Inwentaryzacja składników aktywów będących własnością innych jednostek

Pytanie: Jestem księgową w jednostce budżetowej zwolnionej z VAT. Proszę o interpretację zapisu w § 26 ustawy o rachunkowości: „Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu”. Co oznacza sformułowanie: „powiadomić jednostkę o wynikach spisu”? Jak to zrobić? Kto powinien rozliczyć różnice inwentaryzacyjne? Czy stan rzeczywisty mienia wykazany w arkuszach spisu z natury powinien zostać porównany z ewidencją pomocniczą znajdującą się u podatnika, czy też z ewidencją główną jednostki powierzającej swoje mienie użytkownikowi?

Odpowiedź: Księga pomocnicza, prowadzona przez jednostkę, której powierzono mienie, powinna odpowiadać księdze głównej jednostki, której mienie jest własnością. Spis z natury uzgadnia się zarówno z ewidencją pozabilansową (czyli księgą pomocniczą), jak i z księgą główną. Właściciel składników majątku rozlicza w swoich księgach różnice inwentaryzacyjne.

Jak wskazano w pytaniu, inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania.

Arkusz spisu z natury powinien obejmować ilość majątku obcego oraz nawę jednostki, której własność stanowi. W praktyce często stosuje się odrębne arkusze spisowe dla każdego właściciela obcego majątku. Nie dokonuje się wyceny składników majątkowych innych podmiotów. Ich wartość ustalana jest w księgach rachunkowych jednostek będących właścicielami majątku.

Zasadniczo, to podmioty, które przekazały swoje składniki majątku innym jednostkom, powinny wystąpić z pisemnym uzgodnieniem stanów tych składników. Powyższe wynika z ogólnej zasady, iż potwierdza się stany aktywów. A zatem to w gestii posiadacza majątku jest urealnienie jego ilości i wartości. Również w normie nr 1 wykonywania zawodu biegłego rewidenta (pkt 43 Normy nr 1 wykonywania zawodu biegłego rewidenta, wydanej przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów) przewidziano możliwość pisemnego zwrócenia się biegłego o ustalenie stanów majątku przekazanego innym podmiotom.

Odpowiedzią na to uzgodnienie jest arkusz spisu z natury sporządzony przez podmiot, u którego na dzień bilansowy były składniki majątku. Podmiot, któremu przekazano składniki majątku, dla porządku, powinien prowadzić ewidencję pozabilansową. Jeżeli wskutek inwentaryzacji ujawnione zostaną jakieś nadwyżki lub niedobory stanów, należy o tej sytuacji powiadomić właściciela majątku. To, w jaki sposób nastąpi rozliczenie np. niedoborów między stronami (przechowawcą a właścicielem majątku), powinno być uregulowane w umowie, a jeżeli takowej nie ma, strony mogą dowolnie ustalić każdorazowo ewentualny sposób pokrycia straty właściciela przez przechowującego wskutek utraty powierzonego mienia.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym (ustalonym na podstawie spisu z natury przez jednostkę, której towar powierzono) a stanem wykazanym w księgach rachunkowych (właściciela majątku) należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.