Faktura poza KSeF a koszty podatkowe – czy taki wydatek możesz zaliczyć do kosztów

Z interpretacji Dyrektora KIS z 9 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB1-3.4010.712.2025.2.ZK) wynika, że faktura wystawiona poza KSeF nie wyklucza ujęcia wydatku w kosztach CIT, pod warunkiem że wydatek spełnia przesłanki uznania go za koszt uzyskania przychodów określone w ustawie o CIT (art. 15 ust. 1, z uwzględnieniem wyłączeń z art. 16).

Sprawa dotyczyła spółki, która zajmuje wynajmem i zarządzaniem nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi. Przedsiębiorstwo obawiało się, że faktury zakupowe wystawione przez dostawców poza KSeF – mimo istnienia takiego obowiązku – mogą pozbawić ją prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, a także narazić ją na spory z organami podatkowymi. Dlatego też we wniosku o wydanie interpretacji podatkowej zapytała, czy faktura wystawiona poza KSeF daje prawo do zaliczenia wydatku do kosztów.

Spółka twierdziła, że może zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli spełnia on warunki określone w ustawie o CIT i jest udokumentowany fakturą wystawioną na jej rzecz – nawet jeśli faktura została wystawiona poza KSeF, mimo istnienia takiego obowiązku.

Organ podatkowy przyznał spółce rację. Faktura zakupowa wystawiona poza KSeF nie pozbawia spółki prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, o ile wydatek spełnia warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i jest prawidłowo udokumentowany.

Dyrektor KIS wskazał, że ustawa o CIT nie wprowadza przepisów, które pozbawiałyby prawa do kosztów tylko dlatego, że faktura została wystawiona poza KSeF – nawet jeśli istniał obowiązek jej wystawienia w tym systemie.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ustawy o CIT).

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

a) wydatek został definitywnie poniesiony przez podatnika (z jego zasobów majątkowych),

b) dany wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

c) wydatek został poniesiony w celu uzyskania lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

d) wydatek został właściwie udokumentowany,

e) wydatek nie został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów podatkowych, określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Ustawa o CIT nie określa szczególnych wymogów dotyczących dokumentowania ponoszonych wydatków. Podatnicy są jednak zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, w sposób pozwalający na ustalenie:

• dochodu (straty),
• podstawy opodatkowania oraz
• wysokości należnego podatku (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).

Oznacza to, że podatnik powinien dysponować dokumentami wymaganymi przepisami ustawy o rachunkowości.

Co istotne, ani ustawa o CIT, ani ustawa o rachunkowości nie narzucają konkretnej formy dokumentu – przepisy nie wskazują, czy dowód księgowy musi mieć określoną postać ani w jakiej formie powinien być przechowywany.

Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek formalnych do rozpoznania kosztów podatkowych. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje bowiem, że taka faktura traci przymiot dowodu księgowego.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:

- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym:

-   do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10.000 zł,

-   do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

• Wprowadzenie KSeF nie zmieniło zasad rozliczania kosztów na gruncie ustawy o CIT.
• Jeżeli faktura zakupowa wystawiona poza KSeF spełnia wymogi faktury papierowej lub elektronicznej i zawiera wszystkie wymagane elementy, a sam wydatek spełnia przesłanki uznania go za koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (z uwzględnieniem wyłączeń z art. 16), spółka ma prawo ująć go w kosztach podatkowych – nawet jeśli faktura została wystawiona poza KSeF, mimo istnienia takiego obowiązku.

Źródło:

Interpretacja dyrektora KIS z 9 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.712.2025.2.ZK