Sprawdź, jakie zmiany musisz wprowadzić do polityki rachunkowości Twojej jednostki

Prawo bilansowe zobowiązuje kierowników jednostek do stworzenia dokumentacji opisującej przyjęte przez daną jednostkę zasady (politykę) rachunkowości. Dokumentacja ta powinna opisywać m.in.:

• pojęcia,
• ewidencję zdarzeń,
• dokumenty metody stosowane w czynnościach,
• metody wyceny aktywów i pasywów,
• sposób ustalania wyniku finansowego.

Polityka rachunkowości jednostki powinna być sporządzona pisemnie w języku polskim. Obowiązek ustalenia oraz aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości dotyczy części obowiązkowej oraz nieobowiązkowej.

Do części nieobowiązkowej polityki rachunkowości zalicza się instrukcje:

• kasową,
• magazynową,
• obiegu i kontroli dowodów księgowych,
• druków ścisłego zarachowania,
• gospodarki środkami trwałymi,
• inwentaryzacyjną.

W jednostkach budżetowych nieobowiązkowa część polityki rachunkowości stanowi część dokumentacji opisującej przyjęty system kontroli zarządczej w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości, do którego kierownika jednostki budżetowej zobowiązuje art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązkowe elementy polityki rachunkowości

Zasady rachunkowości jednostki należącej do sektora finansów publicznych powinny obejmować:

1. określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2. opis metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3. opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

• zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
• wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
• opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

1. 4.     opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

W polityce rachunkowej jednostki (zasadach prowadzenia ksiąg rachunkowych) od 2018 roku należy uwzględnić:

• ustawę z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 2342 ze zm.),
• ustawę z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 2077),
• rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911),
• rozporządzenie ministra  rozwoju i finansów z  9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 109),
• rozporządzenie ministra finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1773),
• rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.),
• rozporządzenie ministra finansów z 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz.U. nr 298, poz. 1766 ze zm.),
• rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Konto 011 „Środki trwałe” – w ewidencji analitycznej, która pozwala na poprawne ujęcie w aktywach bilansu odpowiednich grup rzeczowego majątku trwałego jednostki, należy tworzyć analitykę, która pozwoli określić grupy środków trwałych wyszczególnione w bilansie jednostki oraz informacji dodatkowej sporządzanej przez jednostki:

• ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych,
• ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe,
• należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji,
• ustalenie wartości gruntów stanowiących własność jednostki samorządu terytorialnego, przekazanych w użytkowanie wieczyste innym podmiotom.

Konto 015 - „Mienie zlikwidowanych jednostek” – zrezygnowano ze wskazywania rodzajów podległych jednostek organizacyjnych, tj. zakładów budżetowych lub gospodarstw pomocniczych.

Konto 030 - „Długoterminowe aktywa finansowe” – doprecyzowanie opisu do konta poprzez wskazanie sprawowania kontroli nad długoterminowymi aktywami finansowymi, jako kryterium ich ujmowania.

Konto 201  „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek zaliczanych do dochodów budżetowych, które są ujmowane na koncie 221.

Na stronie Wn konta 201 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma – powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa do konta 201 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Konto 201 może mieć dwa salda:

• saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń,
• saldo Ma – stan zobowiązań.

Konto 226 - „Długoterminowe należności budżetowe” służy do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem.

Na stronie Wn konta 226 ujmuje się w szczególności długoterminowe należności, w korespondencji z kontem 840, a także przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych, w korespondencji z kontem 221.

Na stronie Ma konta 226 ujmuje się w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych, w korespondencji z kontem 221.

Konto 226 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość długoterminowych należności.

Ewidencja szczegółowa do konta 226 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu poszczególnych należności budżetowych.

Konto 235 - „Rozliczenia dochodów budżetowych z tytułu podatków” zostało oddane w celu objęcie sprawozdawczością finansową (sprawozdaniem finansowym izb) dochodów budżetu państwa m.in. z tytułu podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych ujmowanych w ramach części 77 „Podatki i inne wpłaty na rzecz budżetu państwa”. Przyjęto przy tym, iż sprawozdawczością finansową izb objęte zostaną dochody zrealizowane i przekazane na rachunki budżetu państwa (konsekwentnie zmianie uległy opisy do konta 720 - „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” i konta 800 - „Fundusz jednostki”).

Konto 235 służy do ewidencji w izbach administracji skarbowej operacji rozliczeń dochodów budżetowych z tytułu podatków realizowanych przez organy podatkowe podległe ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych.

Na stronie Wn konta 235 ujmuje się, na podstawie rocznych jednostkowych sprawozdań budżetowych, dochody budżetowe z tytułu podatków przekazanych przez organy podatkowe na rachunek budżetu państwa w korespondencji z kontem 720.

Na stronie Ma konta 235 ujmuje się, na podstawie rocznych łącznych sprawozdań budżetowych, przeksięgowania dochodów budżetowych z tytułu podatków przekazanych przez organy podatkowe na rachunek budżetu państwa, na konto 800.

Konto 403 „Podatki i opłaty” służy do ewidencji w szczególności kosztów z tytułu podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym, a także opłat: notarialnej, skarbowej i administracyjnej oraz składek i wpłat do organizacji międzynarodowych.

Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy – przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860.

Konto 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” służy do ewidencji kosztów przyszłych okresów (rozliczenia międzyokresowe czynne) oraz prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy (rozliczenia międzyokresowe bierne). Na stronie Wn konta 640 ujmuje się koszty proste i złożone poniesione w okresie sprawozdawczym, a dotyczące przyszłych okresów, oraz koszty poniesione w okresie sprawozdawczym, w związku z którymi w poprzednich okresach dokonano rozliczenia międzyokresowego kosztów (bierne).

Na stronie Ma konta 640 ujmuje się prawdopodobne zobowiązania przypadające na bieżący okres sprawozdawczy oraz zaliczenie do kosztów okresu sprawozdawczego kosztów poniesionych w okresach poprzednich. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 640 powinna umożliwić ustalenie:

• wysokości tych kosztów zakupu, które podlegają rozliczeniu w czasie,
• wysokości innych rozliczeń międzyokresowych kosztów z dalszym podziałem według ich tytułów.

Saldo Wn konta 640 wyraża koszty przyszłych okresów, a saldo Ma – stan prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy.

Konto 800 - „Fundusz jednostki” wprowadzono zmianę polegającą na wskazaniu, iż saldo konta oznacza stan funduszu jednostki. Z uwagi na to, iż w praktyce występują różne sytuacje – w zależności od przebiegu zdarzeń w danej jednostce – odstąpiono od wskazywania salda na koniec roku na tym koncie oraz prowadzenia jego korespondencji z kontem 235 – „Rozliczenia dochodów budżetowych z tytułu podatków”.

Konto 800 służy do ewidencji równowartości aktywów trwałych i obrotowych jednostki i ich zmian.

Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma - jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarkę finansową jednostki.

Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności:

1) przeksięgowanie straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860;

2) przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych dochodów budżetowych z konta 222 oraz konta 235;

3) przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje z konta 810;

4) różnice z aktualizacji wyceny środków trwałych;

5) wartość sprzedanych, nieodpłatnie przekazanych oraz wniesionych w formie wkładu niepieniężnego (aportu) środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych w budowie;

6) wartość pasywów przejętych od zlikwidowanych jednostek;

7) wartość aktywów przekazanych w ramach centralnego zaopatrzenia;

8) równowartość odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie przez samorządowy zakład budżetowy, a także od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, na sfinansowanie których samorządowy zakład budżetowy otrzymał środki pieniężne, w korespondencji ze stroną Ma konta 760.

Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności:

1) przeksięgowanie zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860;

2) przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223;

3) przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych wydatków środków europejskich z konta 227;

4) okresowe lub roczne przeniesienie zrealizowanych wydatków ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi z konta 228;

5) wpływ środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji;

6) różnice z aktualizacji wyceny środków trwałych;

7) nieodpłatne otrzymanie środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych w budowie;

8) wartość aktywów przejętych od zlikwidowanych jednostek;

9) wartość objętych akcji i udziałów;

10) wartość aktywów otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 powinna zapewnić możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki.

Saldo konta 800 oznacza stan funduszu jednostki.

Konto 820 - "Rozliczenie wyniku finansowego" - rozliczenie nadwyżki dochodów jednostek budżetowych prowadzących działalność oświatową dotychczas ewidencjonowane na koncie 820 przeniesiono na konto 870.

Konto 820 służy do ewidencji rozliczenia wyniku finansowego samorządowych zakładów budżetowych.

Na stronie Wn konta 820 ujmuje się dokonane lub należne wpłaty do budżetu z tytułu nadwyżki środków obrotowych samorządowych zakładów budżetowych.

Na stronie Ma konta 820 ujmuje się przeniesienie salda konta w roku następnym na konto 800.

