KSeF dla jednoosobowej działalności gospodarczej – jak zacząć wystawiać faktury

Tomasz Krywan

Autor: Tomasz Krywan

Dodano: 29 stycznia 2026
Pytanie: Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą, jestem mikroprzedsiębiorcą, rozliczam się na ryczałcie. Do tej pory faktury były przekazywane księgowej w wersji papierowej, a odbiorcy – wysyłane mailem. Jak będzie po wejściu KSeF? Jak się zgłosić do KSeF, czy trzeba wypełnić jakiś formularz? W miesiącu są wystawiane dwie faktury dla kontrahentów.
Odpowiedź:

KSeF nie jest systemem, do którego trzeba się rejestrować ani zakładania konta w KSeF. Każdy podmiot posiadający nadany NIP może się zatem zalogować się do KSeF bez potrzeby rejestracji do KSeF ani zakładania konta w KSeF.

Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

  • czy musisz rejestrować się w KSeF,
  • jak wystawiać faktury jako mikroprzedsiębiorca,
  • jak udostępniać faktury księgowej.

Jak zalogować się do KSeF i wystawiać faktury

A zatem w przedstawionej sytuacji podatnik powinien się po prostu zalogować do KSeF (najłatwiej z wykorzystaniem profilu zaufanego) i wystawiać faktury przy użyciu KSeF. Faktur tych nie będzie musiał przesyłać kontrahentom, gdyż otrzymają je oni przy użyciu KSeF.

KSeF: Jak przekazywać faktury księgowej

Jeżeli chodzi o udostępnianie faktur księgowej, w grę wchodzą dwa rozwiązania.

  • Po pierwsze, podatnik może pobierać z KSeF wizualizacje wystawionych faktur i przekazywać je w formie elektronicznej lub – po wydrukowaniu – w formie papierowej księgowej.
  • Po drugie, podatnik może przy użyciu KSeF przyznać księgowej uprawnienie do przeglądania wystawionych przez niego faktur. W takim przypadku księgowa będzie miała dostęp do wystawionych przez podatnika faktur przy użyciu KSeF.

Od kiedy obowiązkowy KSeF

Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać nowy obowiązek związany z fakturowaniem – przepisy wprowadzają konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Podstawą prawną będzie nowy art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Przy czym większość podatników obowiązek ten obejmie 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

Zobacz też:

Logowanie do KSeF dla przedsiębiorcy – jak i kiedy to zrobić?
KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza – jakie obowiązki w 2026 roku

Faktura w KSeF a kontrahent wyłączony z systemu – jak wypełnić obowiązek doręczenia?

Jak nadać uprawnienia w KSeF – przewodnik po autoryzacji i roli certyfikatu

Sposoby uwierzytelniania w KSeF – jak uzyskać dostęp do systemu?

Autoryzacja w KSeF – jak uzyskać dostęp do systemu?

Zapraszamy na praktyczne warsztaty.

KSeF w praktyce – jak prowadzić firmę, biuro rachunkowe i obsługiwać klientów zagranicznych w nowej rzeczywistości?
III edycja – warsztaty oparte wyłącznie na realnych przypadkach

Co zyskasz?

  • dowiesz się, jakie błędy najczęściej pojawiają się przy wdrożeniu KSeF i jak ich uniknąć,
  • poznasz sprawdzone rozwiązania z firm i biur, które już pracują na KSeF,
  • wypracujesz procedury, które możesz wdrożyć od razu u siebie i u klientów,
  • przygotujesz się na obsługę transakcji krajowych i zagranicznych bez chaosu.

Szkolenie prowadzi Luiza Pieprzyk – ekspertka, która pracowała na rzeczywistych wdrożeniach KSeF, a nie na prezentacjach teoretycznych.

Zarezerwuj miejsce na warsztatach i przygotuj się na KSeF w praktyce – teraz, a nie w ostatniej chwili.

Autor:

Tomasz Krywan, doradca podatkowy

Tomasz Krywan

Autor: Tomasz Krywan

Tomasz Krywan - ekspert Portalu FK i doradca podatkowy, specjalista od podatku VAT. Stały współpracownik największych redakcji podatkowych w Polsce - w ciągu ostatnich lat na łamach publikacji podatkowych opracował kilkanaście tysięcy odpowiedzi na pytania podatników oraz kilkaset artykułów i komentarzy. Autor komentarza do ustawy o VAT.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.