Podpowiadamy, jak poprawnie konstruować sprawozdania budżetowe jednostek sektora publicznego

Sprawozdania z wykonania budżetu odzwierciedlają rzeczywisty i pełny przebieg wszystkich czynności faktycznych i prawnych, które składają się na wykonanie budżetu przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Na podstawie sprawozdawczości budżetowej można ocenić:

• gromadzenie dochodów budżetowych,
• wydatkowanie środków publicznych,
• finansowanie deficytu oraz
• zarządzanie środkami publicznymi, w tym zaciąganie zobowiązań, które angażują te środki.

Poprawnie sporządzone sprawozdania umożliwiają jednostkom samorządu terytorialnego:

• sprawowanie przez organ stanowiący, a przede wszystkim komisję rewizyjną i komisję do spraw budżetu, kontroli działalności organu wykonawczego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych,
• kompleksowe zarządzanie gospodarką finansową jednostek samorządu terytorialnego, jeżeli zawartość informacyjna sprawozdań na to pozwala,
• prawidłowe wykonywanie budżetu,
• wykonywanie przez kierownika jednostki zadań związanych z kontrolą finansową i audytem wewnętrznym,
  • ustalenie odchyleń pomiędzy kwotami planowanymi a zrealizowanymi.

Organy nadzoru i kontroli nad gospodarką finansową jednostek samorządu terytorialnego wykorzystują sprawozdania budżetowe w celu:

• sprawowania nadzoru i kontroli nad przebiegiem procesów finansów publicznych,
• ustalenia wskaźników podstawowych dochodów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego,
• dokonywania okresowych ocen i generowania globalnej informacji z przebiegu procesów finansowych w sektorze finansów publicznych,
• sporządzania raportów finansowych o stanie gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego.

Sprawozdawczość dostarcza materiału, na podstawie którego można ocenić funkcjonowanie finansów publicznych oraz podjąć działania korygujące.

W rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej określono:

• rodzaje, formy, terminy i sposoby sporządzania sprawozdań budżetowych,
• jednostki obowiązane do sporządzania poszczególnych rodzajów sprawozdań oraz
• odbiorców tych sprawozdań.

Ponadto wymieniono sprawozdania:

• jednostkowe – sporządzane przez kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych na podstawie danych wynikających z ich ksiąg rachunkowych,
• zbiorcze i łączne – kumulujące dane zawarte w sprawozdaniach jednostkowych jednostek podległych i własne sprawozdania jednostkowe oraz
• skonsolidowane.

Za sporządzanie sprawozdań rzetelnie oraz poprawnie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a także zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej są odpowiedzialni kierownicy jednostek sektora finansów publicznych. Jednostki otrzymujące sprawozdania są obowiązane sprawdzić je pod względem formalno-rachunkowym. Mogą dokonać kontroli merytorycznej poprawności złożonych sprawozdań. W tym celu mogą żądać przedstawienia wskazanych ksiąg rachunkowych i dokumentów.

Dane wykazane w sprawozdaniach budżetowych powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Brak zgodności powoduje odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny publicznych.

Nieprawidłowości dotyczące sprawozdawczości budżetowej, stwierdzane podczas przeprowadzonych kontroli, dotyczą:

• niesporządzania wszystkich wymaganych sprawozdań,
• nieterminowego przekazania sprawozdań,
• niepoprawnego sporządzania sprawozdań.

Najczęstszym błędem popełnianym przez jednostki jest niepoprawne sporządzenie sprawozdania.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej sprawozdania jednostkowe sporządzają i przekazują odbiorcy sprawozdań kierownicy jednostek organizacyjnych – za okresy i w terminach wskazanych w tym rozporządzeniu.

Błędy polegają również na:

• niezgodności pomiędzy sprawozdaniem zbiorczym a sprawozdaniami jednostkowymi oraz
• wykazywaniu w sprawozdaniach danych niezgodnych z ewidencją księgową.

Niezgodność pomiędzy zbiorczym sprawozdaniem Rb-28S a sprawozdaniami jednostkowymi stanowi naruszenie § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Wynika z niego, że sprawozdania zbiorcze, w szczegółowości sprawozdań jednostkowych, są sporządzane przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego na podstawie:

• sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz
• sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu.