Jak zaksięgować koszty pogrzebu opłaconego przez ośrodek pomocy społecznej

Iwona Surowiec

Autor: Iwona Surowiec

Dodano: 18 maja 2018
Pytanie:  Jestem księgową ośrodka pomocy społecznej i stoję przed dylematem, jak właściwie zaksięgować fakturę za usługę sprawienia pogrzebu podopiecznego ośrodka pomocy społecznej. Fakturę wystawiła firma, która złożyła najkorzystniejszą ofertę na wykonanie usługi pochówku. Czy zorganizowanie pogrzebu potraktować w księgach jako usługę i ująć w rozdziale 85295 z paragrafem 4300? Czy może jest to świadczenie objęte paragrafem 3110 w rozdziale 85214?Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa?
Odpowiedź: 

Sprawienie pogrzebu należy do grupy zadań własnych gminy o charakterze obowiązkowym, co oznacza, że jest jednym z świadczeń udzielanych przez pomoc społeczną wymienionych w art. 36 ustawy o pomocy społecznej (dalej: uops). W świetle ustawy nie jest usługą, lecz świadczeniem na rzecz osób fizycznych, należącym do grupy świadczeń niepieniężnych przyznawanych w formie zasiłku celowego.

Zasiłek celowy

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów, tego rodzaju świadczenia w ewidencji księgowej, ujmujemy w dziale 852 pomoc społeczna, rozdziale 85214 zasiłki celowe, okresowe i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz w paragrafie 3110 świadczenia społeczne.

Zasiłek celowy może być przyznany w szczególności na pokrycie części lub całości kosztów zakupu żywności, leków i leczenia, opału, odzieży, niezbędnych przedmiotów użytku domowego, drobnych remontów i napraw w mieszkaniu, a także kosztów pogrzebu (art. 39 ust. 2 uops). Jego wykonanie nie wymaga wydania decyzji administracyjnej (art. 106 ust. 2 uops) a fizyczna realizacja odbywa się w sposób ustalony przez gminę, zgodnie z wyznaniem zmarłego (art. 44 uops).

Uchwała Rady Gminy w sprawie zasad organizowania pogrzebu, oprócz podstawowych czynności związanych z pochówkiem, zawiera informacje o sposobie wyboru firmy świadczącej usługi pogrzebowe, metodzie zapłaty za zlecone czynności pochówku (rodzaj dokumentu będący podstawą zapłaty, termin płatności), zasady zwrotu poniesionych przez gminę wydatków.

Faktura za pogrzeb

Zgodnie z zapisem art. 96 ust. 3 uops, w przypadku pokrycia kosztów pogrzebu przez gminę poniesione wydatki podlegają zwrotowi z masy spadkowej, jeżeli po osobie zmarłej nie przysługuje zasiłek pogrzebowy.

Otrzymaną przez ośrodek pomocy społecznej (dalej: ops) fakturę za sprawienie pogrzebu nie należy, w księgach rachunkowych, interpretować wprost jako usługę wykonaną na rzecz gminy (ops). Nie jest to typowa usługa podlegająca ujęciu w paragrafie 430 „Zakup usług pozostałych”, lecz działanie, które umożliwia gminie wywiązanie się z obowiązku wskazanego w art. 17 ust. 1 kpt. 15 uops (sprawienie pogrzebu, w tym osobom bezdomnym).

Pomoc społeczna jest instytucją polityki społecznej państwa, mającą na celu umożliwienie osobom i rodzinom przezwyciężanie trudnych sytuacji życiowych, których nie są one w stanie pokonać. Gmina (pracownik socjalny) nie ma fizycznej możliwości realizacji tego typu świadczenia, ze względu na jego specyficzny charakter, dlatego konieczne jest skorzystanie
z podmiotu zewnętrznego wyspecjalizowanego, w tego typu działaniach.

Faktura jest w tym przypadku dokumentem wtórnym, na podstawie którego nastąpi zapłata za czynności, umożliwiające gminie zrealizowane świadczenia sprawienia pogrzebu.

Klasyfikacja budżetowa

Umowa zawarta z firmą pogrzebową podlega zaangażowaniu na stronie Ma konta 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” w podziałce klasyfikacyjnej - dział 852 rozdział 85214 paragraf 3110. Uregulowanie zapłaty za wystawioną fakturę zgodnie
z zaangażowaniem powinno zostać zaksięgowane w klasyfikacji dział 852 rozdział 85214 paragraf 3110.

Użycie innych podziałek klasyfikacyjnych np. rozdziału 85295 pozostała działalność, nie koniecznie jest działaniem błędnym, ale bez odpowiedniego przygotowanej dokumentacji może spowodować, że zrealizowane świadczenie straci swój pierwotny charakter i zostanie błędnie zinterpretowane (np. w Rb-28S czy w sprawozdaniach merytorycznych).

Warto jednak dodać, że klasyfikacja budżetowa nie stanowi podstawy prawnej do ponoszenia wydatków budżetowych. Jest ona jedynie instrumentem technicznym do ujmowania wydatków ponoszonych na podstawie właściwych aktów prawnych - wynika z pisma ministra finansów z 5 maja 2006 r., (nr ST1-4834-241/06/346) w sprawie wyjaśnienia wątpliwości związanych ze stosowaniem niektórych przepisów prawa.

Propozycje zapisów księgowych przedstawiamy w przykładzie.

PRZYKŁAD
1. Zaangażowanie umowy na sprawienie pogrzebu. 2. Zasilenie konta podstawowego. 3. Faktura za wykonany pochówek zgodnie z umową. 4. Zapłata na rzecz firmy pogrzebowej.
998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” 852-85214-3110
  4000 (1)
   
   
223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”   130 „Rachunek bieżący jednostki” 852-85214-3110   201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” 852-85214-3110-(symbol kontrahenta)   409 „Pozostałe koszty rodzajowe” (świadczenia na rzecz osób fizycznych) 852-85214-3110
  4000 (2)   (2) 4000 4000 (4)   (4) 4000 4000 (3)   (3) 4000  
                     
                     
Iwona Surowiec

Autor: Iwona Surowiec

główna księgowa w samorządowej jednostce budżetowej
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Poradnia 48h

Jeśli masz jakiekolwiek pytania skorzystaj z indywidualnej porady grona naszych wybitnych Ekspertów.