Akta osobowe powinny być przechowywane w miejscu, gdzie są najlepsze warunki ich przechowywania

Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do tego, żeby przechowywał dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do tego, żeby przechowywał dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jednakże nie wspomina w jakiej konkretnie jednostce organizacyjnej pracodawcy akta osobowe mają być przechowywane.

Zatem moim zdaniem, mogą być one przechowane tam, gdzie są lepsze warunki ich przechowywania. Wydaje się, że w opisanym przypadku, lepsze warunki ich przechowywania będą w siedzibie firmy. Jednakże nie będzie błędem przechowywanie ich w salonie kosmetycznym (może to być jednak rozwiązanie kosztowne, bo trzeba zapewnić odpowiednie szafy, wydzielone pomieszczenie itp. oraz niepraktyczne (trzeba by „ściągać” dokumenty na potrzeby pracowników kadrowych).

To, że dokumentacja może być przechowywana w wybranej jednostce pracodawcy potwierdza także ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy. Wynika z niej, że inspektor PIP kontrolę przeprowadza w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych.

Ponadto, badanie dokumentów może być dokonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy (Oddziale Terenowym, Okręgowym Inspektoracie Pracy). Najczęściej ma to miejsce wówczas, gdy u pracodawcy nie ma warunków do zapoznania się z dokumentacją lub gdy z innych powodów nie jest możliwe przeprowadzenie wszystkich niezbędnych czynności na miejscu. W takiej sytuacji inspektor PIP wzywa pracodawcę do stawienia się z niezbędnymi dokumentami do siedziby Inspekcji.