Jakie przepisy regulują kwestię gromadzenia dokumentów związanych z wynagrodzeniami pracowników?

Pytanie: Czy oprócz teczki akt osobowych danego pracownika powinnam założyć teczkę, w której będę gromadziła dokumenty związane z wynagrodzeniem pracownika, takie jak: umowa o pracę, angaże, karty wynagrodzeń, zwolnienia lekarskie, urlopy bezpłatne itp.? Dotychczas nasza jednostka prowadzi karty wynagrodzeń zbiorczo za dany rok. Jakie są przepisy dotyczące gromadzenia dokumentów związanych z wynagrodzeniami pracowników? – pyta kadrowa z Warszawy.

Odpowiedź: Nie ma Pani obowiązku prowadzenia odrębnej teczki z wynagrodzeniami. Nie ma żadnych przepisów określających sposób prowadzenia takiej dokumentacji.

Szczegółowy sposób prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy został określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;

2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 tego rozporządzenia (czyli regulaminem pracy lub informacją o warunkach zatrudnienia) oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

c) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,

d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

h^a) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186⁷ Kodeksu pracy,

i) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

j) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

j^a) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

j^b) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

k) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

k^a) kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,

l) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

Poza tym, zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

1) kartę ewidencji czasu pracy,

2) imienną kartę (listę) wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Nie ma więc obowiązku prowadzenia odrębnej teczki z wynagrodzeniami ani przepisów określających sposób prowadzenia takiej dokumentacji.

Wystarczy, że będzie Pani prowadziła imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Oczywiście, w celu prawidłowego naliczania wynagrodzenia za pracę, wynagrodzenia chorobowego, powinna Pani ewidencjonować również zwolnienia lekarskie, w sposób przyjęty w firmie.