Jedna płatność, kilka faktur. Jak AI zmienia automatyzację rozrachunków?

W idealnym scenariuszu każda płatność odpowiada jednej fakturze, kwota jest identyczna, a w tytule przelewu znajduje się poprawny numer dokumentu. W praktyce proces wygląda znacznie bardziej skomplikowanie.

Kontrahent może opłacić kilka faktur jednym przelewem, zapłacić tylko część należności albo pomniejszyć kwotę o korektę. Często używa również ogólnego opisu, nazwy firmy lub numeru zamówienia zamiast numeru faktury.

W takich przypadkach proste reguły dopasowujące przestają wystarczać. Księgowość musi sprawdzić historię klienta, otwarte należności, daty, kwoty i wcześniejsze rozliczenia. Przy dużej liczbie transakcji oznacza to wiele godzin ręcznej pracy.

Tradycyjna automatyzacja rozrachunków opiera się najczęściej na kilku parametrach:

• numerze faktury w tytule przelewu,
• identycznej kwocie,
• rachunku bankowym,
• nazwie kontrahenta,
• terminie płatności.

Jeżeli wszystkie dane są zgodne, system może automatycznie połączyć płatność z dokumentem. Problemem są jednak przypadki niejednoznaczne.

Przelew na 30 000 zł może dotyczyć trzech faktur o różnych wartościach. Częściowa wpłata może odpowiadać jednej z kilku otwartych należności. Kontrahent może również zapłacić z innego rachunku niż zazwyczaj.

Każde takie odstępstwo tworzy wyjątek, który musi zostać ręcznie zweryfikowany.

Nowoczesna automatyzacja rozrachunków może wykorzystywać więcej informacji niż klasyczny mechanizm regułowy.

System może analizować między innymi:

• kwotę przelewu,
• otwarte faktury kontrahenta,
• daty wystawienia i terminy płatności,
• wcześniejsze sposoby rozliczania,
• korekty i częściowe wpłaty,
• rachunek bankowy nadawcy,
• historię współpracy,
• kombinacje kilku dokumentów odpowiadających wartości przelewu.

Dzięki temu brak numeru faktury w opisie nie musi automatycznie oznaczać ręcznej pracy.

AI może zaproponować najbardziej prawdopodobne dopasowanie, wskazać poziom pewności i przekazać człowiekowi tylko te przypadki, które rzeczywiście wymagają decyzji.

Jednym z najtrudniejszych scenariuszy jest przelew obejmujący kilka faktur.

Klasyczny system widzi pojedynczą transakcję i kilka otwartych należności. Jeżeli w opisie nie ma pełnej listy dokumentów, dopasowanie musi zwykle wykonać księgowy.

AI może sprawdzić różne kombinacje otwartych faktur i wskazać zestaw, którego suma odpowiada wartości przelewu. Może również uwzględnić terminy, kolejność powstawania należności oraz wcześniejsze zachowania płatnicze klienta.

Podobnie wygląda obsługa częściowych wpłat. System może przypisać część płatności do właściwego dokumentu, pozostawiając pozostałą kwotę jako otwartą należność.

Automatyzacja rozrachunków nie powinna oznaczać bezwarunkowego łączenia każdej płatności z fakturą.

Jeżeli system nie ma wystarczających danych albo istnieje kilka równie prawdopodobnych możliwości, transakcja powinna trafić do weryfikacji.

Różnica polega na tym, że pracownik nie musi analizować wszystkich operacji. Skupia się wyłącznie na przypadkach nietypowych, podczas gdy proste i powtarzalne dopasowania są wykonywane automatycznie.

Taki model ogranicza ryzyko, a jednocześnie pozwala znacząco zmniejszyć liczbę ręcznych czynności.

Dopasowanie płatności nie powinno działać w oderwaniu od pozostałych elementów księgowości.

Dokument najpierw trafia do firmy, następnie przechodzi przez , akceptację, księgowanie i kontrolę. Dopiero później pojawia się płatność, którą należy powiązać z odpowiednią należnością lub zobowiązaniem.

Dlatego największą wartość daje połączenie rozrachunków z pełną automatyzacją księgowości z AI.

System ma wtedy dostęp nie tylko do danych bankowych, lecz także do dokumentów, kontrahentów, korekt, terminów oraz wcześniejszych decyzji księgowych.

Nieprzypisane płatności wpływają nie tylko na czas pracy działu księgowego. Utrudniają również kontrolę należności, raportowanie i ocenę aktualnej sytuacji finansowej.

Jeżeli wpłata znajduje się na rachunku, ale nie została powiązana z dokumentem, system może nadal pokazywać fakturę jako niezapłaconą. Powstaje różnica pomiędzy rzeczywistym stanem środków a informacją dostępną w raportach.

Automatyzacja pozwala szybciej aktualizować rozrachunki i ograniczać liczbę otwartych pozycji wymagających wyjaśnienia.

Kolejny etap automatyzacji nie polega wyłącznie na szybszym wyszukiwaniu numeru faktury w tytule przelewu.

Chodzi o zrozumienie, czego dotyczy płatność, z jakimi dokumentami jest powiązana i czy jej rozliczenie jest wystarczająco jednoznaczne.

To właśnie odróżnia klasyczne reguły od rozwiązań wspieranych przez AI. System nie tylko szuka identycznych danych, ale analizuje relacje pomiędzy płatnością, dokumentami i historią kontrahenta.

Dzięki temu rozrachunki mogą stopniowo przestać być procesem opartym na ręcznym wyszukiwaniu i stać się kontrolowanym procesem automatycznym.