Nowa wersja formularza VAT-REF – dlaczego Ministerstwo Finansów wprowadziło zmiany

Druk VAT-REF jest „Wnioskiem o zwrot podatku od wartości dodanej (VAT) naliczonego w innym państwie członkowskim”. Składają go podatnicy, którzy w związku z prowadzoną działalnością dokonali zakupów towarów i usług za granicą, w innych państwach Unii Europejskiej. Takie podmioty nie mogą odliczyć zagranicznego VAT (podatku od wartości dodanej) od „polskiego” podatku należnego. Zasadą jest bowiem, że polski podatnik ma prawo odliczać tylko krajowy VAT. Natomiast przy rozliczaniu VAT zapłaconego za granicą, stosuje się przepisy kraju, w którym poniesiono wydatek zawierający tamtejszy podatek od wartości dodanej.

Nie oznacza to jednak, że podatnik z Polski nie ma możliwości jego odzyskania, jeśli zapłacił go w innym kraju UE, np. przy okazji:

• zakupu paliwa,
• opłat za przejazdy autostradami,
• wynajmu środków transportu (np. w wypożyczalni samochodów),
• wydatków na korzystanie z transportu publicznego,
• poniesienia kosztów zakwaterowania (np. w hotelu),
• wydatkowania środków na zakup żywności, napojów, usługi restauracyjne itp.,
• opłacenia wstępu na branżowe targi i wystawy.   

Zwrot zapłaconego za granicą VAT odbywa się w ramach specjalnej procedury, tzw. „VAT Refund”.  Na gruncie krajowych regulacji, została ona uregulowana w art. 89 ust. 1h-1j ustawy VAT. W świetle powołanych przepisów, podatnik, o którym mowa w art. 15 tej ustawy, ubiegający się o zwrot podatku od wartości dodanej m.in. w odniesieniu do nabytych przez niego towarów i usług – składa wniosek za pomocą środków komunikacji elektronicznej o dokonanie takiego zwrotu za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego do właściwego państwa członkowskiego.

O zwrot VAT zapłaconego w innym kraju UE może ubiegać się przedsiębiorca, jeśli:

• nie ma siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym został dokonany zakup,
• jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce,
• nie dokonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej z podatku VAT i nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego VAT.

Ministerstwo Finansów przygotowało nową wersję formularza VAT-REF (6), która została opublikowana na stronie serwisu podatki.gov.pl, w zakładce VAT / e-Deklaracje. Jak poinformowały  służby skarbowe w komunikacie z 1 kwietnia 2025 r., zmiany w tym zakresie mają związek z wejściem w życie rozporządzenia Komisji (UE) 2023/137 z 10 października 2022 r. zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej NACE Rev. 2. Zmodyfikowany wzór wspomnianego formularza uwzględnia zmianę kodów klasyfikacji działalności gospodarczej NACE 2.1.