Naprawa ksero – sprawdź, w jakim paragrafie ująć

Prawidłowe zaklasyfikowanie wydatku w jednostce budżetowej polega  na przeprowadzeniu szczegółowej analizy charakteru  tego wydatku.

Przepisy rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej nie zawierają uregulowań wskazujących wprost, w jakim paragrafie klasyfikacji wydatków należy ująć wydatki w przypadku wielopozycyjnego wydatku.

Przy klasyfikowaniu wydatków należy  zwrócić uwagę na to, co zlecamy i jaki dana usługa ma charakter.

Wydatki na zakup usług remontowych powinny  być sklasyfikowane w § 427 z odpowiednią czwartą cyfrą. Paragraf ten obejmuje wydatki na zakup usług remontowych, a w szczególności usługi budowlano-montażowe w zakresie remontów pomieszczeń i budynków oraz usługi w zakresie remontów dróg, niezaliczane do wydatków majątkowych.

Jeśli jednostka budżetowa  nabyła  materiały przeznaczone do remontu ksero, to taki wydatek powinna ujmować w paragrafie 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”. W paragrafie 427 ujmuje się wyłącznie wydatki na zakup usług, a nie na zakup materiałów.

Warto jednak zaznaczyć, że jeśli  wykonanie prac remontowych zostanie zlecone wyspecjalizowanej firmie i w otrzymanej  fakturze wykonawca  wyszczególnia  robociznę oraz  zużyte do naprawy  części, materiały  zgodnie z zawartą umową  (jednostka budżetowa) zleciła wykonanie prac naprawczych, to należy traktować to zlecenie jako zakup usługi remontowej.

Jednostka nie  nabywała  materiałów  wyszczególnionych w treści faktury. Poniesiony wydatek należy zaklasyfikować do paragrafu 427 „Zakup usług remontowych” (zgodnie z zawartą umowy).

Proszę pamiętać, że faktury i rachunki  związane z realizacją zadania powinny być opisane zgodnie z wymogami określonymi w art. 21  ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości (dalej: uor).

Konieczność kontroli dowodów wynika również  z art. 22 uor, który  mówi, że dowody księgowe powinny być rzetelne,  zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

Przed wprowadzeniem dowodu do ksiąg rachunkowych należy więc przeprowadzić jego kontrolę  merytoryczną w ramach której  sprawdza się m.in., czy dowód dokumentuje faktyczną operację gospodarczą oraz czy jest zgodny z treścią zawartych umów bądź decyzjami podjętymi przez uprawnione osoby. Do przeprowadzenia tej kontroli wymagana jest wiedza wykraczająca najczęściej poza kompetencje i informacje posiadane przez pracowników księgowości. Dlatego  dokonuje jej  kierownik komórki, którego koszt dotyczy, lub kierownik jednostki.

Z treści dowodu  nie zawsze jednoznacznie wynika  właściwy sposób jego ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji). Bez  opisu takiej faktury pracownik księgowości nie będzie wiedział jak ująć ją w księgach.

Przykładowo, rachunek  kosztowy za zakup materiałów i usługi  można zaklasyfikować w § 4270  „Zakup usług remontowych” – 380 zł,  jeśli osoba dokonujące kontroli merytorycznej opisze wykonanie naprawy ksero zgodnie z zamówieniem lub umową.

W przypadku jeśli w opisie  na rachunku/fakturze są dwie lub więcej pozycji (towary i usługi), należy przyjąć,  że jednostka traktuje poszczególne pozycje faktury jako samodzielne dla siebie świadczenia (jednostka zakupiła materiał - § 4210 oraz  usługi - § 4270, § 4300). Oznacza to, że celem jednostki był zakup materiałów i robocizny oraz dojazdu.

Kwestia ta również powinna być uregulowana w zasadach rachunkowych jednostki budżetowej.