Jak automatyzacja kadr i płac wspiera pracodawców obciążonych zmianami w prawie pracy?

O ile wdrożenie unijnych dyrektyw – tzw. rodzicielskiej i work-life balance – zagwarantowało pracownikom nowe przywileje, o tyle skomplikowało proces zatrudniania i zwalniania dla pracodawców, którzy dotychczas często podpisywali umowy na okres próbny oraz umowy na czas określony. Ponadto działy kadrowo-płacowe zostały obciążone dodatkową pracą, związaną z przygotowaniem wniosków o nowy urlop opiekuńczy, pracę zdalną czy zwolnienie od pracy ze względu na siłę wyższą.

Aktualnie pracodawca zatrudniający pracownika na okres próbny musi określić w umowie przewidywany okres zatrudnienia po jej zakończeniu. Oczywiście prawdopodobny okres, na który strony mogą zawrzeć kolejną umowę, nie stanowi gwarancji zatrudnienia po okresie „testowym”. Niemniej przedsiębiorcy rezygnują z zawierania z umów na okres próbny, obawiając się roszczeń ze strony pracowników, którzy nie sprawdzili się na danych stanowiskach.

Kolejne utrudnienie pojawia się przy zamiarze zwolnienia pracownika zatrudnionego na podstawie umowy na czas określony. Pracodawca musi uzasadnić rozwiązanie umowy i skonsultować ten plan ze związkiem zawodowym. Co prawda wynik konsultacji nie jest wiążący, ale wydłuża cały proces. Przed nowelizacją pracodawcy uzasadniali wyłącznie wypowiedzenia umów na czas nieokreślony.

Dzięki pełnej obsłudze kadrowo-płacowej w TribePerk zyskujesz ekspercki nadzór nad rozliczeniami zatrudnionych i kompleksową opiekę nad całym cyklem życia pracownika w firmie – od dnia zatrudnienia, przez etap rozwoju i awansów, po okres wypowiedzenia. W ramach usługi Ty i Twoi pracownicy otrzymujecie dostęp do platformy kadrowo-płacowej w chmurze, która automatyzuje czasochłonne, żmudne czynności i skraca kluczowe procesy HR. Jak to nowoczesne rozwiązanie online wspiera pracodawców w realizowaniu stosunkowo nowych obowiązków?

Po pierwsze – platforma sprzyja wdrożeniu elektronicznego obiegu wniosków urlopowych. Pracownicy mogą ubiegać się o m.in. bezpłatny urlop opiekuńczy czy zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej. Złożone wnioski pojawiają się na liście oczekujących, a przełożony odpowiedzialny za ich rozpatrzenie dostaje alert. Kiedy zaakceptuje wniosek, pracownik otrzymuje powiadomienie, a nieobecność trafia do kalendarza. Co istotne, moduł płacowy pobiera informacje o urlopach i uwzględnia je podczas naliczania wynagrodzeń.

Po drugie – system automatycznie nalicza wymiar urlopu wypoczynkowego i weryfikuje, czy pracownik wykorzystał np. dostępny urlop na żądanie w danym roku kalendarzowym. Dzięki temu rozwiązaniu przełożony, który rozpatruje wnioski, nie musi ręcznie sprawdzać, czy pracownik może skorzystać z dni wolnych. Platforma usprawnia także obliczanie urlopu proporcjonalnego czy wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej dla nowo zatrudnionych osób.

Po trzecie – platforma przechowuje wszystkie dane kadrowo-płacowe, w tym warunki zatrudnienia i oświadczenia pracowników, które wpływają na m.in. wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Ponadto pełna obsługa kadr i płac zapewnia wsparcie podczas rozwiązywania umów o pracę – z zachowaniem okresu wypowiedzenia, bez okresu wypowiedzenia lub za porozumieniem stron. TribePerk czuwa nad dopilnowaniem wszystkich formalności oraz doradza, jak zakończyć stosunek pracy, aby proces przebiegł zgodnie z aktualnymi przepisami.

Ryczałt za pracę zdalną łatwiej obliczyć niż ekwiwalent pieniężny, ponieważ musi odpowiadać przewidywanym kosztom, które ponosi osoba pracująca w trybie home office.

To oznacza, że pracodawca powinien wziąć pod uwagę np. średnie zużycie prądu przez sprzęt do pracy zdalnej i średni koszt taryfy domowej w danej lokalizacji, a nie realny pobór energii elektrycznej przez laptopa, monitor i lampę pracownika oraz rachunek za prąd każdej osoby zatrudnionej w trybie całkowicie zdalnym lub hybrydowym. Podobnie postępuje się, obliczając ryczałt za usługi telekomunikacyjne, czyli internet i telefon. Ponadto ryczałt może zastąpić ekwiwalent za sprzęt do pracy, który nie został zapewniony przez pracodawcę, np. tablet graficzny.

Tak oszacowane stawki godzinowe lub dzienne (za pełny etat) mnoży się przez liczbę godzin lub dni, które przepracował zdalnie dany pracownik. Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa TribePerk ułatwia i przyspiesza naliczanie ryczałtu za pracę zdalną. Wystarczy ustalić kwotę ryczałtu za pracę zdalną oraz przypisać ryczałt do pracowników całkowicie zdalnych lub hybrydowych (osobom wykorzystującym pracę zdalną okazjonalną nie należy się zwrot kosztów home office). System automatycznie naliczy wynagrodzenia – z uwzględnieniem ryczałtu. Co więcej, pracownik może wygenerować elektroniczny pasek płacowy, na którym zobaczy odpowiednią kwotę za home office.

Już 1 lipca 2023 roku przestanie obowiązywać stan zagrożenia epidemicznego. Czy możemy się spodziewać zwiększonych kolejek do lekarzy medycyny pracy w związku z powrotem przepisów obowiązujących przed marcem 2020 roku?

Tzw. ustawa covidowa zawiesiła obowiązek wydawania skierowań na badania okresowe pracowników. Przedłużony termin ważności orzeczeń lekarskich wygaśnie 28 grudnia 2023 roku, czyli po upływie 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. Pracownicy, którzy od 3 lat nie wykonywali badań okresowych, będą musieli nadrobić ten obowiązek. W przeciwnym razie nie zostaną dopuszczeni do pracy.

TribePerk w ramach obsługi kadrowo-płacowej monitoruje kluczowe terminy związane z zatrudnieniem – nie tylko z deklaracjami ZUS, rozliczeniami PIT czy umowami o pracę, ale także z badaniami lekarskimi i szkoleniami. Co więcej, zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa przypomina, kiedy wygasa ważność badań lekarskich. Dzięki temu rozwiązaniu można uniknąć sytuacji, w której pracownik nie zdąży wykonać wszystkich badań i nie zostanie dopuszczony do pracy – nawet jeśli deklaruje doskonałe samopoczucie.