Konto 870 „Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy” służy do ewidencji obowiązkowych zmniejszeń wyniku finansowego z tytułu podatku dochodowego oraz nadwyżki dochodów jednostek budżetowych prowadzących działalność oświatową.

Na stronie Wn konta 870 ujmuje się zarachowane zmniejszenia wyniku, w korespondencji z kontem 225. Ewidencję szczegółową do konta 870 prowadzi się według poszczególnych rozliczeń z budżetem. W końcu roku budżetowego saldo konta 870 podlega przeniesieniu na stronę Wn konta 860.

Niewłaściwe ustalenie polityki rachunkowości, pobieżne omówienie zasad oraz nieuwzględnienie potrzeb jednostki wynikających z wielkości, formy organizacyjno-prawnej, rodzajów posiadanych składników majątkowych oraz wykonywanych zadań statutowych są przyczynami powstawania błędów w prowadzeniu rachunkowości jednostek. Przedstawiamy błędy w obligatoryjnej części polityki rachunkowości jednostek oświatowych:

Błąd 1. Błędne ustalenie na piśmie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady – politykę rachunkowości (patrz: przykład 1).

Błąd 2. Nieaktualizowanie polityki rachunkowości. Zarzut ten wynika głównie z:

• niezachowania należytej staranności przy ustalaniu polityki rachunkowości,
• braku odpowiedniej wiedzy na temat rodzajów powiązań różnych typów kont ewidencji pomocniczej z odpowiadającymi im kontami syntetycznymi,
• niedostosowania zapisów polityki rachunkowości do zmienionych przepisów obowiązujących przy prowadzeniu rachunkowości jednostek, np. rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,
• wprowadzenia jednej polityki rachunkowości dla jednostki obsługującej i dla wszystkich jednostek obsługiwanych w CUW, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej – jednostka obsługująca oraz każda jednostka obsługiwana powinny mieć oddzielną, własną politykę rachunkowości dostosowaną do sposobu prowadzenia rachunkowości poszczególnych jednostek funkcjonujących w różnych formach organizacyjno-prawnych, wynikającą z potrzeb każdej z tych jednostek, uwzględniających jej wielkość, uwzględniającą strukturę, rodzaj wykonywanej działalności, wielkość zatrudnienia z zachowaniem zasady wiernego obrazu, zgodnie z którą to jednostki budżetowe są zobowiązane stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy,
• zmiana lub aktualizacja oprogramowania używanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych – jednostki nie aktualizują danych na temat wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jego aktualizacji.

Błąd 3. Brak szczegółowych uregulowań w wprowadzonych przepisach wewnętrznych (instrukcjach):

• Zakładowy plan kont – ustalenie różnych sposobów i zasad prowadzenia ewidencji pomocniczej środków pieniężnych w kasie, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz składników majątku obrotowego.
• Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych – wskazanie różnych dowodów księgowych do udokumentowania tej samej operacji gospodarczej, różnej liczby egzemplarzy dowodów księgowych, które należy sporządzić oraz przekazać do różnych komórek organizacyjnych jednostki.
• Instrukcja inwentaryzacyjna – ustalenie różnych sposobów dokumentowania przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji, określenie różnych metod inwentaryzacji i lub/częstotliwości oraz terminów przeprowadzania inwentaryzacji dla danego składnika majątku.

Błąd 4. Błędy przy ustalaniu zakładowego planu kont – jednostki oświatowe w ramach wykazu kont księgi głównej oraz przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń w planie kont powinny podać:

• konta księgi głównej (konta syntetyczne) stosowane w jednostce budżetowej, z podaniem ich nazw oraz symboli, w podziale na zespoły kont,
• opis operacji ewidencjonowanych na stornach każdego konta syntetycznego (z podaniem przykładów typowych operacji księgowanych na danym koncie i kont przeciwstawnych, dostosowanych do zasad prowadzenia gospodarki finansowej danej jednostki).

W komentarzach do planu kont dla jednostek budżetowych opisane są wszystkie konta syntetyczne występujące w jednostkach budżetowych o różnych formach organizacyjno-prawnych, również te, które nie mają zastosowania w konkretnej jednostce budżetowej ze względu na jej formę organizacyjno-prawną, np. 235 – „Rozliczenia dochodów budżetowych z tytułu podatków” lub ze względu na niewystępowanie takich operacji gospodarczych, np. w jednostkach budżetowych nieprowadzących kasy nie występuje konto 101 „Kasa”.

KB