Projekty inwestycyjne - jakich błędów unikać

Dodano: 30 sierpnia 2016
męzczyzna nad analizami

Sukces projektu zależy od skutecznego zarządzania wszystkimi etapami: począwszy od przygotowania i organizacji, poprzez planowanie, wykonanie aż po zamknięcie. Warto zatem wiedzieć, jaki jakie błędy na etapie realizacji inwestycji mogą spowodować, że nawet projekt, który na początku wykazywał ogromne zyski i zwroty w efekcie będzie nierentowny.

Na każdym etapie przygotowania i realizacji projektu trzeba zadać sobie na początek kilka pytań:

  • czy projekt idzie zgodnie z planem, a jeżeli nie to jakie są odchylenia, z czego wynikają i jak wpływają na opłacalność inwestycji,

  • czy wobec zmian w otoczeniu gospodarczym i w firmie projekt w dalszym ciągu jest opłacalny,

  • czy istnieje możliwość wycofania się z inwestycji w danym momencie (lub w jakim momencie będzie można wycofać się z inwestycji) i ile to będzie kosztować firmę.

Szukając odpowiedzi na te pytania na bieżąco należy identyfikować czynniki ryzyka i opracowywać alternatywne rozwiązania.

Ważne dla inwestycji są w szczególności następujące kwestie:

  • kto odpowiada za realizację inwestycji i kto nad nią pracuje,

  • jak zorganizowana jest praca zespołu,

  • jakie są kluczowe, nieprzekraczalne terminy i czy w harmonogramie prac założono pewien margines bezpieczeństwa (na nieprzewidziane wypadki),

  • czy budżet został przygotowany rzetelnie i czy opracowano mechanizm jego adaptacji,

  • kto odpowiada za wykonanie budżetu, kto podejmuje decyzje o wydatkach i kontroluje budżet,

  • jaki jest obieg informacji dotyczącej projektu w firmie,

  • czy masz świadomość ryzyka, czy analizujesz na bieżąco zagrożenia i masz opracowane „plany awaryjne”.

Pracownicy

Jakość kadry, niezależnie od zaangażowanej technologii, w dużej mierze przesądza o sukcesie przedsięwzięcia. O rezultatach decydują nie tylko umiejętności pracowników i zarządzających projektem, ale także podział pracy i odpowiedzialność osób zatrudnionych na poszczególnych szczeblach zarządzania.

Skutecznym narzędziem wspomagającym realizację projektu jest dobry harmonogram pracy zawierający spis wszelkich czynności, które należy wykonać w ramach realizacji projektu oraz terminy i wskazanie osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania.

Harmonogram może pomóc sprecyzować oczekiwania wobec pracowników i podwykonawców, a tym samym usprawnić pracę i uniknąć niejasności i nieporozumień. Kontrola harmonogramu pracy pozwala wcześnie dostrzec opóźnienia, a także wykryć ich przyczyny, co ułatwia wczesne zastosowanie środków zaradczych.

Dzięki harmonogramowi oraz przypisaniu odpowiedzialności za poszczególne zadania możesz uniknąć w firmie problemu zrzucania odpowiedzialności na innych i konfliktów wynikających z dublowania zadań oraz niejasnych oczekiwań wobec pracowników uczestniczących w procesie.

Harmonogram może pomóc też zarządzać finansami projektu. Dzięki niemu będziesz wiedział, kiedy będą wymagane określone środki finansowe i będziesz mógł je zabezpieczyć.

Wszelkie opóźnienia w terminie realizacji harmonogramu muszą być na bieżąco analizowane, szczególnie, kiedy możliwość terminowego wykonania czynności jest zależna od wcześniejszych prac. Szybka reakcja na opóźnienia, a gdy nie jest możliwe terminowe wykonanie zadań, odpowiednia modyfikacja harmonogramu, pozwala uniknąć efektu domina.

Harmonogram pracy pozwala już na etapie przygotowania określić niezbędne zasoby kadrowe. Dzięki niemu będziesz wiedział czy możesz zrealizować projekt posiadanymi zasobami, czy musisz przeprowadzić dodatkowe szkolenia, kursy lub zatrudnić konsultantów, podwykonawców, nowych pracowników itd. To determinuje koszty projektu.

Pamiętaj, że klarowny podział pracy jest bardzo ważny, ale równie ważne jest wyznaczenie menedżera projektu – skuteczne realizowanie inwestycji wymaga osoby, która potrafi panować nad całym przedsięwzięciem, kontrolować realizację zadań przez poszczególne jednostki, zauważać zagrożenia i szybko wdrażać rozwiązania minimalizujące skutki wystąpienia czynników ryzyka.

Dobry menedżer projektu podejmuje decyzje, planuje pracę, koordynuje działania i motywuje pracowników. Jego skuteczność będzie jednak zależeć nie tylko o umiejętności, ale także narzędzi, w które zostanie wyposażony – odpowiednie uprawnienia i pełnomocnictwa.

Wyznaczenie osób odpowiedzialnych i podejmujących decyzje jest szczególnie istotne, jeżeli projekt jest realizowany „w poprzek” struktury organizacyjnej, czyli w jego realizacji uczestniczą pracownicy różnych działów niezwiązani „podległością” służbową.

Realizując projekt inwestycyjny, musisz mieć na uwadze, że konieczne jest nie tylko odpowiednie zapewnienie zasobów kadrowych, ale także skuteczne motywowanie pracowników.

Doświadczenie pokazuje, że poza odpowiednim wynagrodzeniem i systemem premiowania uzależnionym od efektów pracy, bardzo istotne dla pracowników jest przekonanie, że ich działania mają sens i służą firmie, a tym samym przyczyniają się do poprawy ich sytuacji.

Dlatego tak ważne jest współtworzenie projektu przez pracowników (wysłuchiwanie i odnoszenie się do zgłaszanych przez nich propozycji mających na celu usprawnienie organizacji pracy czy modyfikowanie produktu), a także przekazywanie pracownikom informacji o stanie zaawansowania projektu. W przygotowaniu takiej informacji istotną rolę może odgrywać dział finansowy, który przynajmniej w założeniu posiada bieżące informacje o projekcie (z uwagi na kontrolę budżetu oraz zabezpieczanie płynności).

Bardzo ważne jest reagowanie w sytuacjach kryzysowych. Przykładem takiej sytuacji jest odejście z firmy kluczowego dla projektu pracownika. Po pierwsze trzeba zrobić wszystko, żeby do tego nie doszło. To wymaga obserwowania i słuchania pracowników, a nie reagowania tylko w momencie otrzymania wypowiedzenia.

Dlatego należy stworzyć takie warunki pracy, które dają satysfakcję zatrudnionym, w szczególności poprzez adekwatne do kwalifikacji i odpowiedzialności wynagrodzenie. Nie wolno także lekceważyć oznak frustracji oraz konfliktów w zespole wynikających np. ze złego podziału obowiązków (przeciążenia pracą i odpowiedzialnością jednych podczas gdy inni mają „taryfę ulgową”).

Nawet jeżeli starasz się zapewnić odpowiednie warunki pracy i masz dobry system motywacyjny, zawsze może pojawić się problem odejścia pracownika (konkurencyjna oferta lub sytuacje losowe) i na taką ewentualność musisz być przygotowany.

Zmiana pracownika na kluczowym stanowisku nie musi mieć złego wpływu na projekt, jeżeli będziesz potrafił odpowiednio szybko zastąpić go inną kompetentną osobą. Niedobrą praktyką jest stosowanie zastępstw „tymczasowych”, gdyż osoba „na zastępstwie” będzie bardziej zainteresowana realizacją swoich podstawowych zadań niż wykonywaniem cudzych obowiązków, w szczególności, jeżeli nie będzie za nie odpowiedzialna czy dodatkowo wynagradzana.

Należy przy tym zadbać o formalne przekazanie stanowiska – tak żeby osoba przejmująca obowiązki była rozliczana jedynie ze swojej pracy. Dobra organizacja pracy w zespole, unikanie sytuacji, kiedy ktoś jest niezastąpiony, pomaga szybko dokonać zmiany (łatwo znajdziesz w zespole osobę, która jest na tyle wdrożona w projekt, że może zastąpić odchodzącego pracownika).

Terminy

Terminy w realizacji projektu są ważne przynajmniej z dwóch powodów. Po pierwsze pewne czynności determinują możliwość realizacji kolejnych i opóźnienia poszczególnych etapów powodują tzw. efekt domina. Po drugie opóźnienie realizacji projektu wiąże się z konkretnymi efektami finansowymi – jeżeli wykonujesz coś na zlecenie, to zwykle będziesz musiał zapłacić kary umowne, natomiast jeżeli realizujea własny projekt, to późniejsze oddanie oznacza późniejszy efekt, czyli wymierną stratę dla firmy.

Terminy zapisane w projekcie muszą być realne i możliwe do dotrzymania, dlatego już na etapie przygotowywania inwestycji powinieneś dokonywać stosownych konsultacji z wykwalifikowanymi pracownikami czy ekspertami, którzy ocenią czy Twoje optymistyczne założenia są możliwe do zrealizowania.

W przypadku wystąpienia opóźnień musisz zastanowić się nad możliwymi rozwiązaniami, zawsze analizując koszt i efekt, np.:

  • czy jest możliwość przyspieszenia realizacji, jeżeli tak to jakie koszty będziesz musiał ponieść (zatrudnienie dodatkowych pracowników, zatrudnienie firmy zewnętrznej, zastosowanie nowoczesnej technologii itp.) i czy znajdą one pokrycie w efektach – jakie straty przyniesie opóźnienie (utrata dochodów, karne opłaty, dodatkowe odsetki itd.). Jeżeli rachunek wychodzi na korzyść zwiększenia nakładów, to następnym pytaniem będzie czy masz odpowiednie zasoby finansowe (lub możliwość ich pozyskania), żeby pokryć dodatkowe wydatki.

  • czy przyspieszenie realizacji nie spowoduje utraty jakości produktu (np. budujesz przy niesprzyjających warunkach pogodowych) i czy lepszą decyzją nie będzie zgoda na późniejszą realizację, ale przy zachowaniu założonych standardów jakościowych.

Możesz także stanąć przed innym problemem: czy nie zdecydować się na wolniejszą realizację, ale za to dostosować projekt do nowych okoliczności, które zaistniały już po rozpoczęciu realizacji projektu – np. nowe produkty konkurencyjne, nowinki techniczne, nowe technologie.

Dostosowanie projektu oznacza późniejszy efekt, ale czasem opóźnienie realizacji jest korzystniejsze – dodatkowe przychody z tytułu atrakcyjniejszej oferty są wyższe niż przychody utracone w wyniku późniejszej finalizacji projektu.

Budżet

Przyszłość jest nieokreślona i może nastąpić wiele czynników, które powodują konieczność modyfikacji budżetu, a co za tym idzie zmieniają także strukturę finansowania projektu.

Kontrola budżetu jest niezwykle ważna, ale równie ważne jest elastyczne podejście do budżetowania i reakcja na zmiany zachodzące nie tylko w firmie, ale także w jej otoczeniu.

Nie zawsze warto „kurczowo” trzymać się budżetu – tak jest chociażby w przypadku pojawienia się na etapie realizacji możliwości modyfikacji produktu, która co prawda wymaga większych nakładów, ale jednocześnie przyniesie efekty, które z nawiązką te wyższe wydatki skompensują.

Powinieneś na bieżąco analizować wykonanie budżetu i w miarę potrzeb i możliwości dokonywać jego modyfikacji, np. poprzez „przesuwanie” środków finansowych między czynnościami o różnej ważności (z punktu widzenia sukcesu całego przedsięwzięcia) „promując” czynności kluczowe.

Ważne jest zapewnienie finansowania inwestycji i ochrona projektu przed utratą płynności. Dobrym narzędziem jest aktualizowany preliminarz płynności, w którym uwzględnisz potrzeby finansowe Twojej firmy w krótkim i długim okresie. Preliminarz ułatwi Ci ocenę czy masz zapewnione niezbędne środki (w postaci gotówki, czy otwartej linii kredytowej) oraz pozwoli prognozować, kiedy i w jakiej wysokości środków będziesz potrzebować.

Dobrą praktyką jest delegowanie odpowiedzialności za wydatki na niższe szczeble zarządzania, a zarezerwowanie dla dyrektora finansowego jedynie decyzji w przypadku wydatków nieujętych w budżecie czy przekraczających planowane nakłady. Jest to jednak możliwe pod warunkiem, że będziesz otrzymywał bieżące informacje o wykonaniu budżetu i przewidywanych zagrożeniach.

Informacja

Przepływ informacji to jeden z głównych czynników sukcesu. Organizując system informacji nie wolno zapominać, że gromadzenie i przekazywanie informacji jest czasochłonne, dlatego przede wszystkim musisz przeanalizować, jaka informacja jest niezbędna do podejmowania decyzji i reagowania w sytuacjach kryzysowych oraz jak często informacje powinny być aktualizowane.

Zbyt duże obowiązki informacyjne nakładane na pracowników mogą spowodować, że zamiast koncentrować się na realizacji projektu będą oni wypełniać kolejne tabelki.

Warto, abyś zadbał o dobry obieg informacji, w szczególności poprzez przygotowywanie:

  • przez poszczególne jednostki organizacyjne sprawozdań dla menedżera projektu z realizacji harmonogramu prac i wykonania budżetu (zwykle są one przygotowywane miesięcznie a także po zakończeniu kolejnych etapów, dzięki czemu możesz porównać wykonanie jakościowe z danymi księgowymi) – ułatwiają one kontrolę wykonania planu i budżetu oraz dokonanie koniecznych aktualizacji, dobrze jeżeli dodatkowo sprawozdania te są uzupełniane o informacje o zagrożeniach dla realizacji projektu,

  • przez menedżera projektu raportów dla zarządu zawierających informacje o stanie realizacji inwestycji oraz zagrożeniach i niezbędnych dla skutecznej realizacji modyfikacjach projektu czy budżetu (te kwestie zwykle są zatwierdzane na najwyższym szczeblu zarządzania),

  • przez Ciebie raportów dla zarządu z wykonania budżetu, wykorzystania środków finansowych i dostępnych źródłach finansowania oraz ewentualnych zagrożeniach płynności,

  • informacji dla członków zespołu realizującego projekt o stanie zaawansowania prac i ewentualnych zmianach projektów – jest to niezbędny element systemu motywacyjnego, pracownicy muszą być informowani (miesięcznie czy kwartalnie) o tym jak ich praca jest oceniania, co zostało zrobione dobrze, a gdzie wymagana jest poprawa.

Ryzyko

Przede wszystkim musisz zidentyfikować czynniki ryzyka, czyli zjawiska, które istotnie mogą wpłynąć na efekty projektu. Oczywiście nie wszystko jesteś w stanie przewidzieć, ale im dokładniej będziesz analizował zarówno wnętrze firmy, jak i jej otoczenie, tym lepiej będziesz mógł zapobiec wystąpieniu niekorzystnych zdarzeń, a nawet jeżeli nie zapobiec, to przynajmniej będziesz mógł szybciej zareagować i zminimalizować negatywne skutki.

Czynniki ryzyka mogą być różne w zależności od specyfiki projektu. Mogą być niezależne od firmy – ryzyko walutowe, ryzyko stopy procentowej, ryzyko inflacji, pojawienie się konkurencji itd. ale mogą też mieć źródło wewnątrz firmy – niska wydajność czy zła organizacja pracy, niedostosowanie finansowania do potrzeb projektu, niesatysfakcjonująca jakość produktu itp.

Niezależnie od źródła ryzyka ważne jest umiejętna ocena sytuacji (kontrola projektu na każdym etapie) i szybka reakcja. Na przykład, jeżeli powodzenie projektu zależy od terminowości dostaw, to warto abyś o tym pomyślał już w momencie podpisywania umów z dostawcami (stosując zapisy o karach umownych, dywersyfikując źródła materiałów itd.). Warto również abyś obserwował sytuację swoich dostawców i w przypadku, gdy pojawiają się sygnały o możliwych problemach zadbał o zgromadzenie niezbędnych zapasów (koszty wzrosną w związku ze zwiększonym magazynowaniem, ale wzrośnie także bezpieczeństwo dostaw).

Szczególnie istotne jest ryzyko płynności – niedobrym zjawiskiem jest zarówno nadpłynność (wysoki koszty), jak i utrata płynności (opóźnienia projektu a nawet upadek firmy). Dlatego płynność musisz na bieżąco monitorować. Warto także abyś zabezpieczył się przed ryzykiem jej utraty, np. uruchamiając kredyt w rachunku bieżącym pozwalający przetrwać chwilowe problemy z płynnością.

Wyjście z projektu

Oczywiście najlepszym rozwiązaniem jest zakończenie projektu w planowanym terminie i w ramach określonego budżetu. Niestety to się rzadko udaje. Dlatego na różnych etapach realizacji może pojawić się konieczność dokonywania zmian w projekcie, aktualizowania budżetu czy wydłużania terminów.

W przypadku pojawienia się istotnych odchyleń warto abyś zastanowił się, czy wobec zmian w dalszym ciągu warto realizować ten projekt – czy efekt będzie satysfakcjonujący? Wielu zarządzających niepotrzebnie kontynuuje realizację inwestycji, nawet jeżeli dokonano już tak znacznych zmian, że zamiast spodziewanych zysków, projekt przyniesie straty.

Pamiętaj, że inwestycja powinna być analizowana według stanu na dzień bieżący – wiesz ile już zainwestowałeś, prognozujesz ile musisz wydać i ile możesz zarobić i na tej podstawie powinieneś zastanowić się nad sensem dalszej inwestycji.

Decyzja będzie oczywiście zależeć od możliwości wycofanie się z inwestycji i dokonania rachunku kosztów – ile stracisz rezygnując z inwestycji (poniesione nakłady i potencjalne dochody), a ile możesz na takiej decyzji zyskać (brak pogłębiania strat, przychody ze sprzedaży inwestycji rozpoczętej).

Jeżeli jednak pomimo wszystko uda nam się doprowadzić inwestycję do końca, to nie wolno zapominać o zgromadzeniu dokumentacji dotyczącej projektu. Służy ona przede wszystkim rozliczeniu inwestycji oraz zdiagnozowaniu co było dobre, a co złe podczas realizacji – te wnioski mogą okazać się bardzo przydatne podczas kolejnych projektów i pomogą uniknąć powielania tych samych błędów.

 

Słowa kluczowe:
projekt inwestycyjny
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel