W której części akt osobowych należy przechowywać ksero dowodu osobistego, książeczki wojskowej i prawa jazdy?

Pytanie: W której części akt osobowych można przechowywać ksero dowodu osobistego, książeczki wojskowej i prawa jazdy? – pyta kadrowa ze Szczecinka.

Odpowiedź: Rozumiem, że pracownik, który przedłożył Pani ksero dowodu osobistego, książeczki wojskowej, prawa jazdy ubiega się o zatrudnienie w Pani firmie.

Jeżeli tak, moim zdaniem ksero tych dokumentów powinna Pani przechowywać w części A, w której gromadzi się dokumenty w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Jeżeli natomiast pracownik jest już zatrudniony w Pani firmie i w trakcie zatrudnienia zmienia dowód osobisty i przynosi jego kopię, wówczas dokumenty te należy przechowywać w części B.

Przypomnijmy, że pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

1) wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

2) świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

3) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

4) świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

5) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

6) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.