Będą ułatwienia dla firm. Dowiedz się, jakie

Specjalnie dla Portalu FK komentuje:

Karol Sienkiewicz – radca prawny z kilkunastoletnim doświadczaniem. Doradza w zakresie prawa spółek, prawa cywilnego oraz prawa pracy. Posiada wieloletnie doświadczenie w zakresie prawa energetycznego. Partner w spółce: Sienkiewicz i Zamroch, Radcowie prawni Spółka partnerska. Autor bloga PRAWO DLA PRACODAWCY. Więcej informacji na blogu: PRAWO DLA PRACODAWCY. 

Aktualnie firmy muszą przechowywać akta osobowe swoich pracowników przez okres50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Możliwe jest przechowywanie ich albo we własnym zakresie albo przekazanie do profesjonalnego przechowawcy, co może rodzić koszty.

Jednocześnie, zgodnie z aktualną opinią Głównego Inspektora Pracyakt nie można prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej. Wersja elektroniczna może być co prawda pomocniczo, ale akta muszą być też w klasycznej, papierowej formie.

Według założeń projektu ustawy ma się to zmienić. Okres przechowywania przez firmy akt pracowniczych ma być skrócony do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Założenie to będzie mogło być zrealizowane, o ile wszystkie niezbędne w celu uzyskania świadczeń z zabezpieczenia społecznego dane, będą gromadzone przez ZUS.

Przeczytaj także: Przechowywanie akt osobowych - kopie czy oryginały?

Jednocześnie pracodawca będzie wydawałnowe, rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierać zaświadczenie o wysokości osiąganych zarobków. Ma bowiem zostać utworzony nowy wzór świadectwa pracy – zarównow formie papierowej, jak i elektronicznej.

Przeczytaj także: Świadectwo pracy, nowa umowa i termin jej rozpoczęcia

Również akta osobowe będziesz mógł prowadzić w formie elektronicznej, przy użyciu programów do tego przeznaczonych, zaakceptowanych przez odpowiedniego ministra oraz skorelowanych z programami Płatnik i e-Płatnik ZUS-u. Będzie także możliwość mieszanego prowadzenia tych akt.

Pamiętaj, że na razie to tylko założenia projektu do ustawy, ale zmiany te – w mojej ocenie – wydają się jak najbardziej pozytywne.

Obecnie nie ma już sensu w przechowywaniu akt przez 50 lat, zwłaszcza biorąc pod uwagę wszystkie dokumenty, które trzeba przekazywać do ZUS. Również elektronizacja akt osobowych to dobry pomysł. Wszystko może się jeszcze jednak zmienić w toku legislacyjnym. Proponowany termin wejścia w życie nowych przepisów oznaczono na 1 stycznia 2018 r.