Jak przygotować się do kontroli prowadzonej przez PIP

Kontrola PIP opiera się głównie na weryfikacji dokumentów, zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Dlatego, by dobrze przygotować się do kontroli należy przede wszystkim sprawdzić czy prowadzona dokumentacja jest kompletna i uporządkować ją tak aby na potrzeby związane z prowadzeniem czynności kontrolnych  inspektora pracy mieć wszystko przygotowane. Dzięki temu kontrola przebiegnie sprawniej i mniej stresująco. Inspektor pracy dokonuje również w trakcie kontroli lustracji pomieszczeń, w których jest wykonywana praca oraz stanowisk pracy, więc warto stale dbać o porządek i odpowiedni stan techniczny zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Warto również przed kontrolą zapoznać się z ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy, by poznać swoje prawa i obowiązki, a także uprawnienia i obowiązki inspektora pracy.

Kontrole PIP mogą być przeprowadzane u:

• wszystkich pracodawców czyli podmiotów zatrudniających pracowników,
• przedsiębiorców, niebędących pracodawcami, na rzecz, których prace wykonują osoby fizyczne.

Inspektor pracy kontrolę może przeprowadzić w:

• siedzibie podmiotu kontrolowanego,
• podległych mu jednostkach (np. filiach, oddziałach, miejscach świadczenia pracy przez zatrudniane osoby),
• miejscu przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych.

Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibach jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy.

W trakcie kontroli inspektora pracy może zainteresować wszystko, co dotyczy sytuacji prawnej pracownika, m.in. kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy (w związku z wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi, badaniami profilaktycznymi, szkoleniami w dziedzinie bhp, oceną ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą, warunkami pracy, wyposażeniem w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze, itp.), legalności zatrudnienia, wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy (dodatki, premie, nagrody, itp.), czasu pracy (praca w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta, itp.), urlopów wypoczynkowych oraz wielu innych zagadnień wynikających z obowiązujących przepisów praw. Ponadto PIP kontroluje także przestrzeganie przepisów prawa dotyczących bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osób wykonujących pracę na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy oraz - w przypadku umów cywilnoprawnych - wypłatę minimalnej stawki godzinowej. W trakcie kontroli inspektora pracy na pewno zainteresuje również fakt czy zrealizowane zostały wszystkie środki nadzorcze (wnioski wystąpienia i decyzje nakazowe) wydane w następstwie poprzednich kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, bez uprzedzenia podmiotu kontrolowanego i o każdej porze dnia i nocy. Nie każda kontrola PIP musi być więc zapowiedziana. Inspektorzy pracy mogą jednak poinformować pracodawcę wcześniej o zamiarze wszczęcia kontroli (telefonicznie, pisemnie lub mailowo). O sposobie rozpoczęcia kontroli decyduje inspektor pracy biorąc pod uwagę przede wszystkim cele jakie mają być osiągnięte podczas prowadzonego postępowania.

Twoim obowiązkiem jest zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania czynności kontrolnych, w szczególności:

• niezwłocznie przedstawiać żądane dokumenty i materiały,
• zapewnić terminowe udzielanie pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,
• udostępnić urządzenia techniczne oraz (w miarę możliwości) oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem technicznym.

Inspektor pracy przed rozpoczęciem wykonywania czynności kontrolnych ma obowiązek:

• okazać osobie reprezentującej podmiot kontrolowany legitymację służbową potwierdzającą tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika Państwowej Inspekcji Pracy,
• przekazać osobie reprezentującej podmiot kontrolowany upoważnienia do przeprowadzenia kontroli w przypadkach, gdy przepisy prawa taki obowiązek przewidują.

Jeżeli jednak okoliczności uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, może być ona podjęta wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej. W takiej sytuacji inspektor pracy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręcza kontrolowanemu upoważnienie. W razie wystąpienia uzasadnionej potrzeby (ze względu na okoliczności wykonywanych czynności kontrolnych) podczas przeprowadzania kontroli inspektor pracy może korzystać z pomocy Policji.

W trakcie kontroli inspektor pracy ma prawo:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego. Inspektor pracy nie podlega obowiązkowi posiadania przepustki, jest także zwolniony z rewizji osobistej, nawet jeśli przewidują takie czynności regulacje wewnętrzne obowiązujące w podmiocie kontrolowanym,
• przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i organizacji pracy oraz utrwalania przebiegu i wyników oględzin za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku,
• żądania od Ciebie pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą – obowiązkiem tym objęci są również wszyscy pracownicy, których zatrudniasz lub zatrudniałeś albo osoby, które wykonują lub wykonywały dla Ciebie pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Inspektor ma także prawo wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą,
• wglądu do dokumentacji zakładu pracy dotyczących:

– budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy,

– planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej,

– wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego, na żądanie masz obowiązek dostarczenia inspektorowi pracy próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą.

• wglądu do akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
• żądania od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji, dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników,
• zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją,
• wykonywania niezbędnych odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, inspektor pracy może też żądać ich bezpośrednio od Ciebie,
• sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej,
• korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.

W toku wykonywania czynności kontrolnych inspektor pracy ma obowiązek:

• współdziałania ze związkami zawodowymi, organami samorządu załogi, radami pracowników i społeczną inspekcją pracy,
• przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Inspektor pracy po zakończeniu czynności kontrolnych sporządza protokół kontroli. Dokument ten podpisuje inspektor pracy, który przeprowadził kontrolę oraz osoba reprezentująca podmiot kontrolowany.

Przed podpisaniem protokołu kontroli, przysługuje Ci prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę zobowiązany jest zbadać zgłoszone zastrzeżenia i – w przypadku stwierdzenia ich zasadności  –zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.

Jeśli podczas kontroli inspektor pracy nie stwierdzi uchybień, zamiast protokołu może sporządzić notatkę urzędową, w której umieszcza krótki opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli. Notatkę urzędową podpisuje tylko inspektor pracy.

W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli naruszeń prawa pracy (w tym BHP) lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, inspektor pracy ma prawo:

• wydania decyzji w przedmiocie:

– nakazania usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad BHP,

– nakazania: wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia, skierowania do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisów przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych, jeżeli pracownicy (lub osoby świadczące pracę) nie posiadają odpowiednich kwalifikacji (nakaz natychmiast wykonalny),

– nakazania wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia i zdrowia ludzi (nakaz natychmiast wykonalny),

– nakazania - w przypadku stwierdzenia, że stan BHP zagraża życiu lub zdrowiu pracowników lub osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy - zaprzestania prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju,

– nakazania ustalenia, w określonym terminie, okoliczności i przyczyn wypadku,

– nakazania wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych dla zdrowia w środowisku pracy,

– nakazania pracodawcy wypłaty wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia (nakaz natychmiast wykonalny),

– zakazania wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi (zakaz natychmiast wykonalny),

– nakazania umieszczania stanowiska pracy w wykazie stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o których mowa w ustawie z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, wykreślenia go z wykazu oraz sporządzenia korekty wpisu dokonanego w tym wykazie,

– nakazania umieszczenia pracownika w ewidencji pracowników pracujących w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wykreślenia go z ewidencji oraz sporządzenia korekty wpisu dokonanego w tej ewidencji.

Decyzja może mieć formę ustną (jeśli stwierdzone uchybienia w zakresie BHP mogą zostać usunięte podczas trwania kontroli), pisemną lub wpisu do dziennika budowy. Powinna zawierać podstawę prawną, termin usunięcia stwierdzonych uchybień oraz pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych. Od decyzji inspektora pracy wydanej w formie pisemnej lub stanowiącej wpis do dziennika budowy przysługuje Ci odwołanie do Okręgowego Inspektora Pracy, które można wnieść w terminie 7 dni od daty otrzymania decyzji.

• kierowania wystąpień, które powinny zawierać wnioski pokontrolne i ich podstawę prawną, Jeśli otrzymasz wystąpienie masz obowiązek zawiadomić odpowiedni organ PIP o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych w terminie określonym w wystąpieniu, nie dłuższym niż 30 dni.
• wydawania ustnych poleceń w trakcie kontroli – mających na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości,
• podjęcia innych działań, jeżeli prawo lub obowiązek ich podjęcia wynika z odrębnych przepisów, np. inspektor pracy jest uprawniony do informowania właściwych instytucji (np. ZUS, Policja i Straż Graniczna) o stwierdzonym naruszeniu prawa.

Inspektor pracy może również ukarać osobę winną popełnia wykroczenia przeciwko prawom pracownika mandatem w wysokości od 1.000 do 2.000 zł, a sytuacji popełnienia podobnego wykroczenia w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania grzywna może sięgnąć nawet 5.000 zł. Możesz odmówić przyjęcia mandatu karnego, jednak wtedy musisz liczyć się z tym, że inspektor pracy wystąpi do sądu z wnioskiem o ukaranie, a wtedy kara grzywny może wynieść nawet 30.000 zł.

Inspektor pracy, w przypadku stwierdzenia popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika, może nie zaproponować mandatu lecz skierować wniosek o ukaranie do właściwego sądu karnego.

Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie dotyczą inspektorów pracy, którzy na podstawie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy mają wyraźne prawo m.in. do żądania przedłożenia akt osobowych oraz wszelkich dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników. Nie możesz odmówić inspektorom pracy żądanych informacji zasłaniając się ochroną danych osobowych.

Źródło:

www.pip.gov.pl