Kwalifikowane certyfikaty i detale, które robią różnicę

Ten artykuł porządkuje kluczowe pojęcia i pomaga świadomie wybrać narzędzia, które nie tylko umożliwią logowanie do KSeF, ale też usprawnią elektroniczny obieg dokumentów.

Posłuchaj, kiedy wykorzystujemy zwykły, a kiedy kwalifikowany e-podpis. Profil zaufany ma ograniczone zastosowanie, ponieważ przeznaczony jest wyłącznie do autoryzacji dokumentów urzędowych - służy do potwierdzania tożsamości w relacjach z podmiotami administracji publicznej. Kwalifikowany e-podpis jest natomiast narzędziem uniwersalnym - pozwala podpisywać każdy rodzaj dokumentów, niezależnie od ich charakteru: firmowych, prywatnych i urzędowych. Jest powszechnie wykorzystywany w elektronicznym obiegu dokumentów i w relacjach B2B.

Jednorazowy kwalifikowany e-podpis mSzafir nie przyda się do obsługi KSeF, ale warto z niego skorzystać, gdy potrzebne jest podpisanie pojedynczego dokumentu - np. wniosku o dofinansowanie. Ta wersja e-podpisu nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania, a tożsamość można potwierdzić online za pomocą bankowości elektronicznej lub aplikacji mObywatel (z e-dowodem wydanym po 19.03.2021 r.). Certyfikat jednorazowy jest ważny przez 15 minut.

Oba rozwiązania są zgodne z rozporządzeniem eIDAS, natomiast mają różne zastosowania. Kwalifikowany e-podpis mSzafir zawiera dane osobowe, czyli imię, nazwisko, PESEL oraz opcjonalnie nazwę firmy. Ma moc prawną odręcznego podpisu, dlatego sprawdza się w życiu prywatnym oraz zawodowym. 

E-pieczęć potwierdza tożsamość firmy, a nie osoby. Pracownicy mogą więc pieczętować dokumenty bez ujawniania swoich danych osobowych. To rozwiązanie idealne tam, gdzie autoryzacja  dotyczy organizacji.

Znacznik czasu zawiera datę oraz dokładny czas złożenia e-pieczęci lub e-podpisu na dokumencie.  Jest wiążącym dowodem w sądzie, ponieważ pozwala udowodnić, kiedy dokument powstał w danej formie. Można też w ten sposób „przedłużyć” ważność dokumentu w przyszłości, nawet jeśli w międzyczasie wygaśnie certyfikat, którym był autoryzowany.

Pieczęć elektroniczną na module kryptograficznym HSM można zintegrować z systemami firmowymi, np. kadrowym czy CRM za pomocą dedykowanych narzędzi programistycznych od KIR. W ten sposób organizacja tworzy własną infrastrukturę do wewnętrznego obiegu dokumentów, która pozwala pieczętować dokumenty automatycznie, bez angażowania pracowników. Kwalifikowana e-pieczęć na module HSM zabezpiecza pliki z najbardziej wrażliwymi danymi, bez ryzyka dostępu do nich przez osoby nieupoważnione.

Dobrze dobrane certyfikaty pozwalają nie tylko sprawnie uwierzytelniać się w KSeF, lecz także automatyzować obieg dokumentów, ograniczać zużycie papieru i przygotować firmę na kolejne etapy cyfryzacji. Dla księgowych i ich klientów zakup kwalifikowanego certyfikatu e-podpisu i e-pieczęci rozwieje wątpliwości co do źródła pochodzenia dokumentów, a także pozwoli zaoszczędzić cenny czas. Zamiast skupiać się na wyzwaniach dajemy rozwiązanie, które ułatwi codzienną pracę.