Zasady ewidencji obrotu kasowego oraz dochodów budżetowych w przedszkolu

Regionalna Izba Obrachunkowa we Wrocławiu przeprowadziła kontrolę gospodarki finansowej jednego z publicznych przedszkoli.

Jedną z wykrytych nieprawidłowości było niepoprawne rozliczanie i ewidencja wpłat za usługi świadczone przez przedszkole (wyżywienie, ponadnormatywny pobyt dzieci w placówce).

Wpływy pobierane były od rodziców w siedzibie przedszkola przez pracownika zatrudnionego na stanowisku intendent - specjalista do spraw zaopatrzenia, wykonującego również czynności związane z prowadzeniem kasy jednostki (kasjera). Na potwierdzenie przyjętych wpłat gotówkowych były wystawiane dowody z kwitariuszy przychodowych.

Stwierdzono jednak, że obrót gotówkowy związany z przyjętymi wpłatami za usługi nie był ujmowany w raporcie kasowym oraz nie był objęty ewidencją księgową na koncie 101 „Kasa”. Z przyjętych zasad funkcjonowania konta 101 wynika tymczasem, że konto to służy do ewidencji krajowej gotówki znajdującej się w kasie pochodzącej również z wpływów planowanych i nieplanowanych dochodów.

Ewidencja księgowa związana z zainkasowaną gotówką przez pracownika była prowadzona na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (strona Ma), w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki” (strona Wn). Było to niezgodne z zasadami funkcjonowania kont: 101, 221 i 240 określonymi w zakładowym planie kont oraz rozporządzeniu ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości.

Kontrolowana jednostka nie prowadziła także zapisów księgowych na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” (strona Ma) w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki” (strona Wn) dotyczących rozliczenia z budżetem gminy z tytułu wykonanych dochodów budżetowych.

Nie dokonywano okresowych przeksięgowań z konta 222 zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800 „Fundusz jednostki” na podstawie sprawozdań Rb-27S. Nieprawidłowość ta była konsekwencją nieodpowiedniej ewidencji przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych na koncie 222 (strona Ma), zamiast na koncie zespołu 7.

RIO wykryła także, że grunty przekazane na rzecz przedszkola w trwały zarząd na czas nieoznaczony decyzją wójta gminy nie zostały ujęte w księgach rachunkowych na koncie 011 „Środki trwałe”. Nieruchomość ta nie została wyceniona w decyzji, a jej wartość ewidencyjna pozostała w ewidencji księgowej urzędu gminy. Tymczasem rozporządzenie ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości stanowi, że przez środki trwałe rozumie się środki trwałe, w tym te, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki.