Zoptymalizuj proces rozliczania delegacji - jak efektywnie zarządzać delegacjami w firmie?

Dziś na rynku dostępne są różne programy pozwalające na rozliczanie delegacji online. Pamiętać jednak trzeba, że wybór tego konkretnego nie powinien być przypadkowy. Ważne jest bowiem, aby oprogramowanie dokładnie odpowiadało na konkretne potrzeby i oczekiwania firmy. Przede wszystkim takie oprogramowanie powinno być intuicyjne w obsłudze. Dzięki temu osoby w firmie odpowiedzialne za planowanie i rozliczanie delegacji będą mogły z niego korzystać niemal od razu. Wybierając konkretne oprogramowanie, warto zwrócić uwagę na to, czy posiada ono funkcję dającą możliwość komunikacji między pracownikiem działu kadr, kierownikami i pracownikami. Takie rozwiązanie znacznie przyspieszy wymianę informacji między wszystkimi uczestnikami procesu planowania i rozliczania delegacji. Oprogramowanie do rozliczania delegacji online opierać powinno się na elektronicznej wymianie dokumentów dotyczących podróży służbowej. Pozwala to w znaczący sposób przyspieszyć realizację wszystkich czynności związanych z zaplanowaniem, a następnie rozliczeniem delegacji pracownika.

Ogromną zaletą tego typu oprogramowania online jest fakt, że planowanie w nim delegacji jest niezwykle łatwe. Wystarczy jedynie właściwy formularz i go po prostu wypełnić podając wszystkie niezbędne informacje dotyczące delegacji. Wśród takich informacji wskazać można choćby na termin delegacji (data wyjazdu i przyjazdu), docelową lokalizację, dane delegowane pracownika oraz dane dotyczące wysokości zaliczki i diety. Oprogramowanie daje także możliwość szybkiego i łatwego wyboru środka transportu (samochód służbowy, samochód prywatny, komunikacja publiczna). Dzięki temu późniejsze rozliczenie delegacji staje się o wiele prostsze. Po wypełnieniu i przesłaniu formularza przez przełożonego pracownik jest niemal natychmiast informowany o planowanej delegacji. Wszystkie niezbędne informacje otrzymuje bowiem na specjalnie dedykowaną aplikację. Pozwala to pracownikowi na odpowiednie przygotowanie się do podróży służbowej. Oczywiście pracownik ma wówczas także możliwość zgłoszenia swoich uwag co do zaplanowanej delegacji.

Nie da się ukryć, że zalet związanych z planowaniem i rozliczaniem delegacji online jest wiele. W pierwszej kolejności wspomnieć można choćby o tym, że takie rozwiązanie daje możliwość analizy danych historycznych. Oprogramowane pozwala przedsiębiorcy na szybką ocenę wszelkich kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników w wybranych okresie. Co więcej, zarządzanie delegacjami online odbywa się w sposób całkowicie zautomatyzowany, co wiąże się z niemałą oszczędnością czasu. Warto tu dodać, że tego typu oprogramowanie daje znacznie więcej możliwości. Mowa tu o dodatkowych funkcjach. Dobrym przykładem może być choćby zarządzanie urlopami czy czasem pracy. Takie rozwiązania w znaczący sposób ułatwiają codzienną pracę działów kadr i płac.