Czy od wypłaconej pracownikowi diety z tytułu podróży służbowej do Czech należy odprowadzić podatek i składki na ZUS?

Pytanie: Czy należy potrącić podatek dochodowy i ZUS od wypłaconych diet zagranicznych, pracownikowi, który raz w tygodniu wyjeżdża na jeden dzień (1 dieta) do Czech? Wypłacenie pracownikowi diety następuje na podstawie delegacji w określonej przepisami wysokości. Nadmieniam, że w 2006 r. było ok. 40 takich wyjazdów – pisze księgowa z Pucka.

Odpowiedź: Co do potrącania podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłaconej pracownikowi diety z tytułu podróży służbowej do Czech informuję, że jeżeli w przypadku, o którym Pani pisze, diety wypłacane za czas tej podróży obliczane są do określonej wysokości i przy spełnieniu warunków przewidzianych przepisami prawa, podlegają zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Przy czym proszę zauważyć, że dla ustalania wysokości pułapu tego zwolnienia nie ma znaczenia częstotliwość, z jaką pracownik odbywa podróże służbowe poza terytorium kraju w ciągu roku podatkowego.

Przypominam, że podróżą służbową jest wykonanie zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z poźn. zm.).

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm., dalej: updof) wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W powołanym wyżej przepisie chodzi o następujące rozporządzenia:

• Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm., dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowej w obszarze kraju),
• Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 ze zm., dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju).

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, przy czym dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. W przypadku podróży służbowej do Czech przysługuje dieta w wysokości 33 euro i kwota limitu na nocleg w wysokości 80 euro.

Przypominam jednocześnie, że dieta za każdą pełną dobę podróży przysługuje w pełnej wysokości, w przypadku niepełnej doby: do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin - przysługuje ½ diety, natomiast ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości (§ 3 i § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju).

W przypadku poniesienia kosztów w walutach obcych przelicza się je na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 22 ust. 1 updof).