5 wyzwań nowoczesnego biura księgowego

Dodano: 30 września 2020
5 wyzwań biura

Konkurencja na rynku usług księgowych jest coraz większa. W niesamowitym tempie zmieniają się oczekiwania przedsiębiorców i możliwości technologiczne gwarantujące ich realizację. Prowadzisz biuro księgowe, więc pewnie chciałbyś, aby było ono nowoczesne i dostosowane do potrzeb Twoich klientów. Przed biurem rachunkowym, które chce uchodzić za takie na miarę XXI w., stoją różne wyzwania. To one dziś wyznaczają innowacyjność biura, a w efekcie też jego konkurencyjność.

Warto zatem zastanowić się i poszukać odpowiedzi na pytania:

Jakie biuro księgowe można uznać za nowoczesne i konkurencyjne?

Czy Twoje biuro jest właśnie takie?

Czego od biura oczekują klienci?

W dalszej części tekstu skupimy się na najważniejszych trendach nowoczesnej księgowości, które wynikają z potrzeb i oczekiwań dzisiejszych przedsiębiorców. A są one coraz większe. Według raportu The Practice of Now 2019 obecnie aż 83% właścicieli firm wymaga więcej od swojego biura księgowego niż jeszcze 5 lat temu. Jednym z takich oczekiwań jest
proponowanie i wdrażanie innowacyjnych rozwiązań w prowadzonej działalności. Chce tego 68% klientów, a nowoczesne biuro rachunkowe musi tym oczekiwaniom sprostać.

O jakich największych wyzwaniach mowa?

1. Automatyzacja

To obecnie bardzo ważny aspekt funkcjonowania biur rachunkowych.

Dlaczego automatyzacja jest taka ważna?

Przede wszystkim pozwala na oszczędność czasu, który jest coraz bardziej deficytową wielkością - i w firmach, i w biurach księgowych. W raporcie Potrzeby, problemy i wyzwania stojące przed księgowymi oczami Liderów Księgowości wyraźnie wskazano, że najwięcej czasu zajmuje księgowym: wprowadzanie dokumentów do systemu i obsługa faktur – 29,75% , przygotowywanie raportów – 16,17% i przygotowywanie dokumentów na potrzeby podmiotów zewnętrznych (sprawozdania, raporty, kontrole) – 14,64% . Wszystkie te czynności można zautomatyzować.

Odpowiedni system wspomagający pracę biura pozwoli uwolnić księgowych od rutynowych, często bardzo czasochłonnych zadań. Wprowadzanie danych może być zastąpione ich automatycznym wczytaniem przez odpowiednio opracowany moduł systemu. Zwykle w systemach automatycznie dokonywana jest również aktualizacja danych. Wszystkie te
czynności, gdy są realizowane ręcznie, pochłaniają wiele czasu i zaangażowania pracowników biura. Zautomatyzowane, nie dość, że będą wykonane szybciej, to jeszcze dokładniej, bo nużące, ręczne wklepywanie danych sprzyja pomyłkom. A księgowy może w tym czasie zająć się innymi, bardziej kreatywnymi i wymagającymi zadaniami.

Zalet automatyzacji trudno nie dostrzec również przy automatycznym generowaniu zestawień, sprawozdań czy raportów. System wspomagający zrobi to błyskawicznie i oczywiście bez błędów. Automatycznie prześle też utworzone zestawienia do klientów czy podmiotów zewnętrznych, które tego wymagają.

Podsumowując, automatyzacja to przede wszystkim sposób na usprawnienie pracy i minimalizowanie błędów często pojawiających się przy tradycyjnym, manualnym wykonywaniu zadań.

2. Digitalizacja dokumentów

Firmy oraz obsługujące je biura rachunkowe coraz częściej odchodzą od tradycyjnych, papierowych dokumentów, swoją działalność opierając na dokumentacji w wersji cyfrowej. Można wyodrębnić wiele przyczyn powstania tego trendu.

Łatwość przekazywania, gromadzenia, przechowywania, sortowania i wyszukiwania, a także bezpieczeństwo zasobów to tylko niektóre argumenty do digitalizowania dokumentów - szczególnie tych księgowych. Cyfrowe dokumenty w biurze księgowym to przede wszystkim usprawnienie pracy, ale także bezpieczne ich przechowywanie. Przy dokumentach w tej wersji nie ma obaw, że któryś z nich zaginie lub zostanie zniszczony.

Digitalizacja dokumentów stała się możliwa dzięki najnowszym technologiom. Na elektroniczną wersję dokumentów w księgowości pozwalają też aktualne przepisy prawa. I tego właśnie oczekują klienci biur rachunkowych i księgowi. Dlaczego? Do wcześniejszych argumentów trzeba dodać i to, że wyszukanie faktury w segregatorze pochłania zdecydowanie więcej czasu niż odszukanie jej w zbiorze plików systemową wyszukiwarką. Do tego łatwiejsze utrzymanie porządku i obecnie tak bardzo modne bycie firmą EKO. Automatyzacja i digitalizacja to przyszłość biur księgowych! Zadbaj zatem, aby Twoje biuro wspomagał odpowiednio zaprojektowany system, z którym sprostacie tym wyzwaniom.

3. Zdalny dostęp 24/7

Klienta biura rachunkowego nie zadowala już obecnie możliwość kontaktu z księgowym od poniedziałku do piątku w stałych godzinach 9-17. Zbyt uciążliwe jest też dla niego dzwonienie do biura w każdej sytuacji, gdy potrzebuje uzyskać informację o finansach swojej firmy, czy statusie którejś faktury. To zupełnie inny klient, bo inne są jego potrzeby i oczekiwania. Teraz, bez względu na to, gdzie Twój klient przebywa - chce mieć łączność z biurem, a w zasadzie dostęp do swoich danych z każdego miejsca i o każdej porze. Dokumenty, które są gromadzone w systemie wspomagającym pracę biura, tworzą indywidualne, cyfrowe repozytoria. W każdej chwili zdalny dostęp do nich ma klient i upoważniony pracownik biura. Wystarczy, że posiadają oni komputer lub telefon z dostępem do internetu. Oczywiście, zgodnie z zasadą poufności, klient może przeglądać dokumenty i
informacje tylko własnej firmy.

Zdalny dostęp do danych przez 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę obu stronom umożliwia bieżące monitorowanie stanu finansowego firmy i terminów płatności, przeglądanie aktualnych i archiwalnych faktur oraz innych dokumentów firmowych. Tu klient odczyta też oznaczenie statusu analizowanych dokumentów. Na bieżąco może zatem śledzić ich realizację. To ogromna oszczędność czasu i nerwów zarówno klientów, jak i ich księgowych, a telefony do biura w tych sprawach są wykonywane rzadziej.

4. Smartyzacja i obsługa on-the-go

Coraz częściej to właśnie smartfon jest naszym głównym narzędziem do zarządzania i utrzymywania stałego kontaktu ze światem. Wśród przedsiębiorców, klientów Twojego biura jest nie inaczej. Smartfon stał się nieodłącznym atrybutem szefów firm. Wiele spraw firmowych mogą już załatwić z użyciem smartfona. I co najważniejsze - chcą mieć taką możliwość. Biznesowi użytkownicy smartfonów cenią sobie także, możliwy tą drogą, szybki dostęp do danych w systemie, z którym współpracują.

Księgowe sprawy również mogą załatwiać poprzez smartfona. Jak wygodna to opcja, nie trzeba przekonywać nikogo, kto już tak działa. Natychmiastowe wejście z pozycji smartfona do systemu z aktualnymi i archiwalnymi danymi finansowymi, komunikacja z biurem i przesyłanie dokumentów przez dedykowaną aplikację mobilną, pozwalają na jeszcze sprawniejsze zarządzanie firmą.

W natłoku obowiązków i spraw do załatwienia, zapracowany klient Twojego biura na pewno będzie bardzo wdzięczny za obsługę on-the-go, czyli w biegu, w trakcie załatwiania innych spraw. Warto, aby system wspomagający pracę biura księgowego dawał taką możliwość. Dobrze więc, jeśli sięgniesz po rozwiązania systemowe, które oferują dostęp do informacji za pośrednictwem platformy obsługującej Twoje biuro księgowe.

5. Komunikacja z klientem online

Przedsiębiorcy coraz częściej chcą komunikować się ze swoim biurem księgowym online. Według raportu XeroState of Accounts na taką formę komunikacji liczy aż 58% firm. W czasie pandemii i pracy zdalnej lub hybrydowej liczba ta na pewno jeszcze się zwiększyła. Klientom biur księgowych nie wystarczy już tradycyjny e-mail, bo asynchroniczność poczty powoduje zbyt wolny przepływ informacji. W natłoku wiadomości, ta najważniejsza w danej chwili może zostać pominięta lub zagubiona. Chcieliby, aby dostępne kanały komunikacyjne zostały wzbogacone o powiadomienia, wiadomości tekstowe i wideoczaty w czasie
rzeczywistym. Doceniają te usługi księgowe, w których komunikacja odbywa się przez wspomagającą, bezpieczną platformę systemową. Jeszcze lepiej, gdy dodatkowo jest ona zsynchronizowana z aplikacją mobilną.

Biuro rachunkowe komunikujące się ze swoimi klientami przez platformę systemową ma ułatwione zadanie, gdyż każda wiadomość znajduje się w tym systemie. Można monitorować jej dostarczenie i odczytanie, a w razie potrzeby szybko ją odszukać. Nie bez znaczenia jest możliwość przesyłania indywidualnych bądź grupowych wiadomości. Jeżeli system wspomagający pracę biura ma taką opcję, przesyłanie klientom powiadomień o terminach opłat, brakujących dokumentach oraz informacji o zmianach w prawie nie stanowi już problemu. W systemie robi się to jednym kliknięciem.

Szybka wymiana informacji stała się obecnie niezbędna, z uwagi na zmiany w organizacji pracy firm i biur rachunkowych. Dotarcie klienta do biura jest często utrudnione, a nawet w czasie pandemii ze względów bezpieczeństwa - niewskazane. Praca zdalna lub hybrydowa zwiększa obustronne zapotrzebowanie na komunikację online, bo tylko taka pozwala na skuteczną oraz szybką wymianę informacji. Internet jest również doskonałym rozwiązaniem na bezpieczne i sprawne przekazywanie cyfrowych dokumentów.

5 wymienionych powyżej wyzwań nowoczesnego biura rachunkowego to jednocześnie 5 kierunków jego rozwoju.

Jak biuro księgowe może stać się nowoczesne?

Wystarczy, że wesprze się w swojej pracy odpowiednim, nowoczesnym narzędziem. Do tego potrzebuje systemu, wyposażonego w funkcje omawiane przy kolejnych wyzwaniach, który będzie prosty we wdrożeniu i łatwy w obsłudze.

Systemem, który doskonale wspiera działalność biur rachunkowych i pozwala na bycie biurem nowoczesnym, jest KonektoSmart.

Jak KonektoSmart wspiera biura rachunkowe i ich klientów?

System KonektoSmart umożliwia:

● automatyczne importowanie danych z wielu programów księgowych. Lista tych programów jest systematycznie rozszerzana. Aktualizacja danych też dokonywana jest automatycznie;

● wystawianie faktur, automatyczne przesyłanie ich do kontrahentów i do księgowości oraz otrzymywanie natychmiast informacji zwrotnej, czy zostały zaksięgowane;

● realizację elektronicznego obiegu dokumentów i usprawnienie przepływ dokumentów między klientem a biurem. Do systemu można przesyłać zdjęcia, skany oraz pliki dokumentów. W najbliższych dniach KonektoSmart zostanie wyposażony w
narzędzie OCR służące do optycznego rozpoznawania znaków. To jeszcze bardziej przyspieszy pracę przy wprowadzaniu danych do systemu z dokumentów księgowych;

● gromadzenie dokumentów, ich porządkowanie i wyszukiwanie. Oznaczenie zaksięgowanych lub zatwierdzonych, automatycznie jest widoczne w panelu klienta;

● przesyłanie indywidualnych oraz grupowych wiadomości i powiadomień. Ich przesyłanie realizowane jest przez panel systemu, w którym można sprawdzić datę i godzinę odczytania oraz wewnętrzną pocztę e-mail.

W KonektoSmart biuro i klient mają nieograniczony dostęp 24/7 do informacji o aktualnych oraz archiwalnych opłaconych podatkach, składkach ZUS i bilansach. Informacje te automatycznie przesyłane są do klienta i dostępne w jego w panelu w przeglądarce oraz w aplikacji mobilnej na Androidzie. Do klientów automatycznie wysyłane są też powiadomienia o terminach opłat i dostarczenia dokumentów.

Co najważniejsze, wdrożenie systemu trwa tylko 30 minut, a sam wygląd panelu biura i klienta pozwala na szybkie opanowanie wszystkich funkcji.

Poznaj system KonektoSmart odwiedzając stronę https://konektosmart.pl

Zarejestruj się na stronie KonektoSmart i przetestuj system za darmo przez 2 miesiące!

Artykuł sponsorowany

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz