3 porady, jak zaimplementować rejestrację czasu pracy w przedsiębiorstwie

Rejestracja czasu pracy może przynieść wiele korzyści zarówno pracodawcom, jak i samym pracownikom. Daje możliwość efektywniejszego kontrolowania czasu, jaki poszczególne osoby spędzają w zakładzie pracy, pozwala również rejestrowanie wykonywanych obowiązków na home office. Oto 3 porady, jak zaimplementować rejestrację czasu pracy w przedsiębiorstwie, tak aby przynosiła ona oczekiwane rezultaty.

Jak wybrać odpowiedni system do rejestrowania czasu pracy?

Pierwszym krokiem do sukcesu jest wybór odpowiedniego programu, który pozwoli na efektywną rejestrację czasu pracy. Niegdyś umożliwiały one głównie rejestrowanie godziny wejścia i wyjścia do i z zakładu pracy, jednak obecnie są to o wiele bardziej rozbudowane programy, które ułatwiają także kontrolowanie czasu pracy osób, będących na home office. Efektywna rejestracja czasu pracy opiera się przede wszystkim na kontrolowaniu wykonania poszczególnych obowiązków w określonych godzinach. Jest to bardzo istotne chociażby pod kątem planowania grafików, mając na uwadze, jak wiele czasu zajmują konkretne czynności. Odpowiedni system do rejestrowania czasu pracy umożliwia dostęp do danych osobom upoważnionym, jednocześnie zapobiegając ich wyciekowi. Co istotne, powinien mieć również funkcję generowania raportów, które są wartościowe przede wszystkim dla właścicieli firmy bądź managerów poszczególnych działów.

Jak zachęcić pracowników do korzystania z systemów rejestracji czasu pracy?

Implementacja nowych rozwiązań, wśród których znajduje się ewidencja czasu pracy, nie zawsze spotyka się z uznaniem pracowników. Dlatego też pracodawcy powinni ich zachęcać do tego, aby korzystać z nowoczesnych narzędzi. Warto przede wszystkim przeprowadzić krótkie szkolenie instruktażowe, podczas którego pracownicy otrzymają niezbędne informacje na temat funkcjonowania programu oraz dowiedzą się, jak efektywnie mierzyć czas pracy - kilka sposobów. Dobrze jest również przedstawić im zalety, jakie niesie za sobą rejestracja czasu pracy. Wśród nich warto wymienić chociażby:

możliwość zalogowania się do systemu z dowolnego miejsca (jest to istotne w przypadku pracy zdalnej),
skuteczniejsze planowanie pracy,
poprawienie własnej efektywności, co może mieć odzwierciedlenie w premiach,
zredukowanie ryzyka nadużyć, na przykład w postaci zbyt długich przerw.

Oczywiście, aby rejestracja czasu pracy mogła przynosić oczekiwane korzyści, muszą z niej korzystać wszyscy pracownicy.

W jaki sposób zaimplementować rejestrację czasu pracy?

Implementacja rejestracji czasu pracy może sprawiać pewne problemy pod kątem technicznym, zatem warto dobrze ją zaplanować, najlepiej z odpowiednim wyprzedzeniem. Zadanie to powinno zostać powierzone jednej, konkretnej osobie - w kwestiach technicznych można skorzystać z pomocy informatyka pracującego dla firmy, która promuje konkretny program do ewidencjonowania czasu pracy. Nad sprawnym przebiegiem całego procesu powinien czuwać organizator - pracownik naszej firmy, które zajmie się organizacją szkolenia dla pozostałych zatrudnionych czy też będzie odpowiadał na ich pytania, jeśli takowe się pojawią. Najczęściej organizatorem jest pracownik działu HR, choć nie ma przeszkód, aby obowiązek ten przejął ktoś inny - na przykład manager czy nawet właściciel firmy. Ważne, aby cały proces odpowiednio zaplanować, wraz z podaniem konkretnych terminów realizacji poszczególnych prac.