Księgowanie w KPiR faktury korygującej, która dotyczy faktur z poprzednich miesięcy

Z pytania wynika, że zdarzeniem będącym powodem wystawienia faktury korygującej był zwrot towaru dostawcy, a zatem faktura pierwotna prawidłowo dokumentowała cenę sprzedaży, a następnie dokonano jej korekty wskutek zwrotu towaru. Zatem zgodnie z powyższym poglądem, fakturę korygującą należy zaewidencjonować w księdze w dacie…

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na zadane pytanie, ponieważ zarówno w przypadku prowadzenia przez podatnika podatku dochodowego od osób fizycznych podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak również prowadzenia ksiąg rachunkowych przepisy nie regulują kwestii ujmowania faktury korygującej dokumentującej poniesienie przez podatnika kosztu. Wydaje się, że w każdym przypadku korekta powinna być przypisana do okresu rozliczeniowego, w którym ujęto fakturę pierwotną, jednakże interpretacje organów podatkowych z reguły rozliczanie faktury korygującej wiążą z przyczyną jej wystawienia.

Stosownie do art. 22 ust. 4 i ust. 5 updof koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, przy czym u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.

W myśl art. 22 ust. 5a updof koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

1. sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
2. złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 5a pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie (art. 22 ust. 5b updof).

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c updof).

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 22 ust. 5d updof).

Zgodnie z art. 22 ust. 6 updof zasady określone w ust. 5-5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów - co do zasady - uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, co wynika z treści art. 22 ust. 6b updof.

Powyższe przepisy nie zawierają regulacji wskazujących, do jakiego momentu odnieść należy korekty wystawionych faktur, wynikające z otrzymywanych od kontrahentów faktur korygujących.

Można się tutaj również odwołać do rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm.), dalej: rozporządzenie w sprawie księgi.

Zasady poprawiania błędów w podatkowej księdze określa § 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie księgi. Stwierdzone błędy w zapisach księgi podatkowej poprawia się m.in. przez wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym (§ 12 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie księgi).

Dowody sporządzane w celu skorygowania zapisu stanowią dla nabywcy podstawę poprawienia błędów w zapisach księgowych odpowiednio po stronie przychodów lub kosztów uzyskania przychodów. Co do okresu, do którego korekta powinna być odniesiona, należy mieć na względzie ustalenie, czy sporządzenie korekty jest konsekwencją wystawienia pierwotnej faktury, która błędnie dokumentuje stan faktyczny (wówczas faktura ta winna być księgowana wstecz do okresu zaewidencjonowania faktury pierwotnej), czy też sporządzenie faktury korygującej jest konsekwencją czynników, które miały miejsce już po sporządzeniu faktury pierwotnej (wówczas należy ewidencjonować ją w dacie wystawienia).

Z pytania wynika, że zdarzeniem będącym powodem wystawienia faktury korygującej był zwrot towaru dostawcy, a zatem faktura pierwotna prawidłowo dokumentowała cenę sprzedaży, a następnie dokonano jej korekty wskutek zwrotu towaru. Zatem zgodnie z powyższym poglądem fakturę korygującą należy zaewidencjonować w księdze w dacie jej wystawienia, a więc w kwietniu (jeżeli faktura pierwotna wystawiona byłaby w poprzednim roku podatkowym, fakturę korygującą należy ująć w roku, w którym została ona wystawiona) - por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 sierpnia 2010 r., sygn. ILPB1/415-531/10-2/KŁ, czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 października 2010 r., sygn. ITPB1/415-732/10/WM.

Podobne stanowisko organy podatkowe zajmują, jeśli chodzi o ewidencjonowanie faktury korygującej wystawionej z powodu zwrotu towaru w księgach rachunkowych - np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 8 września 2008 r., sygn. ILPB1/415-407/08-4/AG.