PIT-11 możesz wysłać pracownikowi mailem - termin mija 1 marca

Michał Culepa

Autor: Michał Culepa

Dodano: 1 marca 2021
PIT-11 możesz wysłać pracownikowi mailem

To już ostatni moment przekazania PIT-11, informacji podatkowej za ubiegły roku. PIT-11 można przesłać podatnikom – pracownikom i innym zatrudnionym zwykłym e-mailem. Na co jednak warto zwrócić uwagę, przekazując PIT-11 i jaką wersję wybrać?

Wraz z rozpoczęciem nowego roku podatkowego, płatnicy są obowiązani przesłać informacje podatkowe do podatników, którzy sami nie realizują obowiązków podatkowych (bieżącego obliczania i wpłaty zaliczek podatkowych). Dotyczy to także pracodawców.

Zgodnie z art. 31 ustawy o PIT osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, określane jako zakłady pracy (czyli w praktyce – pracodawcy), są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Po wykonaniu tych obowiązków pracodawcy obowiązani są (zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT) do przesłania – zatrudnionemu podatnikowi i właściwemu urzędowi skarbowemu imienne informacje dotyczące opodatkowania dochodów z tytułu zatrudnienia.

Terminy przekazania PIT-11

Termin do wykonania tego obowiązku określa art. 42g ust. 1 ustawy PIT, nakazując przesłanie rocznego obliczenia podatku i informacji o pobranych zaliczkach podatkowych w terminie:

–       do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym –  urzędowi skarbowemu (w związku z tym, że 31 stycznia 2021 r. przypada na niedzielę, faktycznie obowiązek ten musi być wypełniony najpóźniej do 1 lutego br.),

–       do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – podatnikowi, czyli osobie zatrudnionej (w bieżącym roku sytuacja jest analogiczna: w związki z tym, że 28 luty 2021 r. przypada na niedzielę, ostatnim dniem przekazania informacji rocznej pracownikom i pozostałym zatrudnionym jest 1 marca br.).

    

Sprawdź też:

PIT-11 możemy wysłać mailem

Obecnie formularz PIT-11 płatnik ma przekazać do urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej. Nie dotyczy ten obowiązek jednak PIT-11 przesyłanego pracownikom i innym zatrudnionym.

W jaki sposób w dobie pandemii najlepiej wysłać tą informację roczną?

Problem ten rozwiązało już kilka lat temu orzecznictwo. Już w wyroku z 25 sierpnia 2015 r. (I SA/Bd 505/15) WSA w Bydgoszczy odrzucił interpretację organów skarbowych, według której przesyłanie formularza PIT-11 przez płatnika drogą elektroniczną do podatników jest niedopuszczalne.

Skutki wyroku

Sąd podkreślił, że nawet organ wydający zaskarżoną interpretację uznał, że przepisy nie określają zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy, na podstawie zawartych z tymi osobami umów cywilnoprawnych) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami nie będącymi podmiotami publicznymi. Tym samym w przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników, nie precyzując jednak formy przekazania.

WAŻNE!
Dopuszczalne jest przekazanie informacji PIT-11 pracownikom i innym osobom zatrudnionym w formie elektronicznej, także poprzez e-mail.

Co z potwierdzeniem odbioru PIT-11

Jak można zauważyć, art. 39 ust. 1 ustawy PIT nakazuje jedynie przesłać informację dotyczącą dochodów i podatku pobranego. Nie ma w tym przepisie mowy o ścisłym potwierdzeniu odbioru formularza.

W efekcie pracodawca może przesłać taką informację zwykłym e-mailem, bez konieczności potwierdzenia odbioru. Na takim stanowisku stanął WSA w Poznaniu, który w wyroku z 26 lipca 2018 r. (sygn. akt. I SA/Po 418/18) stwierdził wprost, że skoro ustawodawca w przepisie art. 39 ust. 1 ustawy PIT posługuje się jedynie pojęciem "przesłania" bez dalszego uściślenia, co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres, to z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia podatnikowi deklaracji.

W praktyce więc, nawet nie spotykając się z pracownikami i zatrudnionymi, którzy ze względu na pandemię wykonują pracę zdalnie, pracodawca może przekazać PIT-11 także w sposób zdalny, poprzez pocztę elektroniczną.

Wskazówki dla pracodawców

Jednak muszą być spełnione ku temu warunki:

-        po pierwsze, pracodawca musi dysponować czynnym adresem e-mail pracownika,

-        po drugie, informacja musi być przekazana na formularzu obowiązującymi dla dochodów za rok 2020, tj. PIT-11(26),

-        po trzecie, pracodawca powinien upewnić się, czy pracownik dysponuje odpowiednim oprogramowaniem do odczytania pliku, warto więc, gdy pracodawca nie ma takiej pewności, dodatkowo poinformować zatrudnionego w jaki sposób i za pomocą jakiego oprogramowania należy odczytać plik z informacją PIT-11.

Choć nie jest to obowiązek (co wynika wprost z cyt. wyżej orzeczenia WSA w Poznaniu), warto jednak dysponować przynajmniej zwrotnymi potwierdzeniami odczytania e-maila z formularzem PIT-11. To zaś wymaga włączenia opcji żądania potwierdzenia doręczenia w programie pocztowym.

Zapisane informacje zwrotne dają też możliwość kontroli wysyłki tych dokumentów podatkowych – wiadomo, komu wysłano informację podatkową za ubiegły rok, a komu nie.

Każdy format dopuszczalny, byle odbiorca go odczytał

Przepisy nie regulują też formatu przesyłanej informacji PIT-11, nie wymagają też opatrzenia e-maila, czy formularza podpisem elektronicznym. Możliwe jest więc przesłanie zeskanowanej informacji w pliku graficznym (np. jpg) jak i pdf.

 Jednak dziś nie wydaje się to konieczne, gdyż i tak pracodawca przekazuje informacje PIT-11 do urzędu skarbowego drogą elektroniczną. W związku z tym dokument przesłany do urzędu może być także przekazany zatrudnionemu-podatnikowi (jako 2. egzemplarz), ale dopiero po wygenerowaniu odpowiedniego e-dokumentu w formacie „przyjaznym dla odbiorcy”, takim jak dokument w formacie pdf.

Michał Culepa

Autor: Michał Culepa

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, współpracownik merytoryczny największych wydawnictw prawniczych. Doświadczony trener i wykładowca.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel