Jak można pokryć niedobór środków w kasie zapomogowo-pożyczkowej?

Ujawnione różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: uor).

Tak więc w przypadku, gdy jednostka stwierdziła niedobór gotówki w kasie, mogła uznać ten niedobór za zawiniony. Jednakże skoro sprawa znalazła finał w sądzie, sądzę, że odpowiedzialny pracownik nie uznawał swojej winy, czyli powstało roszczenie sporne, które zostanie zamknięte ostatecznym wyrokiem sądowym.

Niedobory zawinione mogą zostać uznane na podstawie decyzji kierownika jednostki za dochodzone lub niedochodzone od osób materialnie odpowiedzialnych. Odpisuje się je wtedy w ciężar odpowiednich kosztów, w przypadku gdy zrezygnowano z ich dochodzenia lub stanowią przedmiot roszczenia wobec osób odpowiedzialnych i księgowane są w ciężar konta 24-6 „Należności dochodzone na drodze sądowej” - jeśli pracownik odmówił pokrycia niedoboru i skierowano sprawę na drogę sądową.

Niedobory pozostają na tym koncie do momentu ich rozliczenia.

Jeżeli w kasie brakuje pieniędzy, to można w każdej chwili dokonać zasilenia kasy.

W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji kasy stwierdzono, iż stan gotówki w kasie wynosi 1.000 zł. Z zapisów na koncie 10 „Kasa” wynika, iż wartość środków pieniężnych w kasie wynosi: 1.150 zł. Zatem wystąpił niedobór gotówki w kasie w kwocie 150 zł. W toku postępowania wyjaśniającego uznano niedobór za zawiniony.

PK - stwierdzony niedobór gotówki w kasie (doprowadzenie salda konta „Kasa” do rzeczywistego stanu gotówki w kasie:

• Wn konto 24-1 „Rozliczenie niedoborów”,
• Ma konto10 „Kasa”.