Czy ujęcie faktury na koncie 240 zamiast na koncie 201 jest podstawą do dokonania korekty sprawozdania finansowego

Iwona Surowiec

Autor: Iwona Surowiec

Dodano: 10 kwietnia 2018
Pytanie:  W marcu 2018 roku do ośrodka pomocy społecznej wpłynęła faktura dotycząca odpłatności za pobyt dzieci w pieczy zastępczej w 2017 roku. Faktura pomyłkowo została zaksięgowana na koncie 240 zamiast na koncie 201. Konto 240 w ośrodku pomocy społecznej służy tylko do ewidencji list z tytułu wypłacanych zasiłków. Czy ujęcie faktury na koncie 240 zamiast na koncie 201 jest podstawą do dokonania korekty sprawozdania finansowego? Czym należy się kierować poprawiając sprawozdanie finansowe?
Odpowiedź: 

Obowiązkiem kierownika jednostki (w tym przypadku kierownika ośrodka pomocy społecznej) jest zapewnienie sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego (składającego się z bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu oraz informacji dodatkowej), wolnego od błędów nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienia go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dalej: uor).

Sprawozdanie finansowe powinno nosić znamiona rzetelnego, a sytuacja majątkowa, finansowa i wynik z działalności powinny stanowić przejrzysty obraz.

Sporządzając i przedstawiając sprawozdania finansowe kierownik jednostki powinien się kierować dwoma podstawowymi przesłankami: zgodnością z rzeczywistością i przepisami prawa, które wyznacza zasady sporządzania i prezentacji sprawozdań finansowych oraz możliwością zaspokojenia rozpoznanych potrzeb informacyjnych ich odbiorców (zapis
z uchwały nr 1/2018 Komitetu Standardów Rachunkowości).

Błąd w sprawozdaniu  i co dalej

Jeżeli dojdzie do błędu, w pierwszej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie: czy sprawozdanie finansowe zostało złożone i przyjęte. Następnie należy ustalić, na czym polega istota błędu. Czy błąd: zmienia wartość sumy bilansowej, zmienia wartość wyniku finansowego, zaniża czy też zawyża wartość fundusz czy może błąd nie ma wpływu na ostateczne wielkości liczbowe sprawozdania finansowego, ale ma wpływ na poszczególne pozycje sprawozdania wynikające z błędnego ich pogrupowania.

Ważne są wewnętrzne ustalenia

W dalszej kolejności należy ustalić, jakie procedury jednostka przyjęła jeśli chodzi o poprawę błędów pojawiających się w sprawozdaniach finansowych, czy są to czynności wynikające wprost
z zapisów art. 54 uor, czy może istnieją jeszcze unormowania wewnętrzne określone
w polityce rachunkowości, czy może wynikają z zarządzeń jednostki samorządu terytorialnego (dalej: jst) np. dotyczące terminu złożenia sprawozdania na dzienniku podawczym, wymogu potwierdzenia przyjęcia przez pracownika księgowości urzędu itp.

Decydujące znaczenie, w tym zakresie należy do jst (urzędu) z racji faktu łączenia (w dalszym etapie konsolidacji) sprawozdań poszczególnych samorządowych jednostek budżetowych, ich prezentacji i udzielania ewentualnych wyjaśnień regionalnej izbie obrachunkowej, biegłemu rewidentowi, czy w końcu organowi stanowiącymi jst.

Zarówno konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, jak i konto „240 Pozostałe rozrachunki” należą w planie kont do zespołu 2 „rozrachunki i rozliczenia”. Konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Konto 201 może mieć dwa salda.

Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, saldo Ma oznaczające stan zobowiązań. Z kolei konto 240 „Pozostałe rozrachunki” służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201 - 234. Konto 240, podobnie jak konto 201, może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, saldo Ma oznacza stan zobowiązań.

Zakładając, że jednostka (ops) w polityce rachunkowości przyjęła zapis o łącznym ujmowaniu, salda Ma konta 201 i salda Ma konta 240, w pozycji bilansu - zobowiązania
z tytułu dostaw i usług (pasywa, litera D, punkt II pozycja 1) wówczas z punktu widzenia istotności opisana w pytaniu pomyłka nie będzie miała znaczenia. Zarówno suma bilansowa, jak  i wynik finansowy pozostaną bez zmian. Warto jednak przypomnieć, że zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 uor jednostki zobowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuacje majątkową i finansowa oraz wynik finansowy.

Nieco inaczej przedstawiać się będzie sytuacja w przypadku gdy zgodnie z zapisami przyjętymi w polityce rachunkowości, saldo Ma konta 240 należy ujmować w pozycji bilansu - pozostałe zobowiązania (pasywa, litera D, punkt II pozycja 5). Co prawda sytuacja ta również nie wpłynie na wielkość wyniku finansowego i sumy bilansowej, lecz sprawozdanie finansowe (bilans) będzie wówczas sporządzone niezgodnie z przyjętymi przez jednostkę ustaleniami.

Sytuacja taka może również wskazywać na błędne rozliczenie inwentaryzacji,
a w konsekwencji wycenę pasywów. Co prawda jednostka nie ma obowiązku wysyłania potwierdzenia sald dla pozycji stanowiących w jej księgach zobowiązania, powinna jednak pismo w sprawie potwierdzenia salda otrzymać od kontrahenta (np. powiatowego centrum pomocy rodzinie). Jeżeli jednak z jakichś przyczyn do ośrodka pomocy druk potwierdzenia salda nie wpłynął, saldo konta 201 należało ustalić drogę porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i dokonać jego weryfikacji (np. poprzez weryfikacje zaangażowanych decyzji na koncie 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” z faktycznym wykonaniem).

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco (art. 24 uor). Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe.

Zaksięgowanie zobowiązania na koncie 240 zamiast na koncie 201 oznacza, że dowód księgowy nie został wprowadzony do ksiąg poprawnie.

W uchwale Komitetu Standardów Rachunkowości nr 1/2018 z 9 stycznia 2018 r., wskazano, że celem sprawozdań finansowych jest dostarczenie odbiorcom tych sprawozdań użytecznych informacji liczbowych i słownych na temat sytuacji i działalności jednostki, głównie o charakterze finansowym. Za użyteczną informację uznaje się tę, która - zapewniając realizację zadań informacyjnych sprawozdań finansowych - spełnia kryterium przydatności,
a zarazem wiarygodności. Zatem zaksięgowanie zobowiązań w pozycji sprawozdania niezgodnie z założeniami jest dla odbiorcy sprawozdania, informacją niewpełni użyteczną.

W zaistniałej sytuacji, najlepiej poprawić błędny zapis księgowy, zwłaszcza że jest to rodzaj błędu, który prawdopodobnie nastąpił w wyniku zwykłej omyłki ale mającej znamiona braku należytej staranności w prowadzeniu ksiąg.

Wszystkie błędy do poprawki

Zgodnie z treścią zapisu zawartego w komunikacie ministra finansów z 30 grudnia 2015 r., w sprawie przyjęcia znowelizowanego Krajowego Standardu nr 7 (część V poprawa błędów) - jednostka koryguje wszelkie wykryte błędy, bez względu na to, czy były popełnione w bieżącym roku obrotowym czy w poprzednich latach obrotowych.

Korekty błędów nie stanowią przykładowo: 

- korekty błędów zmiany wartości szacunkowych, które z natury rzeczy są pewnymi przybliżeniami i wymagają aktualizacji po uzyskaniu dodatkowych informacji,

- skutki zmiany przyjętej zasady (polityki) rachunkowości, spowodowanej zmianą przepisów o rachunkowości lub dokonanej z inicjatywy jednostki,

- skutki zdarzeń o których jednostka nie mogła wiedzieć, mimo zachowania należytej staranności, i w związku z tym nie miała możliwości uwzględnienia ich w poprzednich rocznych sprawozdaniach finansowych.   

Zdarzenia po dniu bilansowym

Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał (art. 54 uor). Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej. W sytuacji gdy jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała. Natomiast w przypadku jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1 uor, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako „zysk (strata) z lat ubiegłych".
  • ustawa z 29 września 1994  r. o rachunkowości  (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.),
  • rozporządzenie ministra finansów i rozwoju z 13 września 2017 r., w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911),
  • ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 2077),
  • komunikat nr 5 ministra finansów z  30 grudnia 2015r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia znowelizowanego Krajowego Standardu Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja" (Dz.Urz. ministra finansów z 2016 r. poz. 2),
  • komunikat ministra finansów z  24 stycznia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie zasady rzetelnego i jasnego obrazu w realizacji przepisów art. 4 ust. 1 oraz ust. 1a i 1b ustawy o rachunkowości (Dz.Urz. ministra finansów  z 2018 r. poz. 7).
Iwona Surowiec

Autor: Iwona Surowiec

główna księgowa w samorządowej jednostce budżetowej
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.