Jak prowadzić ewidencję czasu pracy dla sprzedawcy?

Monika Frączek

Autor: Monika Frączek

Dodano: 29 września 2009
Pytanie:  W jaki sposób rzetelnie prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku sprzedawcy w handlu? Bardzo proszę o wytłumaczenie na kilku różnych przykładach.
Odpowiedź: 

Przede wszystkim, żeby prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika trzeba założyć dla niego kartę ewidencji czasu pracy oraz ustalić rozkład czasu pracy a także, jeżeli organizacja pracy tego wymaga harmonogram czasu pracy.

Prowadzenie karty ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe. Kodeks pracy stanowi, bowiem wyraźnie, że pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Dodatkowo, potwierdzają to przepisy rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika: kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:
- pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta,
- w porze nocnej,
- w godzinach nadliczbowych
- w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także
- dyżury,
- urlopy,
- zwolnienia od pracy oraz
- inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Przepisy prawa pracy nie określają jak taka karta ewidencji czasu pracy ma wyglądać. Nie ma powszechnie obowiązującego wzoru. Pracodawca może, więc skorzystać z kart ewidencji czasu pracy dostępnych na rynku (np. w specjalistycznych księgarniach).

Karta może być prowadzona w formie papierowej jak i elektronicznej w komputerze. Musi być jednak możliwość jej wydrukowania, np. dla inspektora PIP w razie kontroli.

Sama karta ewidencji w praktyce nie wystarczy. Żeby karta ewidencji czasu pracy była prawidłowo prowadzona, pracownikowi trzeba ustalić rozkład czasu pracy, jeśli dni i godziny wykonywania pracy będą stałe, a jeżeli nie będą stałe - dodatkowo harmonogram czasu pracy. Mały pracodawca określa rozkład czasu pracy w obwieszczeniu, które ma obowiązek sporządzić.

PRZYKŁAD
Pracownica pracuje w sklepie zawsze od poniedziałku do czwartku od 10.00 do 20.00 (po 10 godzin w systemie równoważnego czasu pracy), a w piątki i weekendy sklep obsługuje pracodawca wraz z rodziną. Wtedy nie trzeba sporządzać dla pracownicy harmonogramu czasu pracy.
PRZYKŁAD
Jeżeli pracownicy trzeba ustalać różne dni i godziny pracy, a praca jest świadczona w systemie podstawowym, w obwieszczeniu należy zapisać, że pracownicy pracują po 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5 dniowym tygodniu pracy, w okresie rozliczeniowym obejmującym np. miesiąc.

Poniżej prezentuję przykładowy harmonogram czasu pracy takiego pracownika na wrzesień br.

pn

7 8 g

14 8 g

21 W5

28 8 g

wt

1 8 g

8 8 g

15 8 g

22 8 g

29 Wn

śr

2 Wn

9 8 g

16 8 g

23 8 g

30 8 g

cz

3 8 g

10

8 g

17 8 g

24 8 g

pt

4 8 g

11 W5

18 8 g

25 8 g

sob

5 8 g

12 W5

19 8 g

26

W5

nl

6

Wn

13 8 g

20

Wn

27 8 g
176 godzin : 8 = 22 dni pracy,

4 dni wolne z tytułu niedzieli (Wn),

4 dni wolne z tytułu przeciętnie 5 dniowego tygodnia pracy (W5).

Rozkład lub harmonogram czasu pracy jest potrzebny po to, żeby można było porównać zakładany czas pracy z faktycznie przepracowanym i ustalić czy doszło do pracy w godzinach nadliczbowych.

Trzeba też ustalić w sklepie, w jaki sposób pracodawca (jeżeli nie pracuje razem z pracownikami), będzie wiedział ile czasu pracownik pracował po godzinach lub czy - zgodnie z poleceniem przyszedł do pracy w dniu wolnym.

W tym celu można prowadzić listę obecności, ze wskazaniem dni i godzin pracy, pracownik może nanosić zmiany na swoim harmonogramie czasu pracy, (jeżeli zostanie mu on wydany do ręki), albo zapisywać dodatkowe dni i godziny pracy w specjalnie założonym w tym celu zeszycie.

Przepisy prawa pracy nie precyzują jak pracodawca ma otrzymywać informację zwrotną o ewentualnym dodatkowym czasie pracy pracownika. Należy to ustalić w sposób dla stron stosunku pracy najwygodniejszy i najbardziej efektywny.

Zestawienie zakładanego czasu pracy wynikającego z rozkładu lub harmonogramu czasu pracy, z czasem faktycznie przez pracownika przepracowanym gwarantuje prawidłowe i rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy.

PRZYKŁAD
Pracownik miał pracować w danym dniu 8 godzin, jednakże pracodawca polecił mu sprawdzenie dat przydatności na towarach wyłożonych na półkach, w związku z tym pracownik został w pracy 2 godziny dłużej. Te dwie godziny należy wpisać do karty ewidencji czasu pracy, jako pracę w godzinach nadliczbowych dobowych.
- art. 149 § 1 i art. 150 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn.zm.),
- § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
Tekst opublikowany: 

29 września 2009 r.

Monika Frączek

Autor: Monika Frączek

Prawnik, autorka opracowań z zakresu prawa pracy. Od 1998 r. była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy, w Ministerstwie Pracy i Polityki Od 2003 r. pracowała w Wydziale Legislacji Departamentu Prawa Pracy. Uczestniczyła w pracach legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Absolwentka Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego. Uczestnik Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych prowadzonego na Uniwersytecie Warszawskim. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Obecnie prowadzi swoją firmę doradczą oraz prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy dla działów kadr, osób zarządzających oraz związków zawodowych, w szczególności z czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych uprawnień rodzicielskich, problematyki pracy tymczasowej.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Poradnia 48h

Jeśli masz jakiekolwiek pytania skorzystaj z indywidualnej porady grona naszych wybitnych Ekspertów.

Zadaj pytanie ekspertowi

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.