Dieta i ryczałt wypłacany w podróży służbowej

Pytanie: Koszt diety wynosi 23 zł za dobę podróży. Według aktualnych przepisów pracownik ma prawo do połowy diety - jeśli delegacja trwała od 8 do 12 godzin i pełnej diety - jeżeli delegacja trwała ponad 12 godzin. Czy musi być doba podróży?Ryczałt za dojazdy środkami komunikacji miejskiej wypłacany jest za każdą rozpoczętą dobę (bez względu na to, ile ona trwała) w wysokości 20% diety.Rozumiem, że wynosi więc 4,60 zł zarówno przy połowie diety, jak i przy całej diecie? - pyta księgowa z Kutna.

Odpowiedź: Odpowiadając na Pani pytania informuję, że zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), mówią o dietach za dobę podróży.

Co do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, to tak, wynosi on obecnie 4,60 zł, niezależnie, czy pracownikowi przysługuje cała, czy połowa diety.

Powinna Pani wiedzieć, że jeżeli Pani pracodawca nie ustalił w swoich przepisach wewnętrznych zasad rozliczania podróży służbowych, to stosuje się rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), a ono wskazuje wysokość diety w przeliczeniu na dobę podróży.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi od 1 stycznia 2007 r. 23 zł za dobę podróży. Tak więc zarówno Kodeks pracy, jak i rozporządzenie, mówią o dietach za dobę podróży.

Dalej rozporządzenie szczegółowo precyzuje, jak dietę ustalać. Tak więc należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu,) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

• do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
• ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt ten nie należy się pracownikowi, jeżeli nie ponosi on kosztów dojazdów. Jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, ryczałtu się nie stosuje. Oznacza to, że ryczałt wynosi obecnie 4,60 zł, niezależnie, czy pracownikowi przysługuje cała, czy połowa diety.

Poza tym, od stosowania omawianego rozporządzenia i wypłacania pracownikom diet i innych należności według tych przepisów zależy zwolnienie tych wypłat z opodatkowania oraz z oskładkowania.