Napoje dla pracowników

Data publikacji:
/appFiles/site_1/images/autor/6zLoSji2PvdQKEG.jpeg

Grzegorz Magdziarz

Poleć znajomemu
Pytanie:  Czy w świetle obowiązujących przepisów (od stycznia 2014 r.) zakup dla pracowników biurowych wody mineralnej, kawy i śmietanki do kawy, herbaty, cukru oraz soków stanowi koszt uzyskania przychodu (są to koszty podatkowe) oraz czy można od w/w odliczyć vat na zasadach ogólnych?
Odpowiedź: 

Zgodnie z przepisami podatkowymi kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Zgodnie z przepisami § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.), pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

Ogólnie przyjętą praktyką wśród pracodawców jest zapewnianie swoim pracownikom w miejscu pracy podstawowych napojów w tym przede wszystkim wody mineralnej. Wpływa nie tylko na atmosferę pracy, ale również jej wydajność i komfort. Podatnicy nie zawsze uwzględniają tego rodzaju wydatki w kosztach uzyskania przychodów w obawie przed uznaniem ich przez organy podatkowe za reprezentację, która zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop nie może być kosztem uzyskania przychodu.

Jednak nie każdy wydatek na zakup napojów stanowi wydatek na reprezentację. Takie wydatki nadal mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Wydatki na nabycie napojów w firmie można podzieli na 3 kategorie:

• wydatki na zakup napojów dla kontrahentów czy klientów na cele reprezentacyjne;

• wydatki na zakup napojów regeneracyjnych dla pracowników;

• wydatki na zakup innych napojów dla pracowników.

Najczęściej jednak pracodawcy zakupują napoje dla pracowników, którzy nie wykonują pracy w jakichś szczególnych warunków, w tym dla pracowników biurowych. Wydatki takie w pełni mogą stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy. Nie tylko, że nie są one wydatkami na cele reprezentacji, to ponadto są one również wydatkami ponoszonymi w ramach obowiązków bhp pracodawcy.

Wg autora jeżeli pracownicy potrzebują kawy, herbaty czy soków, albo po prostu wody, to pracodawca powinien dokonać zakupu takich napojów, a wszelkie wydatki z tego tytułu może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu jako wydatki na cele bhp. Może również dokonać odliczenia VAT na zasadach ogólnych.

Od wydatków, których nie zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów, nie odliczamy również podatku VAT od dokonanych zakupów. Opodatkowaniu VAT-em podlega nieodpłatne przekazanie lub zużycie towarów firmowych na cele osobiste samego przedsiębiorcy lub jego pracowników, jeżeli na etapie zakupu przysługiwało prawo do odliczenia VAT-u. Konieczność rozliczania podatku nie pojawi się jednak m. in. w sytuacji, gdy obowiązek takiego nieodpłatnego wydania wynika z innych przepisów. Takim przykładem jest wynikający z przepisów BHP obowiązek przekazania wody w upalne dni.

Oznacza to, że chociaż przedsiębiorca odliczył VAT kupując wodę oraz wydanie nastąpiło nieodpłatnie, to jednak nie pociąga to negatywnych skutków podatkowych na gruncie VAT, gdyż takie przekazania (zużycia) będą miały na celu zabezpieczenie pracownikom zgodnych z przepisami warunków pracy oraz służyć będą prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

W sytuacji, gdy pracodawca, ponosząc wydatki na rzecz pracownika, realizuje ciążący na nim ustawowy obowiązek zapewnienia pracownikom napojów, wydatki takie będą stanowiły koszt uzyskania przychodów. Z kolei wydatki na zakup artykułów spożywczych dla pracowników, do których ponoszenia pracodawca nie jest zobowiązany, mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem, że pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskiwanymi przychodami – zwłaszcza mam na myśli tutaj herbatę, kawę, cukier i smietankę.

Dla pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę czy umowy o dzieło omawiane świadczenia będą wolne od podatku dochodowego jako świadczenia rzeczowe przysługujące na podstawie przepisów bhp. Nie trzeba ich wykazywać w PIT-11, ani w rozliczeniu PIT rocznym.

Wydatki na zakup wody oraz innych napojów dla pracowników należy kwalifikować do kosztów działalności operacyjnej dotyczących świadczeń na rzecz pracowników i księgować na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia".

Zatem w księgach rachunkowych zakup wody mineralnej lub innych napojów może być ujęty następującym zapisem:

1. Faktura dokumentująca zakup:

a) wartość wody i innych napojów według cen zakupu:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto zobowiązania:

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

2. Bezpośrednie wydanie napojów do spożycia:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"

lub odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W przypadku prowadzenia magazynu materiałów, gdzie składowane są m.in. napoje przed ich wydaniem do spożycia, wystąpi zapis:

- Wn konto 31 "Materiały",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast późniejsze wydanie napojów pracownikom (udokumentowane dowodem "Rw") zostanie zaewidencjonowane:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"

lub odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 31 "Materiały".

Podstawa prawna: 

- art.86 ust. 1, art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054) – VAT;

- art. 28 ust. 1 pkt. 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm) – updop;

Słowa kluczowe:
napoje dla pracowników
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

wiper-pixel