Elegancka odzież do pracy – czy można ją zaliczyć do kosztów firmy?

Podatniczka prowadzi działalność, która wymaga częstego udziału w publicznych wystąpieniach – spotkaniach, konferencjach czy prelekcjach. Każde z tych wydarzeń wymaga profesjonalnego wizerunku, który jest nieodzownym elementem budowania wiarygodności w oczach klientów i partnerów. Dlatego regularnie kupuje elegancką odzież – marynarki, sukienki, koszule czy obuwie – przeznaczoną wyłącznie do celów zawodowych. Ubrania te nie są wykorzystywane prywatnie.

Wątpliwości dotyczyły tego, czy podatniczka może uznać za koszt uzyskania przychodu wydatki ponoszone na zakup eleganckiej odzieży, która wykorzystywana jest wyłącznie w celach zawodowych i nie jest używana prywatnie.

Podatniczka uważała, że wydatki ponoszone na zakup eleganckiej odzieży (takiej jak marynarki, sukienki, obuwie), wykorzystywanej wyłącznie w ramach wykonywanej działalności gospodarczej – mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Organ podatkowy uznał stanowisko za nieprawidłowe. Poniesione przez podatniczkę wydatki na elegancką odzież (marynarki, sukienki, koszule) czy obuwie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, gdyż wydatki te mają charakter wydatków osobistych.

Przy kwalifikowaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – wymaga nie tylko oceny pod kątem, czy jego poniesienie miało związek z konkretnymi przychodami, ale także z punktu widzenia racjonalności określonego działania dla osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.

Kosztem uzyskania przychodów są zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. W każdym przypadku konieczne jest jednak zaistnienie związku między poniesionym kosztem a uzyskiwaniem bądź też szansą uzyskiwania przychodów przez podmiot ponoszący ten koszt.

Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów podatkowych uzależniona jest m.in. od łącznego spełnienia następujących przesłanek:

-     wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

-     poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

-     pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

-     jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

-     został właściwie udokumentowany;

-     wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

O tym, jakie wydatki są zasadne i niezbędne w kontekście prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje sam przedsiębiorca. To jednak on musi udowodnić, że poniesione koszty mają związek z prowadzoną działalnością oraz że ich poniesienie wpływa – lub może wpływać – na osiągane przychody.

W opisywanej interpretacji organ podatkowy uznał, że chociaż przepisy pozwalają zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki, które mają na celu osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła, to w przypadku zakupu eleganckiej odzieży nie zachodzi wystarczająco ścisły związek z działalnością gospodarczą. Choć odzież ta nie została wymieniona wprost w art. 23 ustawy o PIT jako wyłączona z kosztów, to sam brak takiego zapisu nie oznacza automatycznego prawa do ujęcia wydatku jako kosztu firmowego.

W ocenie organu:

• schludny, estetyczny wygląd to wyraz kultury osobistej, a nie element specyficzny tylko dla działalności gospodarczej,
• każda osoba, niezależnie od wykonywanego zawodu, musi nabywać odzież odpowiednią do swojego zajęcia – dotyczy to np. nauczycieli, urzędników czy prawników,
• elegancka odzież zaspokaja zwykłe, codzienne potrzeby osoby fizycznej – nawet jeśli nie jest używana prywatnie,
• nie można więc uznać takich wydatków za ściśle związane z prowadzoną działalnością – mają one charakter osobisty.

Nie oznacza to, że żaden wydatek na odzież nie może być rozliczony. W praktyce są sytuacje, w których fiskus akceptuje zakup ubrań jako koszt:

• odzież robocza i ochronna, np. fartuchy, kombinezony, buty BHP (np. 0115-KDIT3.4011.226.2019.1.JŁ),
• odzież specjalistyczna – np. uniformy medyczne, odzież techniczna,
• ubrania oznakowane logo firmy, których nie da się używać prywatnie (np. 0114-KDIP2-2.4010.107.2024.2.ASK).

Odzież do pracy a koszty uzyskania przychodu to temat wymagający ostrożności i dobrej argumentacji. Zakup eleganckiej odzieży – nawet wykorzystywanej wyłącznie zawodowo – zazwyczaj nie spełnia przesłanek do zaliczenia w koszty podatkowe. Chociaż warto wiedzieć, że zdarzają się korzystne interpretacje w tej kwestii. Przykładowo w interpretacji  nr DOP3.8222.833.2020.HTCE fiskus zgodził się na zaliczenie przez modelkę wydatków na odzież, obuwie oraz kosmetyki do kosztów uzyskania przychodów.

Źródło: