Czy pracownik ma prawo wglądu w swoje akta osobowe?

Pytanie: Czy pracownik ma prawo wglądu w swoje akta osobowe? – pyta kadrowa z Opola.

Pracodawca może pracownikowi udostępnić treść jego danych znajdujących się w aktach osobowych (dbając o to, żeby nie dać mu jednocześnie możliwości wglądu w cudze akta i znajdujące się w nich dane), ale nie ma takiego obowiązku.

Podstawy żądania wglądu do akt osobowych nie dają pracownikowi przepisy ani:

- rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,

- ani Kodeks pracy.

Podstawy żądania wglądu do akt osobowych nie dają pracownikowi również przepisy o ochronie danych osobowych. W poprzednim stanie prawnym ustawa ta stanowiła jednak o prawie osoby, której dane dotyczą (więc także pracownika), do wglądu do swoich danych oraz ich poprawiania.

Jednakże w wyniku nowelizacji dokonanej w 2004 r. – obecnie zainteresowany (pracownik) ma tylko prawo do dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.

Specjaliści zajmujący się ochroną danych osobowych podkreślają, że prawo do kontroli przetwarzania danych nie powinno być utożsamiane z prawem fizycznego wglądu do nośników (informatycznych lub manualnych), zawierających te dane.

Nie istnieje więc prawo wglądu do danych w dosłownym znaczeniu tego słowa - z zasady prawo to należy sprowadzić do prawa dostępu do informacji o warunkach, zakresie, celu i podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych.

Konstytucja stanowi „Każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych (art. 51 ust. 3)”.

Ponadto żaden z przepisów powoływanej dyrektywy nie uprawnia osoby, której dane dotyczą, do fizycznego wglądu w nośniki zawierające jej dane osobowe przetwarzane przez administratora (pracodawcę).

Oczywiście, w pewnych sytuacjach, z praktycznego punktu widzenia, realizacja prawa dostępu do danych może polegać na umożliwieniu fizycznego wglądu do danych, jednakże nie ma nałożonego na administratora danych (pracodawcę) obowiązku każdorazowego realizowania prawa dostępu przez umożliwienie osobie, której dane dotyczą, fizycznego wglądu w dokumenty, ewentualnie w system informatyczny, gdyż byłoby to rozwiązaniem niemożliwym do wykonania.

W związku z powyższym, na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych, pracownikowi przysługuje prawo kontroli przetwarzania danych, jego dotyczących, które może realizować, składając – nie częściej niż raz na 6 miesięcy – wniosek m.in. o podanie w powszechnie zrozumiałej formie treści tych danych, a także żądanie uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych.

Na wniosek pracownika, informacji o treści danych zgromadzonych w jego aktach osobowych pracodawca musi udzielić na piśmie.

Warto pamiętać, że jeżeli pracownik wykaże, iż jego dane osobowe umieszczone w aktach osobowych są niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, administrator danych (pracodawca) jest obowiązany, bez zbędnej zwłoki, do uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych, czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania kwestionowanych danych lub ich usunięcia ze zbioru, chyba że dotyczy to danych osobowych, w odniesieniu do których tryb ich uzupełnienia, uaktualnienia lub sprostowania określają odrębne ustawy.