Jak długo przechowywać firmową dokumentację?

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

O obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej stanowi ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Chodzi tutaj o księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, czy płatnicy.

Przedsiębiorca musi również zachować oryginały i kopie faktur oraz faktury korygujące, a także ich duplikaty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast dokumentację, na podstawie której dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym zakończono amortyzację.

Płatnicy obowiązani są również przechowywać dokumenty związane z poborem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika. Po upływie tego okresu, płatnicy przekazują podatnikom dokumenty związane z poborem podatku, a jeśli przekazanie ich podatnikowi nie było możliwe, dokumenty podlegają zniszczeniu.

Dowody księgowe dotyczące rozpoczętych, długoterminowych inwestycji, zaciągniętych pożyczek i kredytów, a także zawarte umowy handlowe i roszczenia dochodzone w postępowaniu cywilnym lub objęte postępowaniem karnym albo podatkowym przechowuje się przez 5 lat. Okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje zostały ostatecznie spłacone lub rozliczone, a w przypadku postępowań zakończone lub przedawnione.

Archiwizacji podlegają także dokumenty ubezpieczeniowe. W przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat.

Nie określono natomiast wprost okresu przechowywania bankowych dokumentów płatniczych. Jednak biorąc pod uwagę 10-letni okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych i dochodzenia przez ZUS należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zaleca się trzymanie dokumentacji płatniczej przez okres nie krótszy niż 10 lat.

Płatnik składek będący pracodawcą jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Zatem, przez tak długi czas pracodawca musi przechowywać dokumentację płacową swoich pracowników.