację z akt osobowych, listy płac, ewidencje czasu pracy, urlopy oraz delegacje.

- Wsparcie w tzw. miękkiej windykacji – czyli opcję automatycznego lub ręcznego generowania przypomnień, ponagleń, monitów oraz wezwań do zapłaty na bazie danych z faktury.

Oczywistą zaletą tego rodzaju usługi (w porównaniu np. do usług biur rachunkowych) jest dostęp do tych wszystkich danych przez 24 godziny i 7 dni w tygodniu. Pozwala to szybko (choćby w nocy) wyszukać potrzebny dokument księgowy – fakturę, potwierdzenie płatności, deklarację podatkową etc.

Trzeba także podkreślić pełne dostosowanie ww. narzędzi do obowiązujących przepisów prawa polskiego. W szczególności ING Księgowość dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe daje możliwość generowania plików w formacie JPK w tym JPK_VAT.

Ponadto standardy ING Księgowość zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury wymagane przez art. 106m ustawy o VAT. Co więcej przy podpisywaniu i wysyłaniu faktur do kontrahentów można stosować kwalifikowany podpis elektroniczny, a także użyć formatu EDI (elektronicznej wymiany danych).

Jednak nowoczesne narzędzia informatyczne, to nie wszystko – ING Księgowość oferuje także usługi profesjonalnych księgowych i specjalistów kadrowo-płacowych, z którymi można się kontaktować telefonicznie lub przez komunikator w serwisie ING KsięgowośćOnLine.

Ci specjaliści zapewniają:

- szybkie księgowanie przesłanych dokumentów, prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdań finansowych;

- wsparcie podczas kontroli księgowej - księgowy i kadrowy kontaktują się z urzędem skarbowym, ZUS bądź audytorem, przekazują dokumenty oraz w razie potrzeby składają wyjaśnienia;

- obsługę kadrowo-płacową - kadrowy prowadzi wszystkie sprawy pracownicze i odpowiada za zgodność z prawem pracy;

- doradztwo – klient może liczyć na konsultacje w zakresie planowanych czy zaistniałych w firmie zdarzeń pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi.

ING Księgowość (pełna) to kompletna usługa pozwalająca nawet sporej firmie zrezygnować z biura rachunkowego bądź własnej księgowej. Jest to oczywiście usługa płatna.

Natomiast dla mniejszych firm, które nie prowadzą pełnej księgowości ING oferuje zupełnie darmową usługę …

Tu nie znajdziemy tak bogatej oferty jak wyżej opisana dla spółek i innych przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe … bo też firmy prowadzące uproszczoną księgowość (w szczególności księgę przychodów i rozchodów) takiej nie potrzebują.

Ale trzeba podkreślić, że jest to oferta za 0,- zł – innymi słowy: klient firmowego konta Moje ING ma tą usługę w cenie swojego rachunku.

Co daje małej firmie ING Księgowość (uproszczona)? Całkiem sporo. Można powiedzieć, że tyle ile potrzeba.

Po pierwsze jest to prosty i wygodny (np. automatyczne uzupełnianie pozycji faktury o dane kontrahenta) moduł fakturowania, który zawiera prawie wszystkie funkcjonalności oferowane w tym zakresie przez ING Księgowość (pełna).

Można w tym module:

- wystawiać wszelkie rodzaje faktur (opatrując je np. firmowym logo) w formacie PDF - można je też pobrać w formacie CSV, ZIP XLSX,

- definiować faktury cykliczne;

- przesyłać faktury e-mailem do odbiorców (nabywców),

- kontrolować płatności i

- archiwizować te faktury.

Można też dowolnie sortować i filtrować wystawione faktury.

Co więcej faktury wystawione w innym programie, dzięki automatycznemu rozpoznawaniu danych z dokumentu można łatwo importować do systemu ING Księgowość.

Nie można niestety jeszcze w tym module stosować podpisu elektronicznego.

Wsparcie w tzw. miękkiej windykacji – czyli opcję automatycznego lub ręcznego generowania przypomnień, ponagleń, monitów oraz wezwań do zapłaty na bazie danych z faktury wzorem pełnej księgowości.

Po drugie ING Księgowość (uproszczona) daje możliwość obsługi faktur kosztowych.

Można łatwo, dzięki aplikacji mobilnej, poprzez skan lub zdjęcie rejestrować swoje faktury kosztowe. System odczytuje z tego skanu lub zdjęcia  wszystkie pozycje potrzebne do wykonania płatności i zaksięgowania jej. Klient tylko sprawdza, czy nie ma błędów.

Czytelne zestawienia faktur sprzedażowych i kosztowych można przesłać swojej księgowej albo samemu zaksięgować. Funkcjonalności systemu prezentuje poniższy film:

Oczywiście ING Księgowość (uproszczona) pozwala, dzięki funkcjonalnemu połączeniu z firmowym rachunkiem bankowym (jedno logowanie) na szybkie opłacanie faktur koszowych, a także na przypominaniu o terminach płatności.

Nie trzeba chyba dodawać, że dostęp do wszystkich wprowadzonych do systemu faktur jest całodobowy, 7 dni w tygodniu i można je dowolnie sortować, wyszukiwać, robić zestawienia i archiwizować.

W darmowej ING Księgowość (uproszczona) nie mamy niestety pomocy specjalistów z zakresu księgowości i kadr. Pewną namiastką tego jest dostęp do Komentarzy ekspertów, czyli przydatnych informacji z zakresu podatków, rachunkowości, czy prawa pracy publikowanych na stronie internetowej ING Księgowość.

W najbliższym czasie pojawi się możliwość prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR) generowania plików JPK, w tym JPK_VAT.

Możliwości ING Księgowość (uproszczona) wydają się być wystarczające dla większości małych i mikroprzedsiębiorców. Funkcjonalności tej usługi można samemu sprawdzić w wersji demonstracyjnej dostępnej pod adresem: https://ksiegowosc.ingbank.pl/demo/dashboard?app=skto

Oczywiście ING Banku Śląski stale udoskonala swoje produkty, w tym moduły księgowości on-line. Najnowszym tego przykładem jest umożliwienie klientom założenie i uwierzytelnienie (tzw. zaufanie) profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) oraz logowanie się do tego profilu - za pośrednictwem serwisu bankowości elektronicznej Moje ING (bez konieczności wizyty w oddziale ZUS).

Więcej informacji nt. ING Księgowość na stronie: ING - konto z księgowością dla firm