RIO o rozliczeniach wpływów z dochodów oraz ewidencji dotacji w urzędzie miasta

Regionalna Izba Obrachunkowa przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej jednego z miast województwa łódzkiego.

Izba wykazała m.in., że jednostka nie ujęła rozliczonych kwot dotacji na koncie 810 –„Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”, pozostawiając jednocześnie saldo na koncie 224. Przepisy rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości wskazują tymczasem, że konto 224 służy do ewidencji rozliczenia przez organ dotujący udzielonych dotacji budżetowych, a także do ewidencji rozliczenia przez instytucje zarządzające i pośredniczące płatności z budżetu środków europejskich. Na stronie Ma konta 224 należy ujmować w szczególności wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone, w korespondencji z kontem 810. Rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które organ dotujący zalicza do dochodów budżetowych, powinny zostać zaewidencjonowane na koncie 221. Konto 224 to konto rozliczeniowe i na koniec okresu nie wykazuje salda, gdyż w ciągu okresu następuje rozliczenie operacji gospodarczych ujmowanych na tym koncie.

W kontrolowanej jednostce nie ewidencjonowano także na koncie 130 wpływów z dochodów realizowanych przez urząd miasta. Należy zaznaczyć, że w zakresie gromadzenia dochodów jednostka nie wyodrębniła rachunku bankowego dla urzędu i rolę tę pełnił rachunek budżetu, który był jednocześnie rachunkiem dochodów urzędu miasta. W związku z tym należy wskazać, że ewidencja dochodów urzędu miasta (wraz z należnym VAT) w księgach rachunkowych była niezgodna zarówno z uregulowaniami wewnętrznymi jednostki w tym zakresie, jak i z przepisami powszechnie obowiązującymi.

Takie księgowania nie odzwierciedlały faktycznego przebiegu operacji, przede wszystkim przez zaniechanie stosowania do ewidencji operacji w zakresie dochodów budżetowych konta 130 – „Rachunek bieżący jednostki”. Kierownik referatu finansowo-budżetowego wyjaśniła, że w ewidencji urzędu miasta konto 130 jest wykorzystywane tylko w zakresie ewidencji wydatków budżetowych, tj. ewidencji operacji odbywających się na wyodrębnionym rachunku bankowym wydatków. Natomiast w zakresie dochodów, które są gromadzone bezpośrednio na rachunku bankowym budżetu, nie ewidencjonuje się operacji na koncie 130, lecz jedynie w ewidencji budżetu na koncie 133.

W wyniku kontroli ustalono, że pominięcie konta 130 przy ewidencji operacji związanych z realizowanymi dochodami spowodowało wiele nieprawidłowości ewidencyjnych. Poczynając od ewidencjonowania wpłat dochodów poprzez zapis Wn 720 – „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, Ma 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, przez ewidencjonowanie zwrotów Wn 221, Ma 720, po ewidencjonowanie przekazania VAT do urzędu skarbowego zapisem Wn 225, Ma 221. Ponadto przekazanie VAT do urzędu skarbowego w księgach urzędu miasta ewidencjonowano poprzez zapis Wn 221, Ma 225 (zamiast Ma 130), czyli również bez zastosowania konta 130 właściwego do ewidencji operacji na rachunku bankowym.

Wszystkie te operacje dotyczyły środków pieniężnych i powinny być ewidencjonowane z zastosowaniem konta 130. W konsekwencji ewidencjonowanie np. wpłat na stronie Wn konta 720 powodowało zmniejszenie przychodów z tytułu dochodów budżetowych, a co za tym idzie przeniesienie w końcu roku na wynik finansowy tylko przychodów, które zostały przypisane, a nie zostały wpłacone przez kontrahentów. Efektem końcowym tej operacji było zmniejszenie wyniku finansowego urzędu miasta.

Stosownie do rozporządzenia ministra finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej  jednostka samorządu terytorialnego zobowiązana była sporządzać również sprawozdanie jednostkowe z planu dochodów i jest to sprawozdanie, które obejmuje zarówno dochody budżetu, jak i dochody jednostki budżetowej obsługującej jednostkę samorządu.

Dochody jednostki budżetowej należało wykazać w sprawozdaniu jednostkowym jednostki samorządu terytorialnego. Dochody wykonane wykazuje się na podstawie danych księgowości analitycznej dochodów budżetowych do rachunku bieżącego - subkonto dochodów - oraz do kasy jednostki, i zapłaconych kartą płatniczą. Kontrolowana jednostka nie ewidencjonując wpłacanych dochodów na koncie 130, sporządzała sprawozdanie Rb-27S niezgodnie z przepisami.

W wyniku czynności kontrolnych ustalono także, że jednostka naruszyła przepisy w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego. W odpowiednich kolumnach "Saldo końcowe" należało wykazywać należności pozostałe do zapłaty, w tym zaległości netto (należności pozostałe do zapłaty, których termin zapłaty minął i mogą być egzekwowane) oraz nadpłaty (kwoty nadpłacone) ustalone na podstawie danych analitycznych kont podatkowych. W kolumnie "zaległości netto" nie należało wykazywać zaległości płatnych w ratach (jeżeli termin spłaty raty nie minął), odroczonych (w przypadku gdy odroczony termin płatności nie minął), kwot objętych wstrzymaniem wykonania decyzji na mocy postanowienia organu podatkowego, sądu administracyjnego lub odrębnych przepisów oraz zaległości objętych postępowaniem ugodowym, układowym lub restrukturyzacyjnym.

W konsekwencji w sprawozdaniach Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych - zawyżono „zaległości netto”.