Błędny NIP nabywcy w KSeF powoduje, że faktura zostaje przypisana do podmiotu wskazanego tym numerem NIP, nawet jeżeli nie jest on rzeczywistą stroną transakcji. W praktyce konieczne jest wystawienie faktury korygującej „do zera” na błędnego nabywcę oraz nowej faktury z prawidłowymi danymi. Sprawdź, jak taki błąd wpływa na rozliczenie VAT i JPK_VAT.

Numer referencyjny KSeF to unikalny identyfikator, który system nadaje fakturze po jej pozytywnej weryfikacji. Sprawdź, dlaczego jego nadanie ma kluczowe znaczenie i dowiedz się, jakie konsekwencje wiążą się z tym etapem procesu fakturowania. Artykuł wyjaśnia też, czym numer KSeF różni się od numeru faktury i w jakich sytuacjach odgrywa szczególną rolę.

Przygotowanie faktury w KSeF to proces, który wymaga uwzględnienia zarówno elementów merytorycznych, jak i wymogów technicznych systemu. Sprawdź, jakie dane musisz zebrać przed wystawieniem dokumentu i dowiedz się, jak zmienią się procedury w związku z wprowadzeniem nowej struktury faktur.

Autoryzacja użytkownika w KSeF to niezbędny krok, bez którego nie można wystawić ani odebrać faktury w systemie. Sprawdź, jakie metody logowania przewiduje ustawa i dowiedz się, które rozwiązanie będzie obowiązywało w kolejnych latach. Artykuł wyjaśnia także, jak wygląda dostęp do KSeF w przypadku grup VAT i na co warto zwrócić szczególną uwagę.

Dane umieszczane w treści e-faktury wystawianej w systemie KSeF dzielą się na trzy główne kategorie (rodzaje pól do wypełnienia), które można wydzielić na podstawie struktury logicznej FA(3). Podział ten wynika bezpośrednio z konstrukcji schemy XML i ma kluczowe znaczenie dla poprawności faktury oraz jej zgodności z przepisami. Należy bowiem pamiętać, że treść e-faktura musi zgadzać się ze schemą.

Najnowsza wersja schemy e-faktury FA (3) została opublikowana przez Ministerstwo Finansów 25 czerwca 2025 r. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na ePUAP i obowiązuje od 1 lutego 2026 r. jako standardowy format w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) (https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/struktura-logiczna-fa-3/). Wcześniej stosowało się sche-mat FA (2).

W ramach dobrowolnego KSeF nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych dodatkowych plików (np. w formacie PDF lub JPG) jako załączników. Co za tym idzie, dokumenty takie jak CMR, zamówienia, protokoły odbioru czy inna dokumentacja związana z transakcją muszą być wysyłane poza KSeF, np. e-mailowo.

Jednym z częściej pojawiających się pytań od momentu ogłoszenia informacji o wprowadzeniu KSeF jest to dotyczące różnicy między tradycyjnym numerem faktury a numerem nadawanym przez system KSeF. Przedsiębiorcy zastanawiają się, czy numer KSeF zastępuje dotychczasowy numer faktury, czy też funkcjonują one równolegle.

Od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą mogli dodawać załączniki do faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Nowa funkcjonalność – długo wyczekiwana przez przedsiębiorców – działa na podstawie rozszerzonej struktury FA (3) i wymaga wcześniejszego zgłoszenia przez API. Sprawdź, jakie dokumenty mogą być dodane do faktury i jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z tej możliwości. Jak skutecznie przekazywać dane kontrahentom w KSeF - załączniki i pole „Dodatkowy opis”.

Wysyłka faktury do KSeF to obowiązkowy krok, bez którego dokument nie zostanie uznany za wystawiony. Sprawdź, jakie tryby przesyłania przewidziano w systemie i dowiedz się, dlaczego poprawność walidacji ma kluczowe znaczenie.