RODO od 25 maja 2018 r. – jakich danych można żądać od kandydata do pracy

Z tymi przepisami korespondują nadal obowiązujące przepisy Kodeksu pracy, które ustanawiają następujące dane, jakich można żądać od kandydata do pracy, tj.:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3)datę urodzenia;
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5) wykształcenie;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
a w przypadku już zatrudnionego pracownika, także: 

1) inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika – jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2) numer PESEL pracownika.

Wzory kwestionariuszy osobowych wynikające z Kodeksu pracy nadal obowiązują i jako takie mogą być stosowane. W odniesieniu do zgody na przetwarzanie danych, to należy zwrócić uwagę, że zarówno RODO przewiduje konieczność przetwarzania danych w celu realizacji umowy (w tym wypadku – umowy o pracę), jak i wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na pracodawcy, z tego wynikają m.in. obowiązek podania danych adresowych (niezbędnych np. dla rozliczeń podatkowych i w zakresie ubezpieczeń społecznych), czy podania danych dzieci lub członków rodziny (obowiązkowych w przypadku korzystania ze świadczeń socjalnych lub ze świadczeń z ubezpieczenia społecznego).

Przepisy RODO nie nakazują – podobnie jak i Kodeks pracy – obowiązku odebrania zgody na przetwarzanie danych w formie odrębnego oświadczenia, jednak jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Ponieważ Kodeks pracy przewiduje zebranie wyżej wskazanych danych w formie oświadczenia, oświadczenie to może już zawierać zgodę na przetwarzanie danych osobowych (np. w postaci klauzuli zawartej w kwestionariuszy osobowym). 

W pozostałym zakresie pracodawca powinien wprowadzić odpowiednią politykę ochrony danych, do której powinny się stosować także służby kadrowe. 

U pracodawców przetwarzających dane osobowe w dużej skali (w tym także u pracodawców, których działalność polega głównie na zbieraniu i przetwarzaniu takich danych) oraz u pracodawców, którzy przetwarzają tzw. dane wrażliwe (tj. dane których zbieranie lub przetwarzanie jest co do zasady zabronione, chyba, że przepisy na to zezwalają takie jak np. dane dotyczące zdrowia, orientacji seksualnej, przynależności związkowej, dane biometryczne, genetyczne itp.) obowiązkowe jest także powołanie inspektora ochrony danych.