Ustawa o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej została już podpisana

Podpisana przez prezydenta ustawa umożliwia także pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji.

Przedsiębiorcy, którzy przekażą do ZUS całą dokumentację, na podstawie której będzie możliwe ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości dla pracowników oraz zleceniobiorców będą mogli skrócić przechowywania dokumentacji. ZUS będzie zapisywał te dane na koncie ubezpieczonego.

Nowe przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych dotyczą nie tylko pracodawców ale także zleceniodawców. Będą oni mieli obowiązek przechowywania dowodów potwierdzających pracę zleceniobiorców przez okres 10 lat.

Przepisy podpisanej ustawy rozszerzają zakres przedmiotowy imiennych raportów miesięcznych przekazywanych przez płatników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, o dane niezbędne do prawidłowego wyliczenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

W związku z tym, ustawa wprowadza regulację wyłączającą, co do zasady, możliwość żądania przez organ rentowy dołączania do wniosku o wybrane świadczenia dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po 1 stycznia 2019 r.

Dla pracowników zatrudnionych w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży.

Za pracownika zatrudnionego przed 1 stycznia1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Ustawa zmienia również obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia.

Aktualnie obowiązujące przepisy przewidują wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie.

Zgodnie z ustawą, preferowaną i wiodącą formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Na wniosek pracownika, pozostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej.

Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem przepisów art. 11 i 12, dotyczących obowiązków przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.

Źródło: prezydent.pl