Automatyzacja naliczania płac z programem 360 Kadry i płace

Dobry system kadrowo-płacowy, dzięki odpowiednio dobranym funkcjom, może nie tylko znacząco ułatwić jego użytkownikom bieżące zadania związane z naliczaniem płac, ale także – co szczególnie ważne – eliminować ryzyko błędów, zapewniając pełną zgodność rozliczeń z obowiązującymi przepisami. Przeanalizujmy, jakie w tym zakresie rozwiązania zapewnia program 360 Kadry i płace.

Program 360 Kadry i płace zapewnia zdefiniowany katalog składników pracowniczych, które służą do ewidencji wynagrodzeń pracownika.

Składniki są sklasyfikowane według kilku kategorii, tj.:

• składniki podstawowe,

• składniki dodatkowe,

• nieobecności płatne,

• nieobecności raportowane w ZUS,

• potrącenia.

Zastosowanie zdefiniowanych katalogów składników płacowych pozwala na znaczną oszczędność czasu przy naliczaniu wynagrodzeń, w szczególności ustalaniu „schematu” należności składkowych i podatkowych, zapewniając pełną zgodność dokonywanych naliczeń z obowiązującymi przepisami.

Przykład. Katalog zdefiniowanych składników dodatkowych w 360 Kadry i płace

Przykład. Szczegóły składnika zdefiniowanego

Oczywiście, użytkownik w każdym momencie może zmodyfikować lub dodać własne składniki płacowe (składniki dodatkowe, potrącenia), definiowane według jego indywidualnych potrzeb, zgodnych z obowiązującym w jego firmie systemem wynagrodzeń. Jeśli miałbyś wątpliwości, jak właściwie „zakwalifikować” określone składniki wynagrodzenia, możesz zwrócić się o nieodpłatną pomoc do działu wsparcia (dostępną telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem chatu dostępnego w programie).

Przykład. Szablon składnika definiowanego przez użytkownika

Obliczenie listy płac w programie 360 Kadry i płace można wykonać za pomocą kilku kliknięć. Składniki płacowe, zdefiniowane jako cykliczne przez użytkownika, w oparciu o wprowadzone dane, ewidencjonują się automatycznie na listach płac w kolejnych miesiącach. Wystarczy, że tak utworzoną listę płac użytkownik, zatwierdzi (zaewidencjonuje) w systemie jako wypłaconą.

Przykład. Zatwierdzenie do wypłaty automatycznie generowanej listy płac

Program kadrowo-płacowy zapewnia ponadto sprawną integrację poprzez API z systemem księgowym 360 Księgowość, dzięki któremu wygenerowane listy płac zaksięgujesz za pomocą kilku kliknięć.

Przykład. Eksport list płac do programu 360 Księgowość

System wspiera użytkownika choćby też w ten sposób, że na potrzeby naliczania płac każdemu zatrudnionemu pracownikowi program przypisuje określone „domyślne” parametry. Przykładowo dotyczy to zastosowania podstawowych kosztów uzyskania przychodu. Dopiero gdy chcemy, by pracownikowi naliczały się np. zamiejscowe koszty uzyskania przychodu lub koszty uzyskania przychodu nie były stosowane, takie zdarzenie powinniśmy zaewidencjonować w systemie.

To wszystko sprawia, że rozpoczęcie pracy z systemem 360 Kadry i płace jest bardzo łatwe, bowiem standardowe ustawienia i niezbędne wskaźniki płacowe od początku są zawarte w programie.

Przykład. Definiowanie danych do obliczeń z umowy zlecenia

Dzięki zaawansowanym funkcjom programu 360 Kadry i płace bez problemu zaewidencjonujesz i rozliczysz nieobecności pracowników – zarówno kodeksowe (w szczególności urlop wypoczynkowy, opiekę na dzieckiem z art. 188 kp, i nowe rodzaje absencji, np. zwolnienie z tytułu siły wyższej, czy urlop opiekuńczy), jak i zasiłkowe.

Przykład. Rozliczanie absencji w 360 Kadry i płace

Program w pełni wspiera również import danych dotyczących zwolnień lekarskich z PUE ZUS.

Przykład. Import e-ZLA z PUE ZUS

Każdy dobry system do zarządzania kadrami i płacami powinien zapewniać generowanie umów i innych dokumentów kadrowo-płacowych, z wykorzystaniem dedykowanych szablonów.

Takie rozwiązania zapewnia również program 360 Kadry i płace, umożliwiając generowanie w kilku krokach, w pełni zgodnych z obowiązującymi przepisami i wypełnionych w oparciu o dane zawarte w kartotece osoby zatrudnionej, gotowych do podpisania umów i dokumentów, w szczególności umowy o pracę i kontraktów cywilnoprawnych, aneksów do ww. umów czy świadectwa pracy.

Przykład. Świadectwo pracy generowane z programu 360 Kadry i płace

Równie łatwo, w kilku krokach, udostępnisz zatrudnionemu odcinki płacowe (paski płacowe możesz w szczególności przesłać z programu pracownikowi na adres mailowy), czy wystawisz zaświadczenie o zarobkach.

Program 360 Kadry i płace, jak każdy efektywny system kadrowo-płacowy, zapewnia sprawne generowanie deklaracji podatkowych. Automatyczne generowanie deklaracji do urzędu skarbowego oraz możliwość bezproblemowego przekazywania ich pracownikom, znacząco skraca czas pracy i ułatwia proces sporządzania dokumentów podatkowych.

Podobnie, równie sprawnie przebiega proces generowania deklaracji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zapewniając tworzenie deklaracji zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych w celu dalszego ich eksportu do systemów ZUS (program Płatnik, Platforma Usług Elektronicznych ZUS).

Przykład. Generowanie deklaracji PIT-11 w programie 360 Kadry i płace

Bardzo wygodną funkcją jest możliwość szybkiej wysyłki zatrudnionym z programu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną, np. na służbową skrzynkę e-mail.

Przykład. Wysyłka PIT-11 pracownikowi w programie 360 Kadry i płace

Program zapewnia bieżącą aktualizację i zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi. Co warte uwagi, w przypadku programu 360 Kadry i płace wszystkie takie aktualizacje programu następują automatycznie i są nieodpłatne.

Ogromną zaletę i wygodę stanowi również to, że 360 Kadry i płace jest programem w technologii chmurowej. Dzięki temu wydatnie obniżamy koszty pozyskania i utrzymania oprogramowania, zapewniamy sobie bezpieczeństwo danych i możemy prowadzić rozliczenia z dowolnego miejsca.

Podsumowując, wskazane łatwe w użyciu usprawnienia sprawiają, że naliczanie płac nie musi być zadaniem trudnym i czasochłonnym, a zaoszczędzony czas możemy poświęcić na realizację innych zadań.