Numer referencyjny KSeF to unikalny identyfikator, który system nadaje fakturze po jej pozytywnej weryfikacji. Sprawdź, dlaczego jego nadanie ma kluczowe znaczenie i dowiedz się, jakie konsekwencje wiążą się z tym etapem procesu fakturowania. Artykuł wyjaśnia też, czym numer KSeF różni się od numeru faktury i w jakich sytuacjach odgrywa szczególną rolę.

Przygotowanie faktury w KSeF to proces, który wymaga uwzględnienia zarówno elementów merytorycznych, jak i wymogów technicznych systemu. Sprawdź, jakie dane musisz zebrać przed wystawieniem dokumentu i dowiedz się, jak zmienią się procedury w związku z wprowadzeniem nowej struktury faktur.

Autoryzacja użytkownika w KSeF to niezbędny krok, bez którego nie można wystawić ani odebrać faktury w systemie. Sprawdź, jakie metody logowania przewiduje ustawa i dowiedz się, które rozwiązanie będzie obowiązywało w kolejnych latach. Artykuł wyjaśnia także, jak wygląda dostęp do KSeF w przypadku grup VAT i na co warto zwrócić szczególną uwagę.

Dane umieszczane w treści e-faktury wystawianej w systemie KSeF dzielą się na trzy główne kategorie (rodzaje pól do wypełnienia), które można wydzielić na podstawie struktury logicznej FA(3). Podział ten wynika bezpośrednio z konstrukcji schemy XML i ma kluczowe znaczenie dla poprawności faktury oraz jej zgodności z przepisami. Należy bowiem pamiętać, że treść e-faktura musi zgadzać się ze schemą.

Najnowsza wersja schemy e-faktury FA (3) została opublikowana przez Ministerstwo Finansów 25 czerwca 2025 r. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na ePUAP i obowiązuje od 1 lutego 2026 r. jako standardowy format w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) (https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/struktura-logiczna-fa-3/). Wcześniej stosowało się sche-mat FA (2).

W ramach dobrowolnego KSeF nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych dodatkowych plików (np. w formacie PDF lub JPG) jako załączników. Co za tym idzie, dokumenty takie jak CMR, zamówienia, protokoły odbioru czy inna dokumentacja związana z transakcją muszą być wysyłane poza KSeF, np. e-mailowo.

Jednym z częściej pojawiających się pytań od momentu ogłoszenia informacji o wprowadzeniu KSeF jest to dotyczące różnicy między tradycyjnym numerem faktury a numerem nadawanym przez system KSeF. Przedsiębiorcy zastanawiają się, czy numer KSeF zastępuje dotychczasowy numer faktury, czy też funkcjonują one równolegle.

Od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą mogli dodawać załączniki do faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Nowa funkcjonalność – długo wyczekiwana przez przedsiębiorców – działa na podstawie rozszerzonej struktury FA (3) i wymaga wcześniejszego zgłoszenia przez API. Sprawdź, jakie dokumenty mogą być dodane do faktury i jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z tej możliwości. Jak skutecznie przekazywać dane kontrahentom w KSeF - załączniki i pole „Dodatkowy opis”.

Wysyłka faktury do KSeF to obowiązkowy krok, bez którego dokument nie zostanie uznany za wystawiony. Sprawdź, jakie tryby przesyłania przewidziano w systemie i dowiedz się, dlaczego poprawność walidacji ma kluczowe znaczenie.

Nabycie wyrobów akcyzowych objętych pozycją CN 3403 zaklasyfikowanych do kategorii preparatów smarowych, po spełnieniu ustawowych przesłanek korzysta ze zwolnienia od podatku akcyzowego. Poznaj szczegóły dotyczące warunków, jakie należy spełnić, aby transakcja nie została opodatkowana akcyzą